外交通訊No.36第4期

籌辦工作─梳理 10 年超過 8 千件案卷 規劃之初 ， 非政府組織國際事務會即希望 10 週年活動是一場青春 、 熱鬧 、 活潑且充滿溫 馨的茶會 。 整個活動除了能讓歷屆青年大使重 聚一堂 ， 凝聚情誼外 ， 也可搭配影像與照片展 覽 ， 以呈現青年大使 10 年的成長歷程 。 考量活 動規模 ， 場地最後敲定在可容納數百人且具有 歷史性的古蹟建物─臺北賓館舉辦 ， 時間則為 呼應計畫開辦 10 年有成 ， 選在國慶日後的 10 月 13 日舉辦 ， 而秘書處也協助在繁忙的國慶檔期 保留場地 ， 是活動順利進行的重要推手 。 為了通知歷屆青年大使活動相關訊息 ， 非 政府組織國際事務會同仁自年中即積極參與歷 屆青年大使團員的餐敘及聚會 ， 並運用各社群 網站 ， 預告 10 週年茶會活動 ， 鼓勵青年大使踴 躍參與 ， 因此在規劃階段 ， 已有為數不少的青 年大使留言詢問相關細節 ， 俟茶會確期公布 ， 短短 3 週內 ， 報名人數即已超過 300 位 ， 迴響熱 烈超乎預期 ， 也顯示此一計畫對青年大使的深 遠影響 。 為了重現青年大使當年出訪的點點滴滴 ， 喚起大家年少青澀的回憶 ， 非政府組織國際事 務會花了近兩個月的時間整理過去 10 年的檔卷 資料 。 這項工程浩大 ， 主要挑戰在於 10 年來所 累積的公文量驚人 ， 平均每年有高達上千件案 號 ， 而且本計畫開辦前 6 年 （ 2009-2013 ） 係由 地域司與研設會輪流舉辦 ， 舊卷分散各單位 。 所幸 ， 資訊及電務處近年來建立的 「 數位檔案 管理系統 」 發揮極大功效 ， 讓承辦同仁得以依 照承辦單位 、 年度 、 檔名等關鍵字 ， 梳理龐大 的資料庫 ， 蒐尋每年的成果報告 、 照片及影像 檔 ， 並重現每一年的人數 、 團數及出訪情形 。 在這漫長的檔案整理過程裡 ， 公眾外交協 調會的胡子友攝影官先生亦大力襄助 ， 將他過 去 10 年有關本計畫官方場合的攝影數位檔案提 供承辦單位參考 ； 舉凡總統 、 副總統 ， 以及歷 任部長與青年大使互動的情形 ， 每一張均生動 鮮明 ， 大大提升照片展覽的深度與廣度 。 此外 ， 為了加強歷年照片 、 影片的豐富 性 ， 承辦同仁也逐一瀏覽各年度青年大使臉書 粉絲團網頁 ， 尋找出精彩動人的影像 ， 並鼓勵 青年大使提供往年出訪的照片 ， 以及具代表性 的紀念品 ， 期盼讓 10 週年茶會活動更為生動 。 活動現場氣氛熱烈 超過廿位駐臺使節及代表官員出席共襄盛舉 外交情 Official Column 38