第三節 檔案與資訊管理
壹、前言
外交部檔案資訊處職掌檔案管理、外交史料之研究編印及辦公室自動化與電腦資訊之辦理、管制及運用。
貳、檔案管理及運用
一、檔案管理：
（一）檔案保管：外交部建置北投檔庫專門接管各單位歸檔檔案，迄民國96年12月移入之外交檔案共約16萬3千餘冊。外交部曾於民國45年將清末至民國15年間具有歷史意義之檔案21,000餘冊寄存中央研究院近代史研究所，該所利用該批檔案已出版數十種史料專著，對於學術研究，頗具參考價值。此外，為使外交檔案資料保存之工作更加妥善，同時增加機構間之相互交流合作，外交部已於民國89年報奉行政院核可，將外交部保存之前清條約173件、界圖611幅(租界205幅、疆界406幅)以及至民國95年底已逾年限約本702冊，悉數寄存於國立故宮博物院。另外交部北投檔庫亦接受各單位辦畢條約約本之歸檔，經列屬珍貴動產之條約約本計1,900件，列非珍貴動產之條約約本計687件，兩項總計共2,587件。
（二）檔案影像線上調閱：外交部歷史檔案影像化作業所產生之光碟片，均置入外交部檔資處資訊中心之電腦光碟櫃中，透過內部網路及公文管理系統之線上調閱功能，方便外交部內各單位線上調閱檔案影像，為提升調閱效率，降低網路頻寬壅塞，減少同仁等待時間，外交部推陳出新應用新科技採用大容量外接式硬碟配發各單位，於內部網路資訊環境提供快速公文影像調閱，檔資處亦有專屬檔案管理替代役男提供各單位調閱公文影像服務。
（三）未來規畫：接續規劃三合一檔案管理系統建置及內部網路分權限調閱公文影像系統，有效整合掃描公文影像及公文電子檔分類管理，邁向E政府與國際接軌之新科技文件管理。
（四）檔案審查：為配合政府資訊公開，外交部積極辦理檔案之開放應用及檔案中所含機密公文之解降密等事宜，並成立「外交部檔案審查小組」，由外交部退休大使(代表)及簡任非主管人員擔任審查委員，自
（五）檔案移送：外交部依照行政院規定，每年清理已逾保存年限之檔案，送由國史館篩選典藏，合計歷年移送國史館之外交檔卷達39,000餘冊。
二、檔案運用：
（一）檔案影像線上調閱：外交部歷史檔案影像化作業所產生之光碟片，均置入檔資處資訊中心之電腦光碟櫃中，透過內部網路及公文管理系統之線上調閱功能，方便外交部內各單位線上調閱檔案影像。民國94年起更推陳出新，導入外接式硬碟先進影像調閱系統，提升即時調閱檔案公文影像效能，頗獲同仁好評。民國95年規劃新Vista版三合一檔案管理系統及成立「檔案之友知識分享工作圈」，定期聚會，以匯集外交精英智慧，建構高科技電腦知識團隊。
（二）檔案開放應用情形：為協助學術研究，外交部自民國80年起個案許可研究學者借閱檔案；民國83年7月訂定「外交部檔案借閱規定」，開放部外人士借閱屆臨30年以上之檔卷；嗣於民國85年提供外交部可借閱之檔案目錄一套，供申請人自電腦瀏覽並挑選擬借之檔案。檔案法施行後，外交部並配合檔案法相關規定，修訂「外交部檔案借閱規定」並更名為「外交部檔案應用規定」。自民國96年起外交部為便捷各界應用外交檔案，與中央研究院近代史研究所簽訂檔案寄存協議書，將外交部檔案寄存於該所檔案館，並委託檔案館代行檔案開放應用服務。
參、外交史料編纂
一、印行外交年鑑：
（一）編纂外交年鑑：為使國人瞭解我國外交處境與外交工作方向，外交部於民國77年開始按年編印外交年鑑，回顧敘述各該年度之外交工作，除分送各有關機關人士、圖書館外，並於國家書坊、三民書局、青年書局、台中五南文化廣場、彰化新進圖書公司等公開發售；「中華民國95年外交年鑑」於民國96年11月出版，共印製平裝本1,000冊，分送各有關單位參考；另各國重要圖書館、漢學機構及學者亦為寄贈對象。此外，為便利民眾查詢，外交部自民國86年起將外交年鑑內容載入外交部對外網站，並於民國88年起委外設計網頁，增加照片圖檔及全文檢索功能，增加年鑑上網之實用性。
（二）外交大事日誌：外交部自民國元年1月1日起，按季編纂外交大事日誌，作為我外交活動之重要記錄，惟僅印製單行本供內部參考；自民國77年起按年併編入外交年鑑內，提供各界參考。為充實外交大事日誌內容，於民國93年6月將原先之「外交大事日誌資料登錄標準及執行辦法」修正名稱為「外交大事日誌資料登錄及執行要點」。
二、編印外交年表及報告：
外交部歷年編纂之外交史料計有「外交部駐外使領館沿革一覽表」、「中國外交機關歷任首長銜名年表」、「中華民國駐外各公使館、大使館歷任館長銜名年表」、「中華民國駐外代表處及辦事處歷任館長銜名年表」及「外交報告書」等。
三、編印外交檔案叢書：
（一）界務類：第一期「界務類」叢書編纂有關東北、新疆及中蘇關係等界務資料共計4冊，已於民國90年12月出版。民國90年11月，以西南及西藏為主題之「界務類」第二期計畫亦完成編纂，已於民國94年9月出版。
（二）政務類：外交部與中央研究院近代史研究所簽約合作編纂第一期「陳大使雄飛口述外交史」及第二期「中日關係史料」計畫，迄民國96年底正執行完稿前之資料增補及校正工作。
肆、資訊管理
一、強化資訊基礎建設：
（一）外交部歷年來加強網際網路聯線效能，陸續架構防火牆、更新網路設備、租用政府骨幹網路(GSN)提升專線速率至T3，目前外交部同仁以T3專線直接連上網際網路，外交領事人員講習所、日本事務會、北美事務協調委員會及北投檔庫等單位以ADSL(速率由
（二）為降低網路遭侵入之風險，已裝設入侵偵測系統、防火牆系統、DNS網址預警系統、網路版防毒軟體及防毒牆，並持續升級及更新病毒碼，自動配送至每一個人電腦，由專人監控系統記錄，隨時警戒任何入侵行為。
（三）為兼顧同仁上網蒐集情資便利性及機敏密公文書之處理，於民國94年7月間建置內外雙網路環境。
（四）持續強化資訊機房之CCTV監控、門禁、消防、不斷電等設施，並異地備份資料。
（五）為增進部內網路安全性，建置電腦網卡位址管理機制，限制未經授權登記之電腦網路卡連結上網。
（六）規劃外交部及駐外機構資訊安全計畫，加速推動駐外館處與國內虛擬私有網路(VPN)，重整駐外館處網路架構。
二、資訊應用系統開發設計：
（一）「外交部公文管理系統」與「公文製作系統」：
外交部現行之視窗版公文管理系統包括總收發文作業、總收發電作業、單位收發作業、部次長作業、稽催管制作業，係於民國88年12月開始上線，多年來運用情形尚稱良好；其間配合公文法規及作業規定之修訂，並依據外交部研究設計委員會彙整各單位「公文系統意見調查表」修改現有公文系統程式，以提昇系統功能。
公文製作系統為配合民國94年全國實施公文直式橫書，已於民國93年度導入行政院研究發展考核委員會之公文製作共通服務平台「筆硯文書編輯系統」單機版，並隨時更新確保公文電子交換作業相容性。
（二）電子表單線上簽核系統：
遵照行政院推動辦公室自動化、加速文書減量及表單電子化流程，以提昇行政效能，有效縮短行政作業流程，落實「六減運動」之政策。
1、第一期作業，自民國92年10月實施項目：差勤簽核管理作業、會議室管理作業、派車管理作業、領物管理作業、公文調卷單申請作業。
2、第二期作業，於民國94年1月實施項目如下：
總務類：物品外購修繕申請單、公務名片申請單。
資訊類：資訊零配件申購單、資訊設備借用申請單、電腦技術協助申請單。
會計類：國內外出差旅費報告表。
3、第三階段作業，於民國95年10月實施，項目如下：擴充「駐外館處差勤管理系統」功能，有效管理涉密人員請假出境通報作業，增設總務類：借用行動電話申請單、中正機場貴賓室申請表；增設會計類：零用金(訪賓)線上申請單；擴充資訊類：電腦技術協助申請單、技協申請統計表功能。
（三）電子郵件系統：
外交部配合「雙網計畫」建置有內、外部電子郵件系統，係分屬兩部不同主機，均使用相同郵件帳號名稱，兩套功能一致但互不相連：內網電子郵件不對外連接，僅供外交部同仁傳遞有關部內公務(或司、處內部郵件)之非機密資訊郵件；外網郵件系統連接網際網路，可用於聯繫外館、外單位業務，供傳遞非機密資訊郵件。
（四）內部網站管理系統：
外交部設置內、外雙網之內部網站，提供法令規則、部(事)務會議及指示、新聞資料、公布欄、人事命令、司處業務資料、資訊服務、資訊安全專欄、教育文康、交流園地、遠距教學等各種多元訊息。民國91年4月開闢「電子公布欄」，將傳閱事項或週知性「非機密無附件」之紙本公文改以電子公告，外交部及外館同仁已嫻熟運用，不管身處何處上網，均能及時瞭解該部動態，大幅節省人、物力，提升公文傳遞效率。
（五）持續相關應用系統之維護事宜：
持續維護之系統：外館會計系統、外館薪資系統、人事管理資訊系統、外交部員工薪資系統、禮賓業務系統、條約協定查詢系統、資料庫預算系統。
（六）開發各類線上填報系統：
開發線上填報系統：資安稽核資料網上填報系統、外交年鑑線上彙總系統等可即時統計並彙整結果，有效提昇行政效率，輔助主管決策。
三、資訊安全與維護：
（一）健全資安組織：
遵照行政院規定，成立外交部「資通安全小組」，統籌督導推動資安業務，並責成各所屬單位成立「資通安全小組」或指派專人擔任資安官，執行資通安全督導及內部稽核工作。
（二）通過資訊安全認證：
外交部為資安A級單位，已於民國96年8月通過ISO-27001、CNS-27001認證。
（三）擴大資安監控範圍：
賡續配合NSOC(National Security Operation Center「國家資通安全防護管理服務」)提供之資安監測，有效防範駭客入侵。
（四）強化資訊安全及效率：
實施連網際網路限制措施，如點對點p2p及即時通訊軟體，並過濾如色情、賭博等不當網站，強化資訊安全及同仁工作效率。
（五）加強資訊安全宣導：
內部網站開闢「資訊安全」專欄，專欄內登載相關資訊安全措施提醒同仁注意。另定時舉行資安講習充實部內同仁資安觀念，並辦理相關返國述職資安講習，以提高駐外館處人員資安防護意識。
（六）落實資訊安全政策：
建置內外雙網路AD(Active Directory)主動式目錄基礎建設，落實個人電腦之資安規定及系統自動更新，減低人員疏忽造成資安漏洞。
（七）推廣憑證之認證機制：
運用公務機關憑證於E-Mail之加入電子簽章傳遞，以防範日益嚴重之冒名郵件。
（八）強化外交部與駐外館處資安人力：
外交部或駐外館處人員、配備達一定規模後建議設置資通訊專業人力。
1、於現有外派人力中挑選具資訊興趣與專長人員，實施資通訊專業人力培訓。
2、完備資安業務分工組織，落實資安查核工作。
四、加強同仁運用資訊能力：
（一）民國96年訓練課程以協助同仁熟悉各項軟體操作功能之軟體複習班為主，計有「Windows XP」、「中文輸入法」、「Office XP」、「Excel 、Access (初級及進階)」、「Outlook」、「網際網路操作」、「網頁資料處理及維護」、「網路資訊安全」、「公文管理系統操作」等多種應用軟體班，另加開與業務密切相關之套裝課程班，單位主管秘書班(含名單、名片、行程管理等)、新進人員班、新進調部人員班(含資通環境介紹、表單簽核、內部網站、公文製作系統)等訓練課程，並鼓勵司機、工友、警衛、有外放資格同仁之眷屬參與訓練課程，合計開辦89梯次，共有1,800人次受訓，大幅提升同仁公文製作能力及行政效率。
（二）派資訊專業人員至政府或民間機構接受較新之資訊專業課程，如：開放系統、資安維護等，以充實專業知識。
（三）遠距離教學：提供外交部部內、外同仁線上教學服務，包括Office系列課程及動畫、網頁製作等課程。