壹、前言
外交部檔案資訊處（簡稱檔資處）職掌檔案管理、外交史料之研究編印及辦公室自動化與電腦資訊之辦理、管制及運用。下轄兩科一中心，第一科辦理檔案管理及史料編印；第二科辦理資訊行政；資訊中心辦理有關資訊技術工作。茲分述如下：
貳、檔案管理及運用
一、檔案管理：
（一）檔案保管:外交部設有北投檔庫專門接受各單位辦畢公文之歸檔，迄94年12月保存之外交檔案共約9萬餘冊。外交部曾於民國45年將清末至民國15年間具有歷史意義之檔案21,000餘冊寄存中央研究院近代史研究所，該所利用該批檔案已出版數十種史料專著，對於學術研究，頗具參考價值。此外，為使外交檔案資料保存之工作更加妥善，同時增加機構間之相互交流合作，外交部已於民國89年報奉行政院核可，將外交部保存之前清條約176件、界圖606幅寄存於國立故宮博物院。另外交部北投檔庫亦接受各單位辦畢條約約本之歸檔，經列屬珍貴動產之條約約本計1,723件，列非珍貴動產之條約約本計111件，兩項總計共1,834件。
（二）檔案數位化：外交部現有永久保存之檔卷約4萬3千餘冊，自民國80年4月起逐年編列經費，委外展開檔案拍攝縮影儲存工作。為因應新科技之趨勢，88年將縮影計畫改採掃描影像光碟儲存計畫；除將已縮攝之縮影片轉換成光碟片外，為確保檔案影像品質並依法進行檔案目錄建檔，於92年起逕以實體檔案掃描製作光碟，同時亦以縮影儲存備份；另並針對保存年限十年以上之現行檔案進行委外掃描、製作光碟及縮影工作。為提升調閱公文影像效能特配發外交部各歸檔單位外接式硬碟乙個，內含送歸檔已掃描之公文之光碟影像，導入先進調閱科技，成效良好。
（三）檔案審查：為配合政府資訊公開，外交部積極辦理檔案之開放應用及檔案中所含機密公文之解降密等事宜，並成立「外交部檔案審查小組」，由外交部退休大使（代表）及簡任非主管人員擔任審查委員，自民國91年8月12日起展開檔案審查工作，迄94年12月底共計審查檔卷39,500冊。
（四）檔案移送：外交部依照行政院規定，每年清理已逾保存年限之檔案送由國史館篩選典藏，合計歷年移送國史館之外交歷史檔卷達39,000餘冊。
二、檔案運用：
（一）檔案影像線上調閱：外交部歷史檔案影像化作業所產生之光碟片，均置入外交部檔資處資訊中心之電腦光碟櫃中，透過內部網路及公文管理系統之線上調閱功能，方便外交部內各單位線上調閱檔案影像。94年起更推陳出新，導入外接式硬碟先進影像調閱系統，提升即時調閱檔案公文影像效能，頗獲同仁好評。
（二）檔案開放應用情形：為協助學術研究，外交部自民國80年起個案許可研究學者借閱檔案；83年7月訂定「外交部檔案借閱規定」，開放部外人士借閱屆臨30年以上之檔卷；嗣於85年提供外交部可借閱之檔案目錄一套，供申請人自電腦瀏覽並挑選擬借之檔案。檔案法施行後，外交部並配合檔案法相關規定，修訂「外交部檔案借閱規定」並更名為「外交部檔案應用規定」。94年全年計有28位中外人士申請借閱外交部檔案共3,078冊次。總計迄94年12月底，累計有205位中外學者申請借閱，開放調閱檔卷總計22,738冊次。
參、外交史料編纂
一、印行外交年鑑：
（一）編纂外交年鑑：為使國人瞭解我國外交處境與外交工作方向，外交部於民國77年開始按年編印外交年鑑，回顧敘述各該年度之外交工作，除分送各有關機關、人士、圖書館外，並於國家書坊、三民書局、青年書局、台中五南文化廣場、彰化新進圖書公司等公開發售；「中華民國九十三年外交年鑑」於95年10月出版，共印製平裝本1,000冊，分送各有關單位參考；另各國重要圖書館、漢學機構及學者亦為寄贈對象。此外，為便利民眾查詢，外交部自民國86年起將外交年鑑內容載入外交部對外網站，並於88年起委外設計網頁，增加照片圖檔及全文檢索功能，增加年鑑上網之實用性。
（二）外交大事日誌：外交部自民國元年1月1日起，按季編纂外交大事日誌，作為我外交活動之重要記錄，惟僅印製單行本供內部參考；自77年起按年併編入外交年鑑內，提供各界參考。為充實外交大事日誌內容，於93年6月將原先之「外交大事日誌資料登錄標準及執行辦法」修正名稱為「外交大事日誌資料登錄及執行要點」。
二、編印外交年表及報告：
外交部歷年編纂之外交史料計有「外交部駐外使領館沿革一覽表」、「中國外交機關歷任首長銜名年表」、「中華民國駐外各公使館、大使館歷任館長銜名年表」、「中華民國駐外代表處及辦事處歷任館長銜名年表」及「外交報告書」等。
三、編印外交檔案叢書：
（一）界務類：第一期「界務類」叢書編纂有關東北、新疆及中蘇關係等界務資料共計4冊，已於民國90年12月出版。90年11月，以西南及西藏為主題之「界務類」第二期計畫亦完成編纂，已於94年9月出版。
（二）政務類：外交部與中央研究院近代史研究所簽約合作編纂第一期「陳大使雄飛口述外交史」及第二期「中日關係史料」計畫，迄94年底正執行完稿前之資料增補及校正工作。
肆、資訊管理
一、提昇網路資訊提供及交換功能：
（一）建置內部網路主機：為提昇外交部內部網站主機之效能以推動部內、外各單位資料及資源之共用、共享，內部網站內容日漸充實，尤其其中「電子公布欄」為同仁必須閱讀，同仁須每日上該網站查詢最新資訊。
（二）公文電子化：外交部於民國85年開始推行部內、外各單位建置網際網路，部內各單位及駐外館處已能順利用中文通信。自87年起進行「公文電子交換」試辦作業，針對非機密又非緊急之公文採「電子交換」之方式傳遞，並於88年起擴大實施。迄今，「電子交換」已成為公文主要之傳遞方式。
（三）配發同仁電子郵件信箱：外交部為配合推動「電子化／網路化」政府，以提升行政效率，於民國89年4月配發每位同仁專用電子信箱乙個。
（四）提升外交部網際網路效能及精進內、外部網路功能：外交部網際網路歷年來加強聯線效能，陸續提升外交部租用政府骨幹網路（GSN）專線速率至T3，目前外交部同仁（含外交領事人員講習所、亞東關係協會、北美事務協調委員會）均以T3專線方式直接連上網際網路。
二、強化資訊基礎建設：
（一）充實部、內外資訊設備及軟體：為確保外交部資訊安全，於93年度推動『電腦實體隔離』政策，加強配發雙主機電腦、印表機、大容量儲存媒體及寬頻網路建置等基礎建設，並規定機密文件檔案不可存放在電腦硬碟，以防止駭客透過連網之電腦植入後門程式竊取資料之資安事件。
（二）建置內外雙網路：為兼顧同仁上網蒐集情資便利性不受影響及機密公文書之處理，於94年7月間建置內外雙網路環境以辦理內外雙網路隔離措施。
（三）電子郵件主機：配合內外雙網路，建置兩套電子郵件主機分置兩個網路環境，一部供部內外同仁於外部網路上公務聯繫使用，一部供部內同仁於封閉型網路（內網）上公務聯繫使用。
（四）網路主機備援：外交部網路系統內網際網路系統上有電子郵件、網站、部長信箱及防火牆等主機。系統主機有公文管理系統、公文電子表單、公文製作系統、會計系統、內部網路系統等主機。為有效於發生災害或電腦系統失效時，能迅速回復主機系統正常作業，各系統建置備援機制。
三、資訊應用軟體系統開發設計：
（一）「外交部公文管理系統」與「公文製作系統」：外交部現行之視窗版公文管理系統包括總收發文作業、總收發電作業、單位收發作業、部次長作業、稽催管制作業，係於民國88年12月開始上線，6年來運用情形尚稱良好。其間配合公文法規與作業規定之修改，系統功能亦隨之維護調整，近來因「公文電子交換」、「公文格式（橫式直書）」等作業大幅調整，復以現行系統使用之開發工具軟體老舊，漸不易維護，擬於95年度編列預算，計畫更新委外設計整合「公文管理」、「公文製作」並結合「檔案管理」功能之新版作業軟體。
（二）電子表單線上簽核系統：為遵照行政院推動辦公室自動化、加速文書減量及表單電子化流程，以提昇行政效能，有效縮短行政作業流程，落實「六減運動」之政策。
1、第一期作業：於92年10月實施項目如下：差勤簽核管理作業、會議室管理作業、派車管理作業、領物管理作業、公文調卷單申請作業。
2、第二期作業：於94年1月實施項目如下：
總務類：物品外購修繕申請單、公務名片申請單。
資訊類：資訊零配件申購單、資訊設備借用申請單、電腦技術協助申請單。
會計類：國內外出差旅費報告表。
（三）內部網站管理系統：外交部部內與外館同仁已利用部內網站「電子公布欄」知悉部內所有公告及傳閱事項，大幅節省人力、物力並提升公文傳遞效率，對公文時效之掌控，已略有所成。網內提供之即時新聞、部（事）務會議、人事命令、建置統一譯名系統、遠距教學、資訊安全專欄、各司處資訊、交流園地等與同仁相關之各種多元訊息，已經達成同仁不管身處何處，均能及時瞭解外交部動態。另為提供同仁表達各種不同理念及溝通交換意見管道，在內部網站成立「外交論壇」，自設立以來，已成為同仁交換意見很重要之管道。94年5月起為強化內部網站之安全管理機制，啟用新版之網頁，由於資安管理功能之強化，網頁資料之運用將可分級管理，將以此一基礎充實內部網站網頁資料內容，並視資料之特性分級，提供不同層級人員不同處理之權限。
（四）宴會邀請陪賓系統：本系統於92年3月起第一次將外交部相關地域司等宴會陪賓賓客之名單資料彙總，再分送相關單位作為宴客陪賓選取參考，執行迄今已協助各地域司改善重複或集中邀請陪賓之缺失，各地域司利用outlook 2000軟體建立陪賓資料，分別於每年3月、6月、9月、12月第一週週末前以磁片將建議增加之陪賓名單送交本處彙整，本處於次週送回最新彙整之陪賓名單磁片予各司處參考。未來仍將繼續每季定期更新。
（五）重要人脈資訊系統：本系統以Access軟體設計，目前為單機版作業方式先行建立檔案，可作建檔、增修資料，並可依表單方式、名字、國家、專長等條件查詢、列印與我關係密切之重要人士資料。軟體與相關操作說明書置入本部內部網站提供部內外單位下載運用。未來將依資安相關配套措施（如：建置配發使用者數位憑證（CA）之認證機制及相關之教育訓練）完備後，繼續規劃網路版作業事宜。
（六）部內各單位檔卷調借系統：利用microsoft access軟體設計可供查尋、勾選、列印調借各單位已開放之檔卷目錄清單。
（七）繼續相關應用系統之維護事宜：
1、繼續維護之系統：外館會計系統、外館薪資系統、人事管理資訊系統、本部員工薪資系統、禮賓業務系統、條約協定查詢系統、資料庫預算系統。
2、未來擬依業務需求規劃之系統：館務日誌系統、外館財產管理系統。
四、資訊安全與維護：
（一）架構網際網路防火牆主機：為改善個人電腦連上網際網路之不便及解決資料安全顧慮之問題，87年12月即架購第一道網際網路防火牆主機。並於91年6月建置第2道防火牆系統。
（二）防毒機制：為免除網路受到侵入，除已裝設防火牆、網路版防毒軟體（趨勢科技公司『OfficeScan』及『ServerProtect』）、建置電子郵件主機之「網際網路防毒軟體」（趨勢科技公司『InterScan VirusWall』），確保電子郵件之安全。並經常升級及更新病毒碼，同時責由專人監控，防範入侵
（三）入侵偵測系統：為免除網路受到入侵，已裝設入侵偵測系統，同時責由專人監控，防範入侵。外交部網際網路流量於94年7月已納入NSOC監測。（NSOC：National Security Operation Center的縮寫，中文名稱為『國家資通安全防護管理服務』）。
（四）繼續維護系統主機與相關週邊設備：
1、光纖路由器、內部網路系統、網路交換機設備之維護。
2、網際網路網站、電子郵件及防火牆主機。
3、入侵偵測系統、防毒系統、內部網站主機。
4、「政府歲計會計資訊管理系統」、表單雙主機與人事、公文管理系統主機。
（五）防護機制：
1、加強要求隨時檢測防火牆相關設定記錄、監控網路各主機運作情形。
2、落實定期備份主機資料與異地資料備原之工作，以防被入侵、破壞、篡改等情事時，以立即修復，減低損害。
3、蒐集外館固定IP及本部IP提供資安單位隨時監控。
4、為達外交部與駐外館處資通訊聯繫管道之方便性、安全性與經濟效益（可透過加密之虛擬通道提供外交部與駐外館處間電腦網路連線、國際電話通信語音、視訊、數據等多功能保密通訊）。
（六）推廣憑證之認證機制：
（七）運用公務機關憑證於E-Mail之加密傳遞，以防範日益惡化之冒名郵件。
（八）強化外交部與駐外館處資安人力：
1、外交部或駐外館處人員、配備達一規模後建議設置資訊專業人力。
2、就現有外派人力中挑選具資訊興趣與專長人員，實施資通訊專業人力培訓。
3、完備資安業務分工組織落實資安查核工作。
五、加強同仁運用資訊能力：
（一）94年訓練課程以協助同仁熟悉各項軟體操作功能之軟體複習班為主，計有「WINDOWS XP」、「中文輸入法」、「OFFICE XP」、「EXCEL 、ACCESS（初級及進階）」、「OUTLOOK」、「網際網路操作」、「網頁資料處理及維護」、「網路資訊安全」、「公文管理系統操作」等多種應用軟體班，另加開與業務密切相關之套裝課程班，單位主管秘書班（含名單、名片、行程管理等）、新進人員、新近調部人員班（含資訊環境介紹、表單簽核、內部網站、公文製作系統等）等訓練課程，並鼓勵司機、工友、警衛、有外放資格同仁之眷屬參與訓練課程，合計開辦286梯次，共有1,600人次受訓，大幅提升同仁公文製作能力及行政效率。
（二）派資訊專業人員至政府或民間機構接受較新之資訊專業課程，如：開放系統、資安維護等以充實專業知識。
（三）遠距離教學：提供外交部部內、外同仁線上教學服務，包括office系列課程及動畫、網頁製作等課程。