第五節 總務工作
壹、業務執掌
總務司掌理業務包括：
一、文書之收發、繕印、印信典守及外交郵袋事項。
二、經費之出納、保管事項。
三、駐外各館處庶務及財產管理事項。
四、營建修繕、公產、公物保管及技工、工友之管理事項。
五、各項採購事項。
六、其他不屬於各司、處事項。
總務司各科、組之職掌如次：
一、文書科：
（一）文件總收文、總發文及傳遞：外交部與國內外各機關、團體或個人間之往來文件，均由本科辦理總收文登記後分送部內外各單位。
1、總收文作業：包括文件及郵袋（包）簽收、拆封、分文、登記、編號、輸入電腦、電腦列印收文清單、分送單位、查文、收文改分、編列收件月統計表、編印收文登記冊送檔資處存檔等。
2、總發文作業：包括收件、核對、用印、查文、裝封、封發、退稿、編列發文月統計表，並編印發文登記冊送檔資處存檔等。各單位部發文件亦由本科用印後發文。
3、依據行政院「機關公文電子交換作業辦法」之規定辦理電子收發文作業。
4、電子收文作業包括進入電子信箱或電子系統收文、列印、清點來文數量、登錄、分文、編號、輸入電腦、分送單位等。
5、電子發文作業包括各單位判行公文存檔、發文（國內機關用電子公文EDI∕駐外館處用電子信箱∕部內各單位用NOTES系統）、退稿、登錄、送回原單位。
6、公文遞送：包括公文交換、信差專送、郵寄、快遞、電子交換及外交或公務郵袋遞送等。
（二）外交郵袋：外交部及我政府各級機構與駐外館團處間，以及駐外各館團處間寄遞往來公文及駐在國政府准許寄送之公務用品往返，均以外交或公務郵袋遞送。
1、依據維也納外交公約之規定，外交郵袋享有免檢待遇，故本部對於外交郵袋作業管制十分嚴格，本部並訂有「外交部外交（公務）郵袋作業要點」以為規範。目前119個駐外館處中，63個館處享有免拆、免驗及免稅之外交或公務郵袋禮遇。
2、外交郵袋寄遞方式包括空運（AIR CARGO）、郵局航掛或國際快捷郵件、航機便帶（限英國）、交國際快遞公司（DHL或UPS）遞送等。
（三）印信典守：除掌管外交部 26枚（本部1枚、大使館23枚、總領事館2枚）印信外，並負責駐外各館處印信之申領、換發、補發、繳銷等業務。
二、出納科：
（一）定期憑會計處付款憑單向財政部臺北區支付處領取經費，供外交部各項支付之用。
（二）各項支付項目，根據會計處付款憑單送財政部臺北區支付處簽發國庫支票逕付受款人。如有自領項目，則領回轉發。
（三）根據會計處編製之各項外幣收支傳票，辦理各項專案、出差旅費、駐外各館處經費及駐外同仁薪資等之撥發、電匯、代收及代繳事宜。另辦理上述外幣之各項結匯業務、收繳駐外館處匯回外交部之各款項。
（四）辦理國內薪資核發作業。
（五）發放同仁、駕駛及工友之薪津、交通費及各項津貼。
（六）辦理駐外薪資核發作業。
（七）登錄執行完成之收支傳票於現金出納登記簿並將有關傳票送還會計處。
（八）每週及每月定期編製現金結存表及銀行差額解釋表送會計處分呈部次長核閱。
（九）依法扣繳外交部職雇員、駕駛、工友及駐外同仁薪資所得稅。
（十）辦理駐外各單位經費餘額之繳庫事項。
（十一）辦理各機關隨文致外交部現金、支票、匯票或其他有價證券之登記、編號、保管等事項。
（十二）代收各機關委託外交部代寄文件郵袋費並繳庫。
（十三）保管零用金及支付新臺幣壹萬元以下之零用金項目。
（十四）收取得標廠商履約保證金、保固金及銀行開具之連帶保證書。
（十五）辦理外交部同仁郵政公教優惠存款。
（十六）核發外交部員工年度所得扣繳憑單與各類保險繳費證明單。
（十七）開立有關各項代收款項之收據。
（十八）配合集中採購電子化推動方案執行電子支付作業。
（十九）配合辦理海外賑災捐款收納業務。
三、庶務科：
（一）同仁調動、進修、返國述職、返國宣誓及公務出國之機票核發業務及代訂旅館：外交部與駐外館處間之人員內外對調，各館處間之人員互調、返國述職、出席國際會議之機票，均依規定按最直接之路線核發。
（二）備辦禮品：辦理贈送訪問我國外賓及國內各界之公務禮品，依受禮者之身分及背景，辦理首長出訪致贈禮品之採購、包裝及派送等業務。
（三）承辦駐外各館處衛星電話配發及管理。
（四）駐外各單位館舍及館長職務宿舍、車輛、本部及境外各派駐單位公款購置之國有財產之管理：駐外各單位館舍及館長職務宿舍之購建、租賃及修繕、執行各單位合署辦公房舍租賃；駐外各單位公務車輛汰換預算編列、匯撥及核銷；駐外各單位財產之登記及管理；駐外各單位購置費預算編列、分配使用及核銷。
（五）代辦外館委託庶務事項：駐外館處有需要在國內印刷、採購、轉送之公務事項概依其委託辦理。
（六）辦理平安保險：對應邀來訪之外賓、因公出差或調動之同仁，均依規定公開招標與廠商簽訂合約並辦理綜合保險。
（七）管理機場貴賓室：外交部在臺灣桃園國際機場第一及第二航廈各租用貴賓室一間，供訪問我國外賓及高層官員出訪時使用。
四、管理科：
（一）外交部所經管不動產之登錄、變更、呈報及所有權狀之保管。
（二）財產帳目之編號、登錄變更及呈報事項。
（三）外交部所屬各辦公房舍、各宿舍之管理、調配、維修、整建及環境維護等事項。
（四）外交部辦公大樓、北投檔庫大樓、臺北賓館及使館專區大樓設備之管理、維修（包括電梯、電話、空調系統等）。
（五）技工、工友之進用、管理、考核及退撫等事項。
（六）有關宴會場地之籌辦（含總統就職慶祝酒會、外交部大樓國慶彩牌及燈飾等）。
（七）各型會議及集會場地之準備（含迎送國賓軍禮臺之搭建、臺北賓館開放參觀活動）。
（八）各種公物之配發（包括辦公用具、雜物用品等）。
（九）福利事項（包括員工餐廳、醫務室、福利社、交誼廳、洗衣部、理髮廳、員工消費性貸款、交通補助、勞健保、加班費審核等事項）。
（十）部次長交辦之婚、壽喜屏及輓額之繕寫與寄送。
（十一）部次長交辦之宴會等交際事宜。
（十二）博愛特區及重要路段懸掛來訪友邦國旗事宜。
（十三）優質雙語環境建置、製作標示符碼及職員銜名牌事宜。
（十四）本部清淨家園、節能減碳、綠色採購等環保業務。
（十五）「懷遠新村職務宿舍改建工程」及「財團法人民主基金會延續房舍整建（第二期興建）工程計畫」兩工程案。
（十六）執行外交部工程查核督導小組業務，定期查核外交部國內、外營建工程之品質、進度及工安等。
五、採購科：
（一）辦理外交部營建工程之建築師評選、工程發包、簽約等事宜。
（二）辦理外交部逾新臺幣10萬元之財物、勞務及工程採購案。
（三）外交部新臺幣10萬元以下公務用品之採購及同仁名片印製。
（四）協助駐外館處辦理逾新臺幣10萬元之採購案。
（五）辦理我國援外財物、勞務及工程採購案。
（六）辦理各類採購案標單製作、發包、商情調查、擬訂底價、開標決標、簽訂契約、收受與發還押標金、履約保證金、保固金及協辦廠商履約、驗收事項。
（七）辦理因採購事宜所衍生與廠商間之法律訴訟事件。
（八）推動與執行電子化採購（包含電子領標投標）。
（九）逐案核准、通案核准外交部所屬機關（構）所辦理須報上級機關核准、核定、同意備查之採購案件。
（十）提供外交部各單位及各駐外館處有關採購法規之法令諮詢及執行採購事宜之意見。
六、交通組：
（一）車輛調度與管理：禮車、公務車、行李車、交通車之調派及協調，以及車輛租賃、保險與理賠、保養與維修、變賣與報廢等事宜。
（二）駕駛之管理與考核：駕駛之進用與考核，生活紀律之督導，工作效率及服務品質之提升及駕駛請、休假之登錄。
（三）行政事務：車輛牌照稅與燃料費之繳交，駕駛加班費、誤餐費之審核，車輛每月行駛里程各式報表之統計。
貳、年度工作概況
一、總收文共54,219件。
二、總發文共60,586件（正本45,586件，副本15,000件）。
三、核發因公赴國外出差人員綜合保險及外賓團體旅行平安保險單計3,500件。
四、核發機票1,507張。
五、機場貴賓室接待241批，共1,426人。
六、駐外館處汰換公務車輛計69輛。
七、協辦本部宴會410場次、台北賓館宴會59場次。
八、辦理臺北賓館開放參觀活動63場次，參觀人數約30,918人。
九、辦理友邦元首訪問我國軍禮臺搭設重新招標事宜。
十、依據行政院「國有宿舍及眷舍房地加強處理方案」，收回退休人員宿舍並對佔用者提出訴訟。
十一、各級職務輪調宿舍維護管理事宜。
十二、辦理分發外交部替代役男宿舍整修改裝案。
十三、安排會議及集會場地1,422次。
十四、繕寫部次長交辦之婚、壽喜屏及輓額等共計2,718件。
十五、外交部聯誼室、理髮廳、洗衣部等合作廠商續約。
十六、承辦外交部辦公大樓、各級宿舍及天母使館專用區全年度修繕、維護及財物勞務採購案件。
十七、完成外交部辦公大樓、亞協、北協、領務局、外講所、檔庫及部次長官邸火險及地震險之簽約，建築物及消防安全檢查暨水塔清潔與化糞池抽取等工作。
十八、外交部辦公大樓、部次長職務宿舍等清潔人力採購案續約。
十九、舉辦外交部消防講習及滅火器、瞄子實地操作，並辦理年度防護團講習。
二十、調派禮車466次。
廿一、調派公務車9,230次。
廿二、調派行李車1,022次。
廿三、辦理逾10萬元之採購案共158件，總金額新臺幣393,063,625元。
廿四、辦理中央機關共同供應契約下單訂購，共下訂339件，總金額新臺幣41,357,805元。
廿五、辦理10萬元以下之小額採購案共3,189件。
廿六、辦理外交部懷遠新村職務輪調宿舍改建工程之發包及開工。
廿七、辦理「財團法人臺灣民主基金會延續房舍整建（第二期興建）工程計畫案」技術服務廠商評選作業及後續規劃設計等事宜。
廿八、推動駐約旦代表處辦理自建館、宿舍案。
廿九、協助駐外單位：總領事館印信及職章繳銷各1枚、公務章申領1枚、公務章繳銷8枚，及其他印戳繳銷1枚。
三十、配合政府「節能減碳」政策，公務車用油減少8.15%，用電量下降0.14%，綠色採購（採用環保產品）比例達84%。