某司處辦理預算金額新台幣25萬元之勞務採購案，直接邀請3家廠商報價，並從中挑選最低報價廠商委託承做。這樣的作法正確嗎？答案是否定的，原因在於未將採購需求『公開於主管機關之資訊網路或刊登於政府採購公報』，因為由需求單位自行洽邀廠商報價，並不是政府採購法所稱的公開方式。根據「中央機關未達公告金額採購招標辦法」第2條第1項第3款規定：『依本法第49條之規定，將公開徵求廠商提供書面報價或企劃書之公告，公開於主管機關之資訊網路或刊登於政府採購公報，以取得3家以上廠商之書面報價或企劃書，擇符合需要者辦理比價或議價』，準此照辦，才是依公開方式辦理採購。

　如果某單位早在數月前即規劃1件應公開招標的採購案，但因未妥善掌握進度，最後關頭才發現來不及辦理招標，能否以緊急為由，簽請以限制性招標逕邀廠商辦理議價或比價呢？答案也是否定的，因為與政府採購法第22條第1項第3款『遇有不可預見之緊急事故，致無法以公開或選擇性招標程序適時辦理，且確有必要者。』的規定不符，疏於掌握進度致作業不及是機關本身的問題，不可視為『不可預見』的緊急事故。

　又如部分單位直接在簽文中指明所承辦採購案因符合政府採購法第22條第1項某款規定，應採限制性招標辦理，或僅提及符合政府採購法第22條規定（未指明是16項條款中的哪一款），但卻不敘明任何符合的理由，而採限制性招標辦理。這樣正確嗎？答案更是否定的，因為凡此做法，皆不符合政府採購法的規定。

　採購須以公開方式辦理，選擇或限制性招標亦須循一定方式為之，這是辦理採購應有的認知。事實上，政府採購法自1998年5月27日公布，嗣於1999年5月27日施行以來，本部除極少數幾位採購專業外，有緣參加採購課程講習者，僅限於奉派在總務司採購科任職的同仁，相對部內外總員額而言，取得採購專業人員及格證書者可謂少之又少，大部分同仁都未受過相關訓練。

　採購科同仁負有深入瞭解政府採購法的責任與義務，俾能正確依法行政。但在實務操作上，未曾參加採購講習的同仁，也不能置身政府採購法之外。原因無它，只要動支公帑辦理採購，無論金額大小，均須依政府採購法規定辦理，例如：駐外館舍租賃或維修、為訪台外賓訂購機票、採購電腦贈與友邦、部內單位建置網站、委外研究、清潔維護、搭建軍禮台、國慶酒會餐飲外燴、訂閱經濟學人雜誌(The Economist)各國國情網路資訊、委外民意調查、訂購生日禮券、乃至地下室自助餐廳委外…等，雖種類繁多，但無一可免。總務司採購科扮演執行採購程序的角色，其他司處同仁則擔任「需求單位」－依規定請購並提報需求文件。至於在認定上，凡涉及申請採購、會辦、驗收、監辦業務者皆是廣義的採購人員。

　政府採購法與本部業務密不可分，為增進同仁對相關規定及運作有正確的認識，總務司於2006年12月21日於本部大禮堂舉辦了近年來首度政府採購法講習課程共計3小時，邀請在政府採購法主管機關－行政院公共工程委員會（中央採購稽核小組）－擔任秘書暨兼任採購專業人員基礎訓練班講師的梁靜媛小姐親自授課。

　採購法基礎訓練班課程時數共80小時，本次講習目的並非訓練採購專業人員，而是為協助同仁建立政府採購的正確觀念。為能充分運用極有限的課程時數，總務司事前彙整了本部採購作業流程及常見問題資料，請梁老師閱後針對本部特性，量身訂做一套化簡馭繁、提綱挈領的課程。本次講習課程重點包括兩方面：
（一）請購案簽呈的撰寫要項：
請購簽內應註明採購金額、預算科目、招標及決標方式等。倘擬採限制性招標方式，應充分敘明理由及援用的採購法條文。另外，主（會）計單位會簽時，應就簽案內容表示意見，以示負責，簽註意見不宜流於形式，一般常見會辦單位蓋上刻好「請依政府採購法相關規定辦理」字樣的章戳，類此意見含糊籠統，有應付了事之嫌。
（二）限制性招標條款的說明：
採購的招標方式，分為公開招標、選擇性招標及限制性招標。簡言之，公開招標指以公開方式邀請不特定廠商投標；選擇性招標指以公告方式預先依一定資格條件辦理廠商資格審查後，再行邀請符合資格的廠商投標；限制性招標指不經公告程序，邀請2家以上廠商比價或僅邀請1家廠商議價。

　另，公告金額（指新台幣1百萬元）以上的採購，若符合採購法第22條第1項第1～16款其中之一的情形，得採限制性招標。未達公告金額的採購，依「中央機關未達公告金額採購招標辦法」，若符合採購法第22條第1項第1～15款所定情形之一，得採限制性招標；符合第22條第1項第16款所定情形，且經敘明不採公告方式辦理及邀請指定廠商比價或議價的適當理由，簽報機關首長或其授權人員核准者，亦得採限制性招標，免報經主管機關認定。

　採購法規條文生澀枯燥，但梁小姐引述真實採購案例，娓娓道來，其描述宛如電影情節，引人入勝。梁小姐不愧為甚受歡迎的採購法講師，其深厚的專業術養，幽默的談吐、豐富的肢體語言以及一氣呵成的精采內容，博得在場同仁熱烈的喝采。一時之間，竟拉近了生澀枯燥的法律條文與我們的距離。原來，這些法律文字並不是真的那麼生澀難懂，與我們之間真的『可以再靠近一點兒』！

梁老師也不忘提示常見惱人的採購問題與解決之道，例如：

(一)	如果要避免得標廠商提供中國大陸製造產品時該如何處理？依據我國現行政策，機關在招標文件要求產品來源地時，若寫明「台灣或其他世界各國產品」，表示不包括中國大陸產品，廠商不得提供該地產品；但若寫成「台灣或其他世界各國產品，允許中國大陸產品」，廠商就能提供中國大陸產品。
(二)	財物採購不得指定廠牌，該如何處理？如果無法以精確的方式說明招標要求時，得於招標文件中提及廠牌，並加註「或同等品」字樣。
(三)	新成立的公司無納稅證明，該如何處理？答案是可請廠商提供統一發票購票證明替代。
(四)	契約清楚寫著履約標的為A廠牌產品，但卻以功能相當的B廠牌產品交貨，該如何處理？答案是機關可選擇處理方式包括：1.變更契約或2.減價收受、或3.退貨，以違約處理。
(五)	契約的後續擴充究竟可達幾年？答案是2或3年均可，採購法並無特別規定，但應特別注意不得有異常情形（例如：與得標廠商無休止地年年續約。），而作法上可採『得續約3年，每次續簽1年』或『得續約3年，直接續簽3年』。

　另為避免爭議，梁老師建議開標、議價或評選過程宜全程錄影存證；最有利標評選應避免邀請相同的專家學者擔任評選委員，以免遭廠商操控，影響採購的公平性。

　此次演講適值歲末年冬，梁老師『應景』地指出，「遇有不可預見的緊急事故」，可採限制性招標辦理採購，但這種緊急事故可不包括『預算花不完』的情形！

　政府採購法制定的目的，在於建立政府採購制度，依公平、公開之採購程序，提升效率與功能，確保採購品質。本部為適用該法，於1999年12月16日訂定「外交部暨所屬機關（構）採購注意事項」，嗣於2002年5月15日及2006年12月11日兩度修訂，公告於內部網站供同仁隨時參閱。誠如上述，採購問題五花八門，遇複雜案例時往往得深入研究，才能找出相關規定或解釋函予以解決，甚至須函請主管機關解釋。作為本部各單位的後勤支援單位，總務司常深自期許以更積極、更主動地精神發掘問題，並提出解決問題的可行方法，好讓同仁「面對」政府採購法時，能輕鬆愉快地過關。