進部三個多月，「外交部公文時效統計表」是 我的工作範疇之一。每個月初，我都依時從公文系統中將上個月「一般公文時效統計明細表」列印出來，做些簡單的評比，就當做完這項工作。對於與這項工作相關的「文書流程管理作業」、「外交部公文時效管制獎懲實施要點」等法規，我始終不曾細讀，也未曾思考過明細表內其中一項的「30日以上辦結件數」意旨為何？理所當然，就更不會進行所謂「稽催」及「展期」之後續追蹤作業。

6月初，行政院研究發展考核委員會管制考核處函告將於兩週後到本部實地查訪「文書流程管理作業」。由於這是研設會的重頭大戲，我就將這份長達7頁的公文，一遍又一遍熟讀，並用五顏六色的筆圈圈點點，比學生時代準備聯考還要用心。此外，也趕在第一時間通函本部各單位，請大家通力合作全面應對。蓋訪查作業考評結果是代表整個團隊成績，外交部乃大部也，榮譽至上，輕忽不得呀！

雖然知道這次訪查對本部很是重要，但文書訪 查當天，應由那些單位出席？共須提供多少檔卷和資料？會用到多大的場地？全程程序如何訂定？距離6月17日只有短短2週，時間上來得及準備嗎？面對團團疑問，我一時無解，只能帶著一連串的問號忐忑入夢。  

貳、找尋線索

在苦思無策下，我試著走訪總務司文書科，想 借重他們的經驗助我一臂之力。沒想到文書科的王科長馬上慨允，使我鬆了一口氣。科長從總收文及檔卷目錄，找出蛛絲馬跡，得知7年前，也就是90年10月31日研考會曾派員訪查本部公文作業情形。

有了這項寶貴資訊，於是我就火速向北投檔庫 調閱檔卷，多虧承辦的包小姐，在耐心聽完我解說困難後，特別幫忙快速處理。當厚厚一本檔卷送來時，我心中的喜悅就像尋到了武功祕笈，於是下班後就留在辦公室靜靜地翻閱，邊細讀邊做筆記。雖然舊卷顯示，當時的承辦人員，一位已退休多年，另一位則遠駐德國，可能都無法請教，但我還是從中獲益良多。  

參、協調作業

本次訪查重點，是針對部內各單位一般公文、 專案管制案件、人民陳情案件、立委質詢案件及人民申請案件等進行「管理」及「考核」作業，鑑於本部所須提供受檢公文檔卷數量龐大，所涉單位及須動員人力甚多，亟需部內其他單位的協助。

會裡的長官極重視這項訪查作業，因此經由內 部小組會議，事先研商因應之道，在擬定策略與文書作業後，就展開了一連串的具體行動。  

6月9日本會邀請部內相關單位召開先期籌備會 議，新文司、總務司、檔資處、國聯組及領事事務局等主要協辦單位均派員與會。看到大家都戒慎恐懼、積極投入地發問討論，我想這次訪查一定會有不錯的成績。雖然與會者絕大部分都是新手，這又何妨，畢竟面對突如其來的問題，能夠懷抱一顆高度熱忱的學習精神和誠懇敬業的態度，才是最可貴的資產。

這次訪查的項目為六大類，分由專屬單位負責：

(一)研設會--「一般公文」（即各司處收文）；
(二)總務司—機關總收文案件；
(三)檔資處--專案管制案件(即結辦逾30日之案件)；
(四)領務局--人民申請案件；
(五)國聯組--立委質詢案件； (六)新文司--人民陳情案件。  

接下來幾天，各協辦單位積極分頭去搜集文 件，大家電話密切聯繫，遇到疑難不解處，就相互討論。研設會負責的一般公文部分，我依照訪查內容，請部內23個單位的收文同仁將97年1月1日起收件已辦結者，每單位各連號調閱2件，如屬機密性文件，則免送檢。我將收到的紙本全卷妥善收存、編號、造冊，以供檢核。

一切備妥後，我就與各受檢單位約定在訪查前 一日下班前，將所有受檢之文件收齊，集中於441會議室—也就是我們選定的訪查場所，由本會依檢核作業要求，以連號方式，分門別類標識清楚，以利檢核工作進行。  

一個小時的抽檢完成後，舉行座談檢討。李副 處長首先作出總結，再由四位隨行人員分別就其所檢查內容提出口頭報告。訪查團有備而來，以上一次來部查訪臚列須改進的問題做為此次訪查之重點，結果發現七年前的問題大部分依舊存在，意見略為：

1. 本部收發文系統複雜，不同系統間無法橫向溝 通；總收發電腦系統中顯示收文確切時間，業務 承辦人無法從實體公文去辨識收文時間，影響公 文時效。
2. 對於超過30日辦結案件應建立「專案管制案件」 管理制度，並確實執行「展期」作業及評估。
3. 各司處間會文程序繁複，耗時甚久，對於緊急案 件應以會議討論方式取代實體會文，以提高處理效率。
   
4. 「人民陳情案件」除部長電子信箱案件外，亦應 納入其他書面陳情案件。本部另可考慮仿傚其他 部會，於函覆陳情人同時，隨函附註於「案件處 理滿意度調查表」。

聽了這些意見後，與會人員紛紛抓住機會當面 向研考會討教、反映問題及困難，並建議為本部開課，講授「文書處理流程」，以協助強化本部的文書處理作業。  

研考會在90年11月14日檢送有關本部文書流程 管理作業訪查報告，臚列待改進事項共計12項，其中略為：

1. 未能依檢核作業要求，以連號方式隨機抽調文卷 備檢，有礙檢核工作進行。
2. 公文時效統計資料雖定期分析，惟並未落實分層 管制與統計。
3. 未依規定定期辦理公文檢核，應導正公文處理偏 差或異常逾期狀況。
4. 未明確訂定稽催、展期作業內規，應落實去做。
5. 尚未建立專案管制案件申請機制，應加速建構申 請表單、陳核程序、管制方式等。
6. 凡開會或會勘通知單等通知性質之文書，其處理 時限應以所指定開會、會勘日期為準或以會後報 告簽陳日期進行管制。
7. 公文資訊系統內限辦日期及發文使用日數計算未 符文書流程管理手冊規定，應修正系統。
8. 人民申請案件逾限辦結案件數字偏高，應請專案 瞭解實施際情況。
9. 人民申請案件從櫃檯遞件申請者，未落實以「 案」為單元進行管制統計，請正確歸類登錄並依 文書流程管理手冊規定處理。
10. 部長電子信箱案件雖已建置獨立系統進行管 制，惟案件內容符合行政程序法第168條有關 人民陳情案件定義者未納入該類別統計，應請 納入俾利統計分析。
11. 部分人民陳情案件未以接獲民眾投書日期登錄 管制，應正確登錄以落實時效管制與稽催。
12. 人民陳情案件應確實區分類別並以「案」管制 統計原則請依規定建立該類案件管制作業及流 程。

看了這些林林總總的意見，我的內心不覺感 到稍微寬慰起來，原來本次檢核結果較之前次，已經有長足的進步了。雖然我們都不是七年前的承辦人，但不能再犯同樣的錯誤。我知道，面對像浩翰大海般的文書，一時要完全改正，著實不易，但最起碼要往前推動，不能老留在原地踏步。我們有我們的強項，我們有特殊的組織和工作性質，但是，我們不能以此為拒絕改進的藉口。

經一事，長一智」，我開始瞭解什麼叫做「專案管制案件」、什麼叫「以案管案」、最速件或特急件會簽會核時限為一小時、逾兩個月尚未結案者，應分析原因及責任，簽報本部首長核處，視需要提報業務會報等等。

訪查結束後，總務司文書科的李諮議將「文書 處理手冊」及「文書流程管理手冊」各乙全套影印裝訂成冊，送到我手中時還是熱烘烘的，讓我深感窩心，我想這就是大家最需要的教戰手冊吧。

如果將這次查訪比擬為作戰，那麼獨自作戰是 很辛苦的，有一群好夥伴們併肩作戰，任務的困難度就大大的降低了。分享的快樂遠勝過獨自的擁有，我的心又一次的熱了起來，藉由此次文書訪查作業，我和各單位有了橫向的聯繫，並與許多同事更加的熟識，在辦公室長廊上相遇，多了許多親切感，也增加許多交流，切磋學習的機會，這是公文查訪的另一篇詩章、另一層收穫。