第三節 檔案與資訊管理
壹、前言
外交部檔案資訊處（簡稱檔資處）職掌檔案管理、外交史料之研究編印及辦公室自動化與電腦資訊之辦理、管制及運用。下轄兩科一中心，第一科辦理檔案管理及史料編印；第二科辦理資訊行政；資訊中心辦理有關資訊技術工作。茲分述如下：
貳、檔案管理
一、外交檔案保管情形：
（一）外交部曾於民國四十五年將清末至民國十五年期間之檔案二萬一千餘冊寄存中央研究院近代史研究所，該所利
用該批檔案已出版數十種史料專著，對於學術研究，頗具參考價值。另該所已將外交部寄存檔案完成電子目錄
建檔，並將進行掃描影像光碟儲存計畫，以利檢索、查詢及檔案保存。
（二）外交部依照行政院規定，每年清理已逾保管年限之檔案運送國史館篩選典藏，至民國九十一年底經清理已逾保
管年限之外交檔卷計二六、九一九冊，已陸續分批移送該館。合計歷年移送國史館之外交檔卷達三萬九千餘冊
。
（三）外交部北投檔庫存有民國十六年迄九十一年十二月之檔案共計九八、九八九冊，為目前國內保存外交檔案最豐
富、最完整之庫藏。為強化北投檔庫之安全措施，已增設夜間警衛及安裝電視監控系統。
（四）外交部遵照行政院頒布之「中央政府各機關珍貴動產不動產管理要點」規定，於民國八十八年六月、八十九年
一月、九十年一月、九十二年一月由檔資處四次彙整部內及駐外館處所保存之珍貴動產，計條約一、八九九件
、疆界圖四０七幅、租界圖二０八幅、書畫類八十一幅、骨董類十九件（其中五件為護照樣本），均編號函知
財政部國有財產局登錄在案。
（五）鑒於外交人員調動頻繁，為消除以往檔案積壓未整、未歸問題並建立檔案管理之正確觀念，「外調人員實習卡
」及「離職人員手續單」自民國八十八年八月起增列一項由檔資處檢查當事人承辦業務檔卷之規定，要求必須
整妥並建立移交清冊，方可放行，現經檔資處嚴格執行後，此一缺失已有大幅改善。另鑒於檔案法已於八十八
年十二月完成立法，其中第二十二條明定：「國家檔案至遲應於三十年內開放應用」，各學術團體及民意機構
對外交檔案向持濃厚興趣，故可預期今後各界人士向外交部申請調閱檔卷將大幅增加。
（六）外交部暨所屬駐外館處所保管之檔卷，自民國九十一年十二月二十日起依新修訂之「外交部暨所屬各駐外機構
檔案管理注意事項」之規定辦理檔案管理事宜。
（七）為使外交部檔案保存之工作更加妥善，同時增加機構間之相互交流及合作，外交部已於民國八十九年報奉行政
院核可，將外交部保存之前清條約一七六件、疆界圖四０七幅及租界圖二０八幅寄存於國立故宮博物院，委託
辦理修補裱褙之工作。雙方已於八十九年十月五日簽署「外交部保存之前清條約及界圖寄存國立故宮博物院協
議書」，移交作業亦於九十年三月完成。
二、外交檔案電子儲存：
（一）視窗版總目錄：外交部原採用「王總管檔案總目錄管理系統」，屬DOS版，為因應千禧年效應，並使檔案資料
更形完備，已於民國八十八年十一月將所有資料轉換為視窗版總目錄，並著手修改「起、迄年」，統一以西元
紀年；重編各單位歸檔案卷之案次號，依序重排上架，同時修正錯誤，使架上實際檔卷與新版總目錄各欄位資
料完全吻合，以提昇全文檢索、調卷及統計之效率。迄九十一年六月中旬，外交部二十五個單位已全部完成修
訂。
（二）歷史檔案影像化：外交部自民國八十年四月起，將永久保存之歷史檔卷委外分批拍攝縮影儲存，迄八十七年計
執行六期，共完成二二、八八三冊檔卷之縮攝影片二、五六五捲。為因應新科技之趨勢，八十八年停止縮影計
畫，改採掃描影像光碟儲存計畫，並將已縮攝之縮影片先轉換成光碟片。自八十八年起至九十一年底，共完成
縮影檔案轉換光碟四期作業，合計完成一、七三一捲微縮片，影幅三、六七一、七五七頁，建檔筆數六０九、
八三四筆，總計燒錄光碟二七八片並另複製乙份保存。
三、檔案管理法制相關事項：
（一）修訂本部原「外交部檔案借閱規定」為「外交部檔案應用規定」：「檔案法」已自本（九十一）年元月一日起
施行，該法及相關子法（「檔案法施行細則」、「國家檔案移轉辦法」及「檔案閱覽抄錄複製收費標準」）對
於檔案應用（方式包括閱覽、抄錄及複製）之申請、審核、實施及收費均有規定，鑒於本部原「外交部檔案借
閱規定」與前述法律規定有若干出入或不足之處，爰修訂本部現行借閱規定為「外交部檔案應用規定」，並依
據檔案管理局印發之「機關檔案管理作業手冊」所列範例格式，製作本部檔案應用申請書及審核表，並於九十
一年五月二十八日發佈施行。
（二）研訂「外交部檔案審查小組作業要點」、「檔案審查作業注意事項」：為辦理本部檔案之開放應用及檔案中所
含機密公文之解降密等事宜，研訂「外交部檔案審查小組作業要點」及「檔案審查作業注意事項」，據以成立
本部「檔案審查小組」，並依「檔案審查作業注意事項」展開籌備作業，自民國九十一年八月十二日起展開審
查工作。
（三）修訂本部原「外交部暨所屬各駐外機構檔案資訊管理注意事項」為「外交部暨所屬各駐外機構檔案管理注意事
項」與「外交部暨所屬各駐外機構資訊管理注意事項」：為配合檔案法相關規範並因應網路科技之快速發展及
加強部內外各單位之資訊安全管理，爰就現行「外交部暨所屬各駐外機構檔案資訊管理注意事項」進行修訂，
並將「檔案」與「資訊」分開分別訂定管理規範，並於九十一年十二月二十日發佈施行。
（四）修訂本部原「外交部檔案及資訊資料存毀區分表」為「外交部檔案保存年限區分表」：為健全本部檔案管理、
保存、銷毀、移轉等作業之執行，爰依本部業務性質，並參考「機關檔案保存年限及銷毀辦法」、「機關檔案
保存年限區分參考表」及「機關檔案保存年限區分表編製原則及送核作業注意事項」等相關規定，修訂「外交
部檔案及資訊資料存毀區分表」並更名為「外交部檔案保存年限區分表」，以為機關檔案管理及區分保存年限
之準據，並依法函請檔案管理局審核中。
參、外交史料之編纂及運用
一、外交史料之編纂：
（一）外交年鑑：為使國人瞭解我國外交處境與外交工作方向，外交部於民國七十七年開始按年編印外交年鑑，回顧
敘述各該年度之外交工作，除分送各有關機關、人士、圖書館外，並於國家書坊、三民書局、青年書局、台中
五南文化廣場、彰化新進圖書公司等公開發售；自八十六年起並將年鑑內容置於外交部網站上，以供查考。「
中華民國九十年外交年鑑」已於九十一年八月底出版，共印製平裝本一、一００冊及光碟書一、０００片分送
有關各單位參考；另各國重要圖書館、漢學機構及學者亦為寄贈對象。為增加年鑑上網之實用性，自八十八年
起委外設計網頁，增加照片圖檔及全文檢索功能，以利民眾上網查閱。
（二）外交大事日誌：外交部追溯自民國元年一月一日起，按月編纂外交大事日誌，作為我外交活動之重要紀錄，惟
僅印製單行本供內部參考；自七十七年起按年併編入外交年鑑內，提供各界參考。為充實外交大事日誌內容，
於八十八年六月發布「外交大事日誌資料登錄標準及執行辦法」，並將駐外館處之重大活動一併納入，使「外
交大事日誌」更能名實相符。
（三）其他史料編纂：外交部歷年編纂之外交史料計有「外交部駐外使領館沿革一覽表」、「中國外交機關歷任首長
銜名年表」、「中華民國駐外各公、大使館歷任館長銜名年表」、「中華民國駐外代表處及辦事處歷任館長銜
名年表」及「外交報告書」等。
二、外交史料之運用：
（一）出版「外交檔案叢書」計畫：外交部將檔案以編年或專題方式，逐年編列經費出版「外交檔案叢書」。第一期
「界務類」叢書編纂有關東北、新疆及中蘇關係等界務資料共計四冊，已於民國九十年十二月出版。九十年十
一月，以西南及西藏為主題之「界務類」第二期計畫，亦完成編纂，預計將出版「西藏卷」二冊及「西南卷」
一冊。另與中央研究院近代史研究所合作辦理「外交部檔案叢書︱政務類」第一期「陳大使雄飛口述外交史」
計畫，於九十年十二月已完成初稿，現正審閱定稿中；雙方另於九十一年十二月簽約進行政務類第二期外交檔
案叢書「中日關係史料：從中日和約簽訂到斷交」編纂工作。
（二）開放部外人士借閱檔卷：為協助學術研究，外交部自民國八十年起個案許可研究學者借閱檔案；八十三年七月
訂定「外交部檔案借閱規定」，開放部外人士借閱屆滿三十年以上之檔卷；嗣於八十五年提供外交部可借閱之
檔案目錄一套，供申請人自電腦瀏覽並挑選擬借之檔案。檔案法施行後，外交部並配合檔案法相關規定，修訂
「外交部檔案借閱規定」並更名為「外交部檔案應用規定」。九十一年全年計有十三位中外人士申請借閱外交
部檔案共七二九冊次。總計迄九十一年十二月底，累計有一二七位中外學者申請借閱，開放調閱檔卷總計一四
、六九七冊次。
肆、資訊管理
一、設置網際網路網站：外交部網站於民國八十五年七月正式啟用，網址為www.mofa.gov.tw，於八十七年八月全面規劃網
站資料架構及網頁，隨時提供外交參考資訊。包括八大類中文資訊，六大類英文資訊及全文檢索等多種查詢方式。此
外，外交部領務局亦另設置領務資訊專用服務網站，網址為www.boca.gov.tw，於八十六年十一月間啟用，內置領務資
訊及出國旅遊暨預警參考訊息；民眾並可自網站擷取領務相關申請書。
二、購置網域名稱（DNS）及電子郵件主機：外交部於民國八十五年三月間購置SGI公司最新型主機，做為本部電子郵件及
網域名稱（DNS）主機，於電子郵件方面原僅供外交部各單位主管及收發用。為確保外交部與駐外單位電子郵件之安
全及便利管理，配發駐外各單位網域之電子郵件信箱，因該郵件主機於速度、容量及電子郵件管理等方面，均漸無法
負荷，於八十八年九月採購SUN公司E250型主機，提昇外交部網際網路效能，繼續推動電子郵件收發文作業。
三、購置網際網路防火牆主機：外交部為改善個人電腦連結網際網路之速率及加強資料安全防護，於民國八十七年十二月
採購SUN公司最新型主機，完成網際網路防火牆主機建制。
四、T1專線上網：外交部網際網路設立之初提供部內各單位帳號、密碼及電話號碼以數據機透過電話線路撥接上網，查覽
網站資料及收發電子郵件。嗣後陸續購置防火牆、更新網路設備、提升上網專線至T1速率、更新電子郵件主機、架設
內部網站，目前外交部同仁（含外交領事人員講習所、亞東關係協會、北美事務協調委員會）均以T1專線方式直接連
結部內、外網站，不再以撥接方式上網。
五、購置不斷電系統設備（UPS）：外交部為解決網路主機停電問題，於民國八十八年七月採購不斷電系統設備（UPS）乙
套，可提供外交部二樓主機房現有主機於斷電後自動即時提供四十八小時之供電。
六、公文電子化：外交部於民國八十五年七月建置完成Internet新媒體服務站，並開始推動部內、外各單位聯結網際網路，
至八十七年十二月底，部內各單位及一一０個駐外館處已能順利用中文通信。自八十七年六月起進行「公文電子交換
」試辦作業，第一階段先選擇五個部內單位及十四個外館試辦，非機密又非緊急之公文可採「電子交換」之方式傳遞
。第二階段則自八十八年元月擴大實施之範圍。
七、建立資訊資源流通共享環境：為提昇外交部電腦網路效能，外交部於民國八十七年十二月，增置網路設備「網路交換
器」及汰換現有部份網路設備，完成內部網路（Intranet）硬體環境之整合，各單位可以該網路架構共用網路上資源（
含印表機、及非機密檔案）。為便利部內同仁充分利用此等設施，以提高效率，特舉辦「外交部資訊資源流通共享說
明會」，會中介紹共用印表機及檔案、外交部區域網路現有系統簡介、文書軟體電腦檔案之轉換、電腦檔案管理及檔
案備份。
八、建置內部網路主機：外交部為提昇內部網站主機之效能以推動部內、外各單位資料及資源之共用、共享，乃於八十九
年一月架購內部網路主機壹部，部內、外各單位已可透過網路環境連上外交部之內部網路（Intranet）主機，以提供「
首長重要講話」、「本部重要會議」、「內部資訊」、「電子公布欄」、「網路安全」、「遠距教學」、「司處資料
」、「參考資料」等網頁及內部網路資訊。
九、擴充網站主機：為配合新聞文化司委外建置外交部網際網路網站主機「網頁模板維護系統」建置案，於民國八十九年
二月擴充網站主機中央處理器（CPU）、記憶體及硬碟等相關配備。
十、配發同仁電子郵件信箱：為使外交部業務承辦人均設置專用電子信箱以配合推動「電子化\網路化」政府提昇外交部行
政效率，於民國八十九年四月配發每位同仁本部網域之電子郵件信箱乙個。
十一、訂定「外交部暨所屬各駐外機構資訊安全作業規範」：為建立外交部所屬內、外各單位資訊安全控管機制，確保資
訊設備與網路傳輸資料安全，維護資訊作業安全與管理，防止人為疏失、舞弊及破壞，避免機密資料外洩情事發生
，特於民國九十年四月間訂定並發布實施「外交部暨所屬各駐外機構資訊安全作業規範」。
十二、擴充內部網路主機：外交部於民國八十九年一月間購置Compaq公司網路主機一部，目前該主機安裝有NT Server4.0、
IIS4.0、SQL7.0，部內外各單位可連上該主機，以進行內部網路作業，鑒於該NT主機攸關外交部內部網路系統運作之
穩定，且現正積極推動內部網路（INTRANET）系統，各單位同仁使用量大幅增加，乃於九十年四月間擴充主機之
CPU、記憶體及硬碟容量，以加強及確保「內部網路主機」之正常運作。
十三、建置「網路主機備份系統」：外交部網路系統係由網際網路系統及區域網路（內部網路）系統所組成，網際網路系
統上有電子郵件、網站、部長信箱及防火牆等四部主機。區域網路系統上有公文管理系統、公文電子表單、備份系
統、公文製作系統、會計系統、內部網路系統等主機。為有效於發生災害或電腦系統失效時，能迅速回復主機系統
正常作業，於九十年四月間建置「網路主機備份系統」。
十四、建置「網際網路防毒主機」：外交部網路系統各主機上存放有重要資料，所面臨之安全危害，內者為同仁之疏漏，
外者為病毒、駭客破壞，除需有防火牆做安全控管外，並需有防毒軟體保護，乃於民國九十年十月間建置「網際網
路防毒主機」。
十五、購置「防火牆日誌分析軟體」：為即時得知網路上各種通訊協定使用情形、頻寬用量、連線情形及安全事件等，於
民國九十年十月間採購「防火牆日誌分析軟體」，以瞭解防火牆上述使用情形，適時調整防火牆之控管規則，並可
隨時或定期製作所需報表供參。
十六、網際網路網站、防火牆及電子郵件主機設備維護契約：為確保外交部網際網路電子郵件主機、網站主機、防火牆主
機及T1專線路由器正常運作，於民國九十年三月間與廠商簽訂「網際網路網站、防火牆及電子郵件主機設備維護契
約」。
十七、路由交換器設備維護契約：為確保外交部網路交換機設備能正常運作，於民國九十年三月間與廠商簽訂「路由交換
器設備維護契約」。
十八、網際網路網站、防火牆及電子郵件主機設備維護契約：為確保外交部網際網路電子郵件主機、網站主機、防火牆主
機及T1專線路由器能正常運作，於民國九十一年三月與廠商簽訂『網際網路網站、防火牆及電子郵件主機設備維護
契約』。
十九、簽訂外交部網路防毒系統保固服務契約：為使網路防毒系統能正常運作，於民國九十一年十月簽訂外交部網路防毒
系統保固服務三年契約。
二十、擴充光纖網路交換機設備：為提昇外交部電腦網路效能、維護網路安全及改進內、外部網站功能，於民國九十一年
十月擴充本部光纖網路交換機相關設備
二一、建置『網路入侵偵測系統』：為繼續辦理網路安全措施，阻絕有心人蓄意入侵、破壞，確保外交部資料、系統、設
備及網路之安全，於民國九十一年十二月建置『網路入侵偵測系統』。
二二、路由交換器設備維護契約：外交部於九十一年為確保本部網路交換機設備正常運作，於民國九十一年十二月與廠商
簽訂『路由交換器設備維護契約』。
二三、民國九十一年度實施電腦教育訓練：舉辦「Windows2000班」、「Office XP班」、「Word公文範本班」、「網際網路
操作班」、「網頁資料處理維護班」、「中文輸入法班」、「部次長與一級主管暨夫人電腦操作班」、「資訊人員
專業班」、「Access資料庫軟體」、「Excel試算表軟體班」、「Power Point 簡報製作班」、「如何上網收聽廣播班」
、「NetMeeting班」等電腦研習班，共計九十四梯次，共有一、八九０人次受訓，大幅提升同仁行政效率。
二四、資訊應用軟體系統開發設計：
（一）外館視窗版會計系統：於民國九十年推廣至駐外各館使用。
（二）利用Microsoft Access軟體自行開發設計「軍禮及國宴作業軟體系統」，於民國九十年九月供禮賓司使用。
（三）人事薪資管理系統：於民國八十九年將「人事與薪資管理系統」委外開發，於九十年底完成驗收，並配合人
事、薪資等條文修訂新增或修正功能，期將人事與薪資管理電腦化以求達到精簡人事、提高效率、改善管理
的目標，同時因為能夠隨時掌握最新的人事動態，將使人員管理、人事的調派更合理有效。
（四）外館公文電子交換作業：外館公文電子交換作業之推動，目前已選擇十一駐外館處先行試辦。
（五）外交部內部網站管理機制系統：此系統可建立外交部內部網站網頁資料安全管理機制，加強網路安全管理並
建構提昇內部網站功能，同時可監偵有心份子侵入，並得隨時紀錄同仁進出網站情形以強化外交部內部網站
功能。
（六）內部網站增設「電子公布欄」：為推行「無紙化政策」及減短公文傳遞時間，外交部於民國九十一年四月十
五日正式實施「電子公布欄」作業，將相關公文上載至電子公布欄，可兼收「提昇工作效率」及「減紙」之
效果，施行以來成效良好。
（七）部內線上會議室系統：為有效管理會議室，外交部於民國九十一年一月一日部內會議室管理系統正式上線，
提供部內同仁會議室使用的即時資訊。
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