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第五節 總務工作
壹、總務司業務
依據外交部組織法及處務規程之規定，外交部總務司掌理業務包括：
一、關於文書之收發、繕印、印信典守及外交郵袋事項。
二、關於經費之出納、保管事項。
三、關於駐外各館處庶務及財產管理事項。
四、關於營建修繕、公產、公務保管及技工、工友之管理事項。
五、關於各項採購事項。
六、其他不屬於各司、處事項。
為期順利推展業務，總務司分設文書、出納、庶務、管理及採購等五科及交通組。各科、組之職掌如次：
一、文書科：
（一）文件收發：外交部與國內外各機關、團體或個人間往返傳遞之文件，由文書科登記、收發文。傳遞方式包括：赴行政院公文交換中心交換各部會文件或派信差專送、郵寄、電傳、電子交換及透過外交郵袋收件發文等方式。收文作業包括：簽收、拆封、分文、登記、編號、輸入電腦、查文、改收文單位、電腦列印收文清單、編列收件月統計表、編印收文登記冊送檔案資訊處存檔等程序。發文作業包括：收件、核對、蓋印、查文、裝封、封發、編列發文月統計表、判行統計表，並編印發文登記冊送檔案資訊處存檔等程序。
（二）外交郵袋：外交部與派駐各有邦交國家使、領館間之文件往返，均以外交郵袋遞送。依據維也納外交公約之規定，外交郵袋享有免檢特權，因之外交部對於外交郵袋作業管制特別嚴格，並訂有「外交部外交郵袋作業要點」以為規範。近年來，我積極推展與我無邦交國家之關係，各國對我派駐之代表處，亦多賦予郵袋免檢、免稅待遇。目前計有一○四個駐外館處享有此項「外交及公務郵袋」之禮遇。
（三）文書繕印：外交部各單位撰發之公文書原則上均由承辦業務同仁自繕自校，文書科同仁僅於必要時協助繕打列印。
（四）印信典守：除掌管外交部三十枚印信外，並負責駐外各館處印信之申領、換發、補發、繳銷等業務。
二、出納科：
（一）定期憑外交部會計處付款憑單向財政部領取經費，供外交部各項支付之用。
（二）各項支付項目，根據會計處支出憑證、編製付款憑單送財政部臺北支付處簽發國庫支票逕付受款人。如有自領項目，則領回轉發。
（三）根據外交部會計處編製之美金收支傳票，執行美金之收支業務。
（四）辦理國內薪資核發作業，包括資料之更新、建檔、E-mail發送薪津發給通知單、造具薪給請領清冊及將薪資磁帶交給中國國際商業銀行駐外交部分行辦理各該薪資帳戶之轉帳手續。
（五）發放同仁、駕駛及工友補發之薪津、交通費及各項津貼。
（六）電匯駐外各單位之經費及同仁薪津。
（七）登錄執行完成之收支傳票於現金出納登記簿並將有關傳票送還會計處。
（八）每週及每月定期編製現金結存表及銀行差額解釋表分呈部次長核閱後，自行存查。
（九）代收並代繳退休人員、其配偶及同仁遺眷經由外交部同意參加全民健康保險之保險費。
（十）扣繳外交部職雇員、駕駛、工友及駐外同仁之所得稅。
（十一）辦理駐外各單位經費餘額之繳庫事項。
（十二）辦理各機關隨文致外交部現金、支票、匯票或其他有價證券之登記、編號、保管等事項。
（十三）處理廠商付款憑單及代收各機關委託外交部代寄文件郵袋費並繳庫。
（十四）保管零用金及支付新臺幣壹萬元以下之費用。
（十五）廠商繳交履約保證金（保固金）及銀行開具之保證書之收取。
（十六）辦理外交部同仁郵政公教優惠存款。
（十七）核發外交部員工年度扣繳憑單與各類保險繳費證明單，與退休人員及其配偶暨同仁遺眷參加全民健康保險保險費繳費證明單。
（十八）開立有關各項代收款項之收據。
（十九）配合集中採購電子化推動方案，自九十二年九月起執行電子交付作業。
（二十）辦理海外賑災捐款業務。
三、庶務科：
（一）同仁調動、進修及返國述職之機票核發業務及代訂旅館：外交部與駐外館處間之人員內外對調，各館處間之人員互調、返國述職、公務旅行、出席國際會議之機票，概依規定按最直接之路線核發。
（二）備辦禮品：辦理贈送訪台外賓及國內各界之公務禮品，依受禮者之身分及背景，經簽准後辦理，承總統府、行政院之命辦理外賓及特使團禮品，部長、次長、上級長官及高層長官出訪致贈禮品之採購、包裝及派送等業務。
（三）外交部新台幣十萬元以下公務用品之採購及同仁名片印製、婚喪喜慶之處理。承辦駐外各館處衛星電話配發及管理。
（四）駐外各單位館舍及館長職務宿舍、車輛、財產之管理：駐外各單位館舍及館長職務宿舍之購建、租賃及修繕、執行各單位合署辦公房舍租賃；駐外各單位公務車輛汰換預算編列、匯撥及核銷；駐外單位財產之登記及管理；駐外各單位購置費預算編列、分配及使用。
（五）代辦外館委託庶務事項：駐外館、處有需要在國內印刷、採購、轉送之公務事項概依其委託辦理。
（六）接送飛機：外賓訪台、離台及同仁因公出國、返國等之車輛安排、行李通關，概依「機場接送機作業程序」之規定辦理。協助重要外賓訪台人員行李及證照禮遇通關。
（七）辦理平安保險：對應邀來訪之外賓、因公出差或調動之同仁，均依規定向中央信託局辦理綜合保險。
（八）管理機場貴賓室：外交部為接待訪台重要外賓及高層長官出訪，在桃園中正國際機場第一及第二航廈各租用貴賓室一間，供訪台外賓及高層長官出訪時使用。
四、管理科：
（一）外交部所經管不動產之登錄、變更、呈報及所有權狀之保管。
（二）財產帳目之編號、登錄變更及呈報事項。
（三）外交部所屬各辦公房舍、各宿舍之管理、調配、維修及環境維護等事項。
（四）外交部辦公大樓及北投檔庫大樓設備之管理、維修（包括電梯、電話、空調系統等）。
（五）技工、工友之進用、管理、考核及退撫等事項。
（六）有關宴會場地之籌辦（含國慶酒會、總統就職慶祝酒會、本部大樓國慶彩牌及燈飾等）。
（七）各型會議及集會場地之準備（含迎送國賓軍禮臺之搭建）。
（八）各種公物之配發（包括辦公用具、雜物用品等）。
（九）福利事項（包括員工餐廳、醫務室、員工消費性貸款、中央公教人員輔助自購住宅貸款、配售公教住宅、交通補助、勞健保、加班費審核等事項）。
（十）部次長交辦之婚、壽喜屏及輓額之繕寫寄送。
（十一）部次長交辦之宴會等交際事宜。
（十二）博愛特區及重要路段懸掛來訪友邦國旗事宜。
（十三）優質雙語環境建置、製作標示符碼及職員銜名牌事宜。
五、採購科：
（一）辦理外交部營建工程之建築師評選、工程發包、簽約、工地查驗、品質管核、驗收及保固等事宜。
（二）辦理外交部十萬元以上財物、勞務及工程採購案。
（三）協助駐外館處辦理十萬元以上採購案。
（四）辦理我國援外財物、勞務及工程採購案。
（五）辦理各類採購案標單製作、發包、詢訪價目、擬定底價、決標公告、簽訂契約、收受與發還押標金、履約保證金、保固金、查核廠商履約情形、協辦驗收。
（六）辦理因採購事宜所衍生與廠商間之法律訴訟事件。
（七）推動與執行電子化採購﹙包含電子領標投標﹚。
（八）執行外交部工程查核督導小組業務，定期查核外交部國內、外營建工程之品質、進度及工安等。
（九）逐案核准、通案核准外交部所屬機關﹙構﹚所辦理須報上級機關核准、核定、同意備查之採購案件。
（十）提供外交部各單位及各駐外館處有關採購法規之法令諮詢及執行採購事宜之意見。
六、交通組：
（一）車輛調度與管理：禮車、主管車、公務車、行李車、交通車之調派及協調，以及車輛租賃、保險與理賠、保養與維修、變賣與報廢等事宜。
（二）駕駛之管理與考核：駕駛之進用與考核，生活紀律之督導，工作效率及服務品質之提升及駕駛請、休假之登錄。
（三）行政事務：車輛牌照稅與燃料費之繳交，駕駛加班費、誤餐費及計程車費之審核，車輛每月行駛里程各式報表之統計。
貳、外交部總務司九十三年度工作概況
一、九十三年十二月廿六日南亞發生海嘯地震，立即於當月廿九日於中央銀行開立外交部海外賑災專，接受各界捐款；截至九十三年十二月卅一日止共計收到捐款四四一筆，金額計新台幣七、八○七、四五九元。
二、總收文共五萬五千一百八十五件。總發文共三萬三千六百件（不含副本）。
三、全年核發因公赴國外出差人員綜合保險及外賓團體旅行平安保險單計三千八百廿八件。
四、全年度核發機票一千一百一十四張。
五、購入駐紐約辦事處館舍，換租駐外館處館舍十九處，館長職務宿舍十五處。
六、機場接送五百八十八團，計一千三百次，貴賓室接待一千零廿八批，共九千一百廿八人。
七、駐外館處汰換公務車輛計七十輛。
八、協辦宴會四百廿五次。
九、完成歡迎歡送友邦元首訪台軍禮台頂蓬紅絨布製作。
十、依據行政院「國有宿舍及眷舍房地加強處理方案」，收回退休人員宿舍。
十一、完成國慶本部辦公大樓彩牌彩燈招標案。
十二、完成國慶期間在重慶南路、凱達格蘭大道及中山南路懸掛國旗。
十三、完成本部後棟東西側電梯更新。
十四、整修北投宿舍停車場並更新電動門，加強監視設備，提升宿舍居住品質。
十五、安排會議及集會場地一千五百一十次。
十六、承辦中央公教人員輔助自購住宅貸款計四戶。
十七、繕寫部次長交辦之婚、壽喜屏及輓額等共計二千二百八十二件。
十八、承辦外交部辦公大樓、各級宿舍及天母使館專用區全年度修繕、維護及財物勞務採購案件。
十九、完成本部咖啡聯誼室佈置。
二十、完成本部九十四至九十五年度之影印機租賃採購案工程。
二一、完成本部辦公大樓清潔人力招標。
二二、調派禮車一千三百廿次，外租車輛六百六十次。
二三、調派公務車五千次。
二四、調派行李車一千四百五十次。
二五、辦理逾公告金額十分之一以上採購案件計一四五件，總採購金額約新台幣四億二千萬元。
二六、台北賓館古蹟修復工程案，九十一年六月間先行完成解體調查工程發包手續，由慶洋營造有限公司承攬，該工程業於九十二年一月完工，九十二年初再由徐裕健建築師事務所辦理整修細部工程設計送內政部及公共工程委員會審查通過後，九十二年八月完成整修一期工程發包，九十三年十月完工。預計於九十四年完成整修二期工程之規劃設計，交由內政部及公共工程委員會審查、發包。
二七、外交領事人員講習所就地改建工程案，九十一年六月完成發包，由中華工程股份有限公司承攬，已於九十二年底完工，九十三年六月正式啟用。
二八、完成本部辦公大樓、亞協、北協、領務局、外講所、檔庫及部次長官邸火險及地震險之簽約，建築物及消防安全檢查暨水塔清潔與化糞池抽取等工作。
二九、完成本部員工餐廳委外經營招標案，監督新舊廠商完成交接。
三十、舉辦本部消防講習及滅火器、瞄子實地操作。
三一、辦理93年首度分發本部替代役男20人之生活管理及相關配套措施。
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