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第三節 檔案與資訊管理
壹、前言
外交部檔案資訊處（簡稱檔資處）職掌檔案管理、外交史料之研究編印及辦公室自動化與電腦資訊之辦理、管制及運用。下轄兩科一中心，第一科辦理檔案管理及史料編印；第二科辦理資訊行政；資訊中心辦理有關資訊技術工作。茲分述如下：
貳、檔案管理
一、外交檔案資料之保管：
（一）北投檔庫：外交部北投檔庫存有民國十六年迄九十二年十二月之檔案共計九九、六三九冊，為目前國內保存外交檔案最豐富、最完整之庫藏。為強化北投檔庫之安全措施，已增設夜間警衛及安裝電視監控系統。
（二）中央研究院：外交部曾於民國四十五年將清末至民國十五年期間之檔案二萬一千餘冊寄存中央研究院近代史研究所，該所利用該批檔案已出版數十種史料專著，對於學術研究，頗具參考價值。另該所已將外交部寄存檔案完成電子目錄建檔，並將進行掃描影像光碟儲存計畫，以利檢索、查詢及檔案保存。
（三）故宮博物院：為使外交部檔案保存之工作更加妥善，同時增加機構間之相互交流及合作，外交部已於民國八十九年報奉行政院核可，將外交部保存之前清條約一七三件、疆界圖四○七幅及租界圖二○八幅寄存於國立故宮博物院，委託辦理修補裱褙之工作。雙方已於八十九年十月五日簽署「外交部保存之前清條約及界圖寄存國立故宮博物院協議書」，移交作業亦於九十年三月完成。
（四） 珍貴動產資料：外交部遵照行政院頒布之「中央政府各機關珍貴動產不動產管理要點」規定，於民國八十八年六月、八十九年一月、九十年一月、九十二年一月由檔資處四次彙整部內及駐外館處所保存之珍貴動產，計條約一、八九九件、疆界圖四○七幅、租界圖二○八幅、書畫類八十一幅、骨董類十九件（其中五件為護照樣本），均編號函知財政部國有財產局登錄在案。
（五）檔案電子儲存：外交部現有永久保存之歷史檔卷約四萬三千餘冊，自民國八十年四月起逐年編列經費，委外展開檔案拍攝縮影儲存工作。為因應新科技之趨勢，八十八年將縮影計畫改採掃描影像光碟儲存計畫；除將已縮攝之縮影片轉換成光碟片外，為確保檔案影像品質並依法進行檔案目錄建檔，於九十二年起逕以實體檔案掃描製作光碟，迄九十二年底已進行五期作業，完成一、九三一捲縮影片轉製為光碟四○○片，累計完成之永久保存檔案影幅共計四、八三一、五四九頁，建檔筆數七八三、九九一筆，總計燒錄光碟四○○片，並另複製乙份保存。
（六）檔案之移轉與銷毀：外交部依照行政院規定，每年清理已逾保管年限之檔案運送國史館篩選典藏，合計歷年移送國史館之外交檔卷達三萬九千餘冊。另配合檔案法第十二條及檔案法子法「機關檔案保存年限及銷毀辦法」第八條規定，於民國九十一年底將外交部各單位歸檔檔案中已逾保存年限（迄民國九十年底）檔案五、八四五冊簽報奉准銷毀，目前正分單位逐冊進行製作檔案銷毀目錄及辦理機密檔案解降密，俾送檔案管理局審核同意後銷毀。
二、外交檔案管理與應用：
（一）檔案管理SOP&FAQ：為促進外交部同仁對檔案管理作業之認識並便於查閱參考，除已陸續製作「檔案管理FAQ」（包含整卷及歸檔、檔案目錄建檔、調卷取卷及還卷、檔案銷毀作業、機密檔案管理等五個部分）及「歸檔作業SOP」外，並備有「外交部檔案審查作業說帖」，以便同仁辦理檔案解降密及開放應用檢討之參考。
（二）檔案影像線上調閱：外交部歷史檔案影像化作業所產生之光碟片，均將置入外交部檔資處資訊中心之電腦光碟櫃中，透過內部網路及公文管理系統之線上調閱功能，方便外交部內各單位線上調閱檔案影像。目前已先自亞太司、北美司及人事處等三個司處試辦線上調閱作業。
（三）法規之修訂：為配合檔案法相關規範並因應網路科技之快速發展及加強部內外各單位之資訊安全管理，爰就現行「外交部暨所屬各駐外機構檔案資訊管理注意事項」進行修訂，並將「檔案」與「資訊」分開分別訂定管理規範，修訂之「外交部暨所屬各駐外機構檔案管理注意事項」與「外交部暨所屬各駐外機構資訊管理注意事項」於民國九十一年十二月二十日發布施行。
（四） 外交檔案開放應用情形：為協助學術研究，外交部自民國八十年起個案許可研究學者借閱檔案；八十三年七月訂定「外交部檔案借閱規定」，開放部外人士借閱屆滿三十年以上之檔卷；嗣於八十五年提供外交部可借閱之檔案目錄一套，供申請人自電腦瀏覽並挑選擬借之檔案。檔案法施行後，外交部並配合檔案法相關規定，修訂「外交部檔案借閱規定」並更名為「外交部檔案應用規定」。九十二年全年計有十九位中外人士申請借閱外交部檔案共二、一六六冊次。總計迄九十二年十二月底，累計有一五三位中外學者申請借閱，開放調閱檔卷總計一七、四六六冊次。
（五）外交檔案審查工作：為配合政府資訊公開，外交部積極辦理檔案之開放應用及檔案中所含機密公文之解降密等事宜，並成立「外交部檔案審查小組」，由外交部退休大使（代表）及簡任非主管人員擔任審查委員，自民國九十一年八月十二日起展開檔案審查工作，迄九十二年十二月底共計審查檔卷二、八六九冊。
（六）國家檔案徵集計畫：行政院研究發展考核委員會於民國九十一年十月三十一日召開「國家安全、美麗島事件與重大政治事件檔案訪查徵集機關協商會議」，決定依「國家檔案移轉辦法」以專案方式辦理相關檔案徵集，外交部檔案總計一、九九九冊在其徵集範圍之內。依據「國家檔案移轉辦法」第三條規定，檔案移轉前須就機密檔案進行機密等級之變更或解密事宜，本部已列入該專案擬移轉之檔案，已由「外交部檔案審查小組」及各相關業務單位著手進行審查事宜。另為配合未來檔案移轉作業程序之需，已於九十二年十二月完成該批檔案之目錄建檔。
（七）檔案金檔獎：檔案中央主管機關-檔案管理局為配合檔案管理新制之推動，辦理金檔獎評獎作業，促請各機關重視檔案管理。外交部於民國九十二年四月函送九十一年度檔案管理績效報告參加評選，檔案管理局於九十二年七月前來外交部及北投檔庫實地考評，對外交部檔案管理業務表示肯定，嗣於九十二年九月通知外交部獲頒九十一年度機關檔案管理金檔獎。
參、外交史料編纂
一、印行外交年鑑：
（一） 編撰外交年鑑：為使國人瞭解我國外交處境與外交工作方向，外交部於民國七十七年開始按年編印外交年鑑，回顧敘述各該年度之外交工作，除分送各有關機關、人士、圖書館外，並於國家書坊、三民書局、青年書局、台中五南文化廣場、彰化新進圖書公司等公開發售；「中華民國九十一年外交年鑑」已於九十二年八月底出版，共印製平裝本一、○○○冊及光碟書一、○○○片分送有關各單位參考；另各國重要圖書館、漢學機構及學者亦為寄贈對象。
（二）外交大事日誌：外交部追溯自民國元年一月一日起，按季編纂外交大事日誌，作為我外交活動之重要紀錄，惟僅印製單行本供內部參考；自七十七年起按年併編入外交年鑑內，提供各界參考。為充實外交大事日誌內容，於八十八年六月發布「外交大事日誌資料登錄標準及執行辦法」，並將駐外館處之重大活動一併納入，使「外交大事日誌」更能名實相符。
（三）網路瀏覽：為利民眾查詢，外交部自民國八十六年起將外交年鑑內容載入外交部對外網站，並於八十八年起委外設計網頁，增加照片圖檔及全文檢索功能，增加年鑑上網之實用性。
二、編製外交年表及報告：外交部歷年編纂之外交史料計有「外交部駐外使領館沿革一覽表」、「中國外交機關歷任首長銜名年表」、「中華民國駐外各公、大使館歷任館長銜名年表」、「中華民國駐外代表處及辦事處歷任館長銜名年表」及「外交報告書」等。
三、編印外交檔案叢書：外交部將檔案以編年或專題方式編印「外交檔案叢書」，分政務及界務兩類出版。
（一） 政務類：外交部與中央研究院近代史研究所於九十年八月簽約合作辦理「外交部檔案叢書－政務類」第一期「陳大使雄飛口述外交史」計畫，現正審閱定稿中，預定民國九十三年出版；雙方另於九十一年十二月簽約進行政務類第二期外交檔案叢書「中日關係史料：從中日和約簽訂到斷交」編纂工作，已於九十二年十一月完成第一冊「中日和約之談判與簽訂」初稿之編纂。
（二）界務類：第一期「界務類」叢書編纂有關東北、新疆及中蘇關係等界務資料共計四冊，已於民國九十年十二月出版。九十年十一月，以西南及西藏為主題之「界務類」第二期計畫，亦完成編纂。
肆、資訊管理
一、提昇網路資訊提供及交換功能：
（一）設置網際網路網站：外交部新媒體服務站於民國八十五年七月正式啟用，網址為www.mofa.gov.tw。八十七年八月全面規劃網站資料架構及網頁，隨時提供外交參考資訊。包括八大類中文資訊，六大類英文資訊及全文檢索等多種查詢方式。八十六年十一月外交部領務局另設置領務資訊專用服務網站，網址為www.boca.gov.tw，內置領務資訊及出國旅遊暨預警參考訊息；民眾可自網站擷取領務相關申請書表格填用及直接上網查詢其護照申辦進度。
（二）建立資訊資源流通共享環境：為提昇外交部電腦網路效能，民國八十七年十二月增置網路設備「網路交換器」及汰換現有部份網路設備，完成內部網路（Intranet）硬體環境之整合，各單位可以該網路架構共用網路上資源（含印表機、檔案）。
（三）建置內部網路主機：為提昇外交部內部網站主機之效能以推動部內、外各單位資料及資源之共用、共享，民國八十九年一月架購內部網路主機壹部，部內、外各單位已可透過網路環境連上外交部之內部網路（Intranet）主機，以提供「首長重要講話」、「本部重要會議」、「內部資訊」、「電子公布欄」、「網路安全」、「遠距教學」、「司處資料」、「參考資料」···等網頁及內部網路作業。
（四）公文電子化：外交部於民國八十五年七月建置完成Internet新媒體服務站，並開始推行部內、外各單位建置網際網路，至八十七年十二月底，部內各單位及一一○個駐外館處已能順利用中文通信。自八十七年六月起進行「公文電子交換」試辦作業，第一階段先選擇五個部內單位及十四個外館試辦，針對非機密又非緊急之公文採「電子交換」之方式傳遞。第二階段八十八年元月起擴大實施。
（五）配發同仁電子郵件信箱：為使外交部業務承辦人均設置專用電子信箱以配合推動「電子化\網路化」政府提昇本部行政效率，於民國八十九年四月配發每位同仁本部網域之電子郵件信箱乙個。
二、強化資訊基礎建設：
（一）架購網域名稱（DNS）及電子郵件主機：外交部於民國八十五年三月間購置SGI公司INDY R4600PC型主機，做為外交部電子郵件及網域名稱（DNS）主機，在電子郵件方面原僅供各單位主管及收發用。為確保外交部與駐外單位電子郵件之安全及便利管理，配發駐外各單位外交部網域之電子郵件信箱，因該郵件主機於速度、容量及電子郵件管理等方面，均漸已無法負荷，爰於八十八年九月採購SUN公司E250型主機，以提昇外交部網際網路效能，並續推動電子郵件收發文作業。其後陸續架購防火牆、不斷電系統設備（UPS）、更新網路設備、提升上網專線至T1速率、架購新電子郵件主機。
（二）擴充網際網路網站主機：為配合新聞文化司委外建置外交部網際網路網站主機「網頁模板維護系統」建置案，於民國八十九年二月擴充網站主機中央處理器（CPU）、記憶體及硬碟等相關配備。目前外交部同仁（含外交領事人員講習所、亞東關係協會、北美事務協調委員會）均以T1專線方式直接連上部內、外網站，不需再以數據機方式撥接上網。（謹註：外講所、亞協、北協，為配合「視窗版公文管理系統」之實施，與外交部資訊資料之連繫，已於八十八年十二月分別安裝T1數據專線連接，同時亦可提供連接網際網路及內部網路。）
（三）擴充內部網路主機：外交部於民國八十九年一月間購置Compaq公司網路主機一部，目前該主機安裝有NT Server 4.0、IIS
4.0、SQL7.0，部內外各單位可連上該主機，以進行內部網路作業，鑒於該NT主機攸關外交部內部網路系統運作之穩定性，且該部現正積極推動內部網路（INTRANET）系統，各單位同仁使用量大幅增加，乃於九十年四月間擴充主機之CPU、記憶體及硬碟容量，以加強及確保「內部網路主機」之正常運作。
（四）建置「網路主機備份系統」：外交部網路系統係由網際網路系統及區域網路（內部網路）系統所組成，網際網路系統上有電子郵件、網站、部長信箱及防火牆等四部主機。區域網路系統上有公文管理系統、公文電子表單、備份系統、公文製作系統、會計系統、內部網路系統等主機。為有效於發生災害或電腦系統失效時，能迅速回復主機系統正常作業，於民國九十年四月間建置「網路主機備份系統」。
（五）購置「內部網路備援主機」：為加強推動內部網路系統（Intranet），提高內部網路主機之可用性及備援性，於九十一年七月購置「內部網路備援主機」相關設備。
（六）擴充光纖網路交換機設備：為提昇電腦網路效能、維護網路安全及精進內、外部網站功能，外交部於民國九十一年十月擴充光纖網路交換機相關設備。
三、資訊應用軟體系統開發設計：
（一）人事薪資管理系統：民國八十九年將「人事與薪資管理系統」委外開發，於九十年底完成驗收，並配合人事、薪資等條文修訂新增或修正功能，期將人事與薪資管理電腦化，以達到精簡人事、提高效率、改善管理、同時能隨時掌握最新人事動態之效能，將使人員管理、人事的調派更合理有效。
（二）外館視窗版會計系統：民國九十年推廣至駐外各館使用，並於內部網站建置「駐外機構會計系統」網頁，作為與外館互動之橋樑。
（三）內部網站改版正式實施電子公布欄作業：為推行「無紙化政策」及縮短公文傳遞時間，外交部於民國九十一年四月十五日正式實施「電子公布欄」作業，將相關公文上載至電子公布欄，可兼收「提昇工作效率」及「減紙」之效果，實施以來成效良好。
（四）外交部內部網站管理機制系統：此系統可建立內部網站網頁資料安全管理機制，除加強網路安全管理、建構提昇內部網站功能、監偵有心份子侵入外，並隨時紀錄同仁進出網站情形以加強內部網站功能。
（五）外館公文電子交換作業：外館公文電子交換作業之推動，目前已選擇十一駐外館處先行試作。
四、資訊安全與維護：
（一）架購網際網路防火牆主機：外交部為改善個人電腦連上網際網路之不便及解決資料安全顧慮之問題，民國八十七年十二月採購SUN公司Ultra
2型主機，並安裝為網際網路防火牆主機。並於九十一年六月建置「第二道防火牆系統」。
（二）網際網路網站、防火牆及電子郵件主機設備維護契約：為確保網際網路電子郵件主機、網站主機、防火牆主機及T1專線路由器能正常運作，民國九十一年三月間與廠商簽訂「網際網路網站、防火牆及電子郵件主機設備維護契約」。
（三）路由交換器設備維護契約：外交部於民國九十年三月間與廠商簽訂「路由交換器設備維護契約」，並於九十一年十二月續約，俾確保網路交換機設備能正常運作。
（四）建置「網際網路防毒主機」：外交部網路系統各主機上存放有重要資料，所面臨之安全危害，內者為同仁之疏漏，外者為病毒、駭客破壞，除需有防火牆做安全控管外，並需有防毒軟體保護，乃於民國九十年十月間建置「網際網路防毒主機」。
（五）購置「防火牆日誌分析軟體」：為即時得知網路上各種通訊協定使用情形、頻寬用量、連線情形及安全事件等，於民國九十年十月間採購「防火牆日誌分析軟體」，以瞭解防火牆上述使用情形，適時調整防火牆之控管規則，並可隨時或定期製作所需報表供參。
（六）網路防毒系統保固服務契約：為使網路防毒系統能正常運作，於民國九十一年十月簽訂外交部網路防毒系統保固服務三年契約。
（七）建置「網路入侵偵測系統」：為繼續辦理網路安全措施，阻絕有心人蓄意入侵、破壞，確保外交部資料、系統、設備及網路之安全，於民國九十一年十二月建置「網路入侵偵測系統」。
五、加強同仁運用資訊能力：外交部於九十二年度實施電腦教育訓練，先後舉辦「Windows XP班」、「Office XP班」、「Word公文範本班」、「網際網路操作班」、「網頁資料處理維護班」、「外交部電子表單操作班」、「部次長與一級主管暨夫人電腦操作班」、「Access資料庫軟體」、「Excel試算表軟體班」、「Power
Point 簡報製作班」、「如何上網收聽廣播班」、「NetMeeting班」等電腦研習班，合計開辦一○一梯次，共有二、二○○人次受訓，大幅提升同仁公文製作能力及行政效率。
六、制定符合現實之作業規範：為建立部內、外各單位資訊安全控管機制，確保資訊設備與網路傳輸資料安全，維護資訊作業安全與管理，防止人為疏失、舞弊及破壞，避免機密資料外洩情事發生，特於民國九十年四月間訂頒實施「外交部暨所屬各駐外機構資訊安全作業規範」。
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