第三節 檔案與資訊管理
壹、前言
外交部檔案資訊處職掌外交部及駐外館處檔案管理、外交史料彙編及電腦資訊業務。
貳、檔案管理及運用
一、檔案管理：
（一）檔案保管：外交部設有檔庫一座，專門保管外交部所屬各單位已歸檔檔案，迄民國97年12月已移入外交檔案共約16萬3千餘冊。檔庫另保管年代較近並列為珍貴動產之條約約本1,025件，非珍貴動產之條約約本687件。
（二）檔案移送與寄存：下列文史專業典藏單位亦保管外交檔案：
1、國史館：外交部於民國91年「檔案法」實施前，陸續清理屆滿保存年限之檔案39,000餘冊，送交國史館篩選典藏。
2、檔案管理局：「檔案法」實施後，外交部將屆期檔案送交檔案管理局審核，經鑑定後審選接管為國家檔案者計3,357冊。
3、中央研究院近代史研究所：外交部於民國45年將清末至民國15年間深具保存價值之檔案21,000餘冊寄存中央研究院近代史研究所。民國96年增加寄放其他可對外開放應用之檔案於該所檔案館。
4、國立故宮博物院：外交部於民國89年將必須恆溫恆濕保存之前清條約173件、租界圖208幅、疆界圖407幅寄存於國立故宮博物院。民國96年另將至97年底即將屆滿30年之條約702冊寄存該院。
（三）檔案影像線上調閱：外交部檔案已逐步數位化，部分檔案已可經由調閱系統線上查閱。
（四）檔案審查：為配合政府資訊公開，外交部成立檔案審查小組，積極辦理檔案之開放應用及機密檔案之解降密事宜。自
二、檔案運用：民國97年受理民眾申請應用檔案計147人次，提供4,410冊檔案予外界應用。
參、外交史料彙編
一、編印外交年鑑：外交部自民國77年起開始按年編印外交年鑑，詳述各該年度之外交工作。為便利民眾查閱，自民國86年起外交年鑑內容已刊載於外交部網站。
二、編印外交檔案叢書：
（一）界務類：第一期「界務類」叢書編纂有關中國東北、新疆及中蘇關係等界務資料共4冊，已於民國90年12月出版。以中國西南及西藏為主題之第二期「界務類」叢書亦於民國94年9月出版。
（二）政務類：外交部與中央研究院近代史研究所簽約合作編纂第一期「陳大使雄飛口述外交史」。
肆、資訊管理
一、強化資訊基礎建設：
（一）外交部為提升辦公室業務自動化效率，歷年來不斷強化網際網路連線效能，陸續架構多重軟硬體防護設備，不斷引進最新資訊設備，提升專線速率。
（二）持續強化資訊機房門禁、消防、不斷電系統等設施，民國97年並建置資訊機房環控警示系統，重要資訊資料定期異地備份資料。
（三）增進網路安全及管制不明來源之設備上網，限制未經授權登記之電腦連結上網。
（四）配合外交部及駐外機構資訊安全計畫，建置駐外館處與國內虛擬私有網路系統。
二、資訊應用系統開發設計：
（一）「外交部公文管理系統」與「公文製作系統」：外交部公文管理及製作均已數位化，作業程序均依照公文相關法規設計，公文製作並已實施線上簽核。
（二）電子表單線上系統：遵照行政院推動辦公室自動化、加速文書減量及表單電子化流程，以提昇行政效能，有效縮短行政作業流程。民國97年運用電子表單系統與公文製作結合及推動「公文線上簽核」作業。
（三）電子郵件系統：外交部電子郵件系統有完整之防駭措施。
（四）內部網站系統：外交部設置內部網站，提供法令規則、部（事）務會議紀錄及指示、新聞資料、公布欄、人事命令、司處業務資料、資訊服務、資訊安全專欄、教育文康、交流園地及遠距教學等各種多元訊息。
（五）建置電子辦公室：外交部各單位依其業務特性與需要，將常用之業務功能電子化，可進行主管、部屬或同仁相互間之電子檔案傳遞，並藉由電子辦公室進行公文之分送、批示、影像檔調閱與辦理情形追蹤管理。
（六）自行發展應用系統：會計系統、薪資系統、人事管理系統、禮賓系統、條約協定查詢系統、預算系統、資安稽核系統、外交年鑑資料彙總系統、資訊設備系統及外交大事日誌系統。
三、資訊安全與維護：
（一）健全資安組織：成立外交部「資通安全小組」，統籌督導推動資安業務，並成立「資通安全會報」，由單位主管或駐外館長擔任召集人，定期集會，並指派專人擔任資安官，執行資通安全督導及內部稽核工作。
（二）通過資訊安全認證：外交部為資安A級單位，已於民國96年8月通過ISO-27001、CNS-27001認證。
（三）擴大資安監控範圍：配合「國家資通安全防護管理服務」提供之資安監測，防範駭客入侵。
（四）強化資訊安全及效率：外交部網際網路禁止使用點對點通訊軟體，並過濾色情、賭博等不當網站，強化資訊安全。
（五）加強資訊安全宣導：定時舉行資安講習，充實部內、外同仁資安觀念。
四、加強同仁運用資訊能力：
（一）民國97年訓練課程開辦53梯次，共1,213人次受訓，大幅提升同仁公文製作能力及行政效率。
（二）派資訊專業人員至政府或民間機構接受嶄新之資訊專業課程，進一步充實專業知識。
（三）遠距離教學：提供外交部部內、外同仁線上教學服務，並於內部網站設立遠距教學專區，彙整相關訓練機構之網站入口。