這套系統總共有六個建檔畫面，分別為『土地財產』、『房屋建築』、『動產財產』、『物品財產』、『有價証卷』、『租賃資料』，外館同仁可依所欲建立之檔案資料點選。其中特色之一為加強下拉方式功能，可自動出現提醒物品及產財建立區分標準的對話框；若財產進行報廢、移交、撥出、損失或贈與，經報請外交部同意後，就可以在系統中將該資料進行異動更新，十分便利。

然而，這種設計的功能並非面面俱到。某一天，負責鍵入外館財產項目的同事張桂芬小姐，指著駐日代表處厚厚一疊的財產清冊說:「新系統處理這份資料，會使駐處祕書一個任期的時間(通常為三年)都鍵不完，如何能簡化工作」。斯言猶如警語，使得這個系統設計的方向作了一大調整，於是我們於程式安裝時，增加了將外館現有產財資料帶入系統之功能，有了這項功能，只須列印出資料核對修改，不須重新輸入舊資料，大大的簡化了工作的流程，並減少外館同仁重新輸入的時間與精神，而將本部財產資料輸入，也可與外館現有的財產逐一核對及檢查，真是一舉數得。

這次能完成系統的設計與建立，外館給予本司測試版的建議及回應，實功不可沒。目前系統可自動列出財產增減表，凡有異動皆可帶入財產清冊；此項功能於編製館長交接清冊時最能看出效益，因為系統大量使用下拉方式界面進行輸入，可省卻許多打字鍵入時間--印出來就呈閱啦！

凡走過必留下痕跡，此次外館財產管理系統順利完成，是外館與本部通力合作的成果。期待這次小小的突破，能帶給外館同仁工作上大大的便利，更成為其他作業方面進步的基石。