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第三節 檔案與資訊管理
壹、前言
外交部檔案資訊處（簡稱檔資處）職掌檔案管理、外交史料之研究編印及辦公室自動化與電腦資訊之辦理、管制及運用。下轄兩科一中心，第一科辦理檔案管理及史料編印；第二科辦理資訊行政；資訊中心辦理有關資訊技術工作。茲分述如下：
貳、檔案管理與運用
一、檔案管理：
（一）檔案保管：外交部設有北投檔庫專門接受各單位辦畢公文之歸檔，迄93年12月保存之外交檔案共約9萬餘冊。外交部曾於民國45年將清末至民國15年間將具有歷史意義之檔案21,000餘冊寄存中央研究院近代史研究所，該所利用該批檔案已出版數十種史料專著，對於學術研究，頗具參考價值。此外，為使外交檔案資料保存之工作更加妥善，同時增加機構間之相互交流合作，外交部已於民國89年報奉行政院核可，將外交部保存之前清條約176件、界圖606幅寄存於國立故宮博物院。另外交部北投檔庫亦接受各單位辦畢條約約本之歸檔，經列屬珍貴動產之條約約本計1,723件，列非珍貴動產之條約約本計111件，兩項總計共1,834件。
（二）檔案數位化：外交部現有永久保存之檔卷約4萬3千餘冊，自民國80年4月起逐年編列經費，委外展開檔案拍攝縮影儲存工作。為因應新科技之趨勢，88年將縮影計畫改採掃描影像光碟儲存計畫；除將已縮攝之縮影片轉換成光碟片外，為確保檔案影像品質並依法進行檔案目錄建檔，於92年起逕以實體檔案掃描製作光碟，同時亦以縮影儲存備份；另並針對保存年限十年以上之現行檔案進行委外掃描、製作光碟及縮影工作。
（三）檔案審查：為配合政府資訊公開，外交部積極辦理檔案之開放應用及檔案中所含機密公文之解降密等事宜，並成立「外交部檔案審查小組」，由外交部退休大使（代表）及簡任非主管人員擔任審查委員，自民國91年8月12日起展開檔案審查工作，迄93年12月底共計審查檔卷14,626冊。
（四）檔案移送：外交部依照行政院規定，每年清理已逾保存年限之檔案送由國史館篩選典藏，合計歷年移送國史館之外交歷史檔卷達39,000餘冊。
二、檔案運用：
（一）檔案影像線上調閱：外交部歷史檔案影像化作業所產生之光碟片，均置入外交部檔資處資訊中心之電腦光碟櫃中，透過內部網路及公文管理系統之線上調閱功能，方便外交部部內各單位線上調閱檔案影像。迄93年底已由亞太司、亞西司、北美司及人事處等四個司處試辦線上調閱作業。
（二）檔案開放應用情形：為協助學術研究，外交部自民國80年起個案許可研究學者借閱檔案；83年7月訂定「外交部檔案借閱規定」，開放部外人士借閱屆臨30年以上之檔卷；嗣於85年提供外交部可借閱之檔案目錄一套，供申請人自電腦瀏覽並挑選擬借之檔案。檔案法施行後，外交部並配合檔案法相關規定，修訂「外交部檔案借閱規定」並更名為「外交部檔案應用規定」。93年全年計有24位中外人士申請借閱外交部檔案共2，536冊次。總計迄93年12月月底，累計有177位中外學者申請借閱，開放調閱檔卷總計19,660冊次。
參、外交史料編纂
一、印行外交年鑑：
（一）編纂外交年鑑：為使國人瞭解我國外交處境與外交工作方向，外交部於民國77年開始按年編印外交年鑑，回顧敘述各該年度之外交工作，除分送各有關機關、人士、圖書館外，並於國家書坊、三民書局、青年書局、台中五南文化廣場、彰化新進圖書公司等公開發售；「中華民國九十二年外交年鑑」已於93年8月底出版，共印製平裝本1，000冊，分送各有關單位參考；另各國重要圖書館、漢學機構及學者亦為寄贈對象。此外，為利民眾查詢，外交部自民國86年起將外交年鑑內容載入外交部對外網站，並於88年起委外設計網頁，增加照片圖檔及全文檢索功能，增加年鑑上網之實用性。
（二）外交大事日誌：外交部自民國元年1月1日起，按季編纂外交大事日誌，作為我外交活動之重要記錄，惟僅印製單行本供內部參考；自77年起按年併編入外交年鑑內，提供各界參考。為充實外交大事日誌內容，於93年6月將原先之「外交大事日誌資料登錄標準及執行辦法」修正名稱為「外交大事日誌資料登錄及執行要點」。
二、外交年表及報告：
外交部歷年編纂之外交史料計有「外交部駐外使領館沿革一覽表」、「中國外交機關歷任首長銜名年表」、「中華民國駐外各公使館、大使館歷任館長銜名年表」、「中華民國駐外代表處及辦事處歷任館長銜名年表」及「外交報告書」等。
三、外交檔案叢書：
（一）界務類：第一期「界務類」叢書編纂有關東北、新疆及中蘇關係等界務資料共計四冊，已於民國90年12月出版。90年11月，以西南及西藏為主題之「界務類」第二期計畫亦完成編纂，預計於94年11月出版。
（二）政務類：外交部與中央研究院近代史研究所簽約合作編纂第一期「陳大使雄飛口述外交史」及第二期「中日關係史料」計畫，迄93年底正執行完稿前之資料增補及校正工作。
肆、資訊管理
一、提昇網路資訊提供及交換功能：
（一）設置網際網路網站：外交部新媒體服務站於民國85年7月正式啟用，網址為www.mofa.gov.tw。87年8月全面規劃網站資料架構及網頁，隨時提供外交參考資訊。包括8大類中文資訊，6大類英文資訊及全文檢索等多種查詢方式。86年11月外交部領務局另設置領務資訊專用服務網站，網址為www.boca.gov.tw內置領務資訊及出國旅遊暨預警參考訊息；民眾可自網站擷取領務相關申請書表格填用及直接上網查詢其護照申辦進度。
（二）建立資訊資源流通共享環境：為提昇外交部電腦網路效能，民國87年12月增置網路設備「網路交換器」及汰換現有部份網路設備，完成內部網路（Intranet）硬體環境之整合，各單位可以該網路架構共用網路上資源（含印表機、檔案）。
（三）建置內部網路主機：為提昇外交部內部網站主機之效能以推動部內、外各單位資料及資源之共用、共享，內部網站內容日漸充實，其中尤以「電子公布欄」為同仁必須閱讀，同仁須每日上該網站查詢最新資訊。
（四）公文電子化：外交部於民國85年7月建置完成Internet新媒體服務站，並開始推行部內、外各單位建置網際網路，至87年12月底，部內各單位及110個駐外館處已能順利用中文通信。自87年6月起進行「公文電子交換」試辦作業，第一階段先選擇5個部內單位及14個外館試辦，針對非機密又非緊急之公文採「電子交換」之方式傳遞。第二階段88年1月起擴大實施。
（五）配發同仁電子郵件信箱：為使外交部業務承辦人均設置專用電子信箱以配合推動「電子化\網路化」政府提昇本部行政效率，於民國89年4月配發每位同仁外交部網域之電子郵件信箱乙個。
（六）為提升外交部網際網路效能及精進內、外部網路功能，於93年4月間將外交部現有之T1數據專線升級為T3數據專線。
二、強化資訊基礎建設：
（一）架購網域名稱（DNS）及電子郵件主機：外交部於民國85年3月間購置SGI公司INDY R4600PC型主機，做為外交部電子郵件及網域名稱（DNS）主機，在電子郵件方面原僅供各單位主管及收發用。為確保外交部與駐外單位電子郵件之安全及便利管理，配發駐外各單位外交部網域之電子郵件信箱，因該郵件主機於速度、容量及電子郵件管理等方面，均漸已無法負荷，爰於88年9月採購SUN公司E250型主機，以提昇外交部網際網路效能，並續推動電子郵件收發文作業。其後陸續架購防火牆、不斷電系統設備（UPS）、更新網路設備、提升上網專線至T1速率、架購新電子郵件主機。
（二）擴充網際網路網站主機：為配合新聞文化司委外建置外交部網際網路網站主機「網頁模板維護系統」建置案，於民國89年2月擴充網站主機中央處理器（CPU）、記憶體及硬碟等相關配備。目前外交部同仁（含外交領事人員講習所、亞東關係協會、北美事務協調委員會）均以T1專線方式直接連上部內、外網站，不需再以數據機方式撥接上網。（謹註：外講所、亞協、北協，為配合「視窗版公文管理系統」之實施，與外交部資訊資料之連繫，已於88年12月分別安裝T1數據專線連接，同時亦可提供連接網際網路及內部網路。）
（三）建置「網路主機備份系統」：外交部網路系統係由網際網路系統及區域網路（內部網路）系統所組成，網際網路系統上有電子郵件、網站、部長信箱及防火牆等四部主機。區域網路系統上有公文管理系統、公文電子表單、備份系統、公文製作系統、會計系統、內部網路系統等主機。為有效於發生災害或電腦系統失效時，能迅速回復主機系統正常作業，於民國90年4月間建置「網路主機備份系統」。
（四）購置「內部網路備援主機」：為加強推動內部網路系統（Intranet），提高內部網路主機之可用性及備援性，於91年7月購置「內部網路備援主機」相關設備。
（五）擴充光纖網路交換機設備：為提昇電腦網路效能、維護網路安全及精進內、外部網站功能，外交部於民國91年10月擴充光纖網路交換機相關設備。
三、資訊應用軟體系統開發設計：
（一）人事薪資管理系統：民國89年將「人事與薪資管理系統」委外開發，於90年底完成驗收，並配合人事、薪資等條文修訂新增或修正功能，期將人事與薪資管理電腦化，以達到精簡人事、提高效率、改善管理、同時能隨時掌握最新人事動態之效能，將使人員管理、人事的調派更合理有效。
（二）外館視窗版會計系統：民國90年推廣至駐外各館使用，並於內部網站建置「駐外機構會計系統」網頁，作為與外館互動之橋樑。
（三）辦公室自動化電子表單簽核系統：配合行政院推動之電子表單系統作業，以提升行政效率，於民國92年10月推行第一階段作業項目：1.差勤簽核管理作業。2. 會議室管理作業。3.派車管理作業。4. 領物管理作業（文具用品類）。5. 檔管業務－調卷作業。推行成效大致良好，的確達成行政效率之提昇與行政資源之節省。並續於93年5月間規畫建置第二階段作業，範圍包含新增1.人事類「差勤管理」：「一人多時段差假」、「多人同時段差假」、及「機場借證函表」申請單；2.總務類：物品外購修繕申請單、公務名片申請單；3.資訊類：資訊零配件申購單、資訊設備借用申請單、電腦技術協助申請單；4.會計類：國內外出差旅費報告表等系統功能。外交部電子表單簽核系統除符合目前網路化資訊系統開發趨勢外，更期望在此一完善的基礎上，持續發展各項行政業務Ｅ化。
（四）外交部內部網站管理機制系統：此系統可建立內部網站網頁資料安全管理機制，加強外交部內部網站資料分級之管理及改採「自然人憑證」取代「帳號密碼」簽入之方式，以提升內部網站安全機制，除加強網路安全管理、建構提昇內部網站功能、監偵有心份子侵入外，並隨時紀錄同仁進出網站情形以加強內部網站功能。
（五）外館公文電子交換作業：外交部部內外各單位已全面推行電子公文交換作業，大幅提高公文傳送速度，且節省公文遞送經費。
四、資訊安全與維護：
（一）架購網際網路防火牆主機：外交部為改善個人電腦連上網際網路之不便及解決資料安全顧慮之問題，民國87年12月採購SUN公司Ultra 2型主機，並安裝為網際網路防火牆主機。並於91年6月建置「第2道防火牆系統」。
（二）網際網路網站、防火牆及電子郵件主機設備維護契約：為確保網際網路電子郵件主機、網站主機、防火牆主機及T1專線路由器能正常運作，民國91年3月間與廠商簽訂「網際網路網站、防火牆及電子郵件主機設備維護契約」。
（三）路由交換器設備維護契約：外交部於民國90年3月間與廠商簽訂「路由交換器設備維護契約」，並於91年12月續約，俾確保網路交換機設備能正常運作。
（四）建置「網際網路防毒主機」：外交部網路系統各主機上存放有重要資料，所面臨之安全危害，內者為同仁之疏漏，外者為病毒、駭客破壞，除需有防火牆做安全控管外，並需有防毒軟體保護，乃於民國90年10月間建置「網際網路防毒主機」。
（五）購置「防火牆日誌分析軟體」：為即時得知網路上各種通訊協定使用情形、頻寬用量、連線情形及安全事件等，於民國90年10月間採購「防火牆日誌分析軟體」，以瞭解防火牆上述使用情形，適時調整防火牆之控管規則，並可隨時或定期製作所需報表供參。
（六）網路防毒系統保固服務契約：為使網路防毒系統能正常運作，於民國91年10月簽訂外交部網路防毒系統保固服務3年契約。
（七）建置「網路入侵偵測系統」：為繼續辦理網路安全措施，阻絕有心人蓄意入侵、破壞，確保外交部資料、系統、設備及網路之安全，於民國91年12月建置「網路入侵偵測系統」。
五、加強同仁運用資訊能力：外交部於九十三年度實施電腦教育訓練，先後舉辦「電腦簡易維修DIY」、「Windows XP班」、「資通訊安全防護班」、「自然人憑證說明會」、「自然人憑證應用班」、「自然人憑證報稅班」、「Word基礎班」、「Excel初級班」、「Access資料庫」、「網際網路操作班」、「Power Point 簡報班」、「主管電腦操作班」、以及「外調同仁電腦操作班」等電腦研習班，合計開辦120梯次，共有2,900人次受訓，大幅提升同仁公文製作能力及行政效率。
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