第三節　檔案與資訊管理

壹、前言

    外交部檔案資訊處（簡稱檔資處）職掌檔案管理、外交史料研究編印及有關辦公室自動化與電腦資訊之辦理、管制及運用。下轄兩科一中心，第一科辦理檔案管理及史料編印；第二科辦理資訊行政；資訊中心辦理有關資訊技術工作。茲分述如下：

貳、檔案管理

  一、外交檔案保管情形：

    （一）外交部曾於民國四十五年將清末至民國十五年期間之檔案二萬一千餘冊寄存中央研究院近代史研究所，該所利用該批檔案已出版數十種史料專著，對於學術研究，頗具參考價值。另該所已將外交部寄存檔案完成電子目錄建檔，並將進行掃描影像光碟儲存計畫，以利檢索、查詢及檔案保存。

    （二）外交部依照行政院規定，將每年清理已逾保管年限之檔案運送國史館篩選典藏，至八十九年底經清理已逾保管年限之外交檔卷計二六、九一九冊，正陸續分批移送該館。合計往年移送之外交檔卷將達三萬九千餘冊。

    （三）現北投檔庫有民國十六年迄八十九年十二月之檔案共計七三、九九七冊，另有條約原件一、九０五件、界圖六０六幅，為目前國內保存外交檔案最豐富、最完整之庫藏。另為強化北投檔庫之安全措施，已增設夜間警衛及安裝電視監控系統。

    （四）外交部為執行「珍貴文物保存」計畫，於八十九年二月完成將清末以降之疆界圖、租界圖共計六０六幅，委請專家採用RP保存系統，逐幅攤平以真空包裝，加抗氧藥劑，並訂製不銹鋼卷櫃，依尺寸大小，分屜平放，一改以往將界圖折疊置於封套，造成圖籍受損之缺失，以期能達到永續保存之效果。

    （五）外交部遵照行政院頒布之「中央政府各機關珍貴動產不動產管理要點」規定，於八十八年六月及八十九年一月由檔資處兩次彙整部內及駐外館處所保存之珍貴動產，計條約一、九０五件、疆界圖四０六幅、租界圖二００幅、字畫類七十九幅、骨董類十六件，均編號報國有財產局登錄在案。

    （六）鑒於外交人員輪調頻繁，為消除以往檔案積壓未整、未歸之問題並建立檔案管理之正確觀念，「外調人員實習卡」及「離職人員手續單」上，於八十八年八月起增列一項由檔資處檢查當事人承辦業務檔卷之規定，要求必須整妥並建立移交清冊，方可放行，現經檔資處嚴格執行後，此一缺失已有大幅改善。另 鑑於檔案法已於八十八年十二月完成立法，其中第二十二條明定：「國家檔案至遲應於三十年內開放應用」，各學術團體及民意機構對外交檔案向持濃厚興趣，故可預期今後各界人士向外交部申請調閱檔卷將大幅增加，倘舊卷不及時整理並移送檔庫集中保管，將嚴重影響外交部檔案開放與應用。為落實檔案統一管理，檔案光碟化及檔案之開放借閱，檔資處於八十九年八月通函部內各單位，將八十七年底前之未歸檔舊卷儘速整理裝訂及移送北投檔庫。經統計，截至十二月底各單位於五個月內已完成歸檔一０、五七四冊，數量極為龐大，佔應歸檔數量百分之二十三，為歷年各時期之冠，顯示本項工作在定期稽催查核下已有良好進展。

    （七）外交部所屬駐外館處所保管之檔卷一向受外交部「檔案資訊管理注意事項」之規範，惟鑒於重要案卷內容， 絕大部分與部內相關司處檔卷重複 ，且該類檔卷對外館同仁而言，僅為承辦業務之參考工具。就外交史料之考量，則仍以外交部檔卷為主體，故於八十八年六月酌予修訂外館檔案管理注意事項及「駐外館處危機處理作業綱領」中有關檔卷管理之相關條文，中止接收駐外館處檔卷，使該項規定更具可行性及合理性。

    （八）為使外交部檔案保存之工作更加妥善，同時增加機構間之相互交流及合作，外交部已於八十九年報奉行政院核可，將外交部保存之前清條約一七六件、疆界圖四０六幅及租界圖二００幅寄存於國立故宮博物院，委託辦理修補裱褙之工作。雙方已於八十九年十月五日簽署「外交部保存之前清條約及界圖寄存國立故宮博物院協議書」。

  二、外交檔案電子儲存：

（一）  視窗版總目錄：外交部原採用「王總管檔案總目錄管理系統」，屬DOS 版，為因應千禧年效應，並使檔案資料更形完備，已於八十八年十一月將所有資料轉換為視窗版總目錄，並著手修改「起、迄年」，統一以西元紀年；重編各單位歸檔案卷之卷次號，依序重排上架，同時修正錯誤，使架上實際檔卷與新版總目錄各欄位資料完全吻合，以提昇全文檢索、調卷及統計之效率。迄八十九年十二月外交部二十三個單位已排序完成十個單位，其餘正陸續進行中。

（二）  歷史檔案影像化：外交部自民國八十年四月起，將永久保存之歷史檔卷委外分批拍攝縮影儲存，迄八十七年計執行六期，共完成二二、八八三冊檔卷之縮攝影片二、五六五捲。為因應新科技之趨勢，八十八年開始停止縮影計畫，改採掃描影像光碟儲存計畫，並將已縮攝之縮影片先轉換成光碟片。第一期縮攝轉換光碟於八十八年十二月二十七日執行完畢；本年第二期縮攝轉換光碟亦如期於八十九年十一月三十一日完成，合計完成六０七捲之轉換，燒錄光碟六十七片並另複製乙份保存，總計影幅一、三一二、三五四頁，建檔一八四、０九八筆。至尚未縮攝之永久保存卷一萬五千餘冊（估算至八十九年六月止），將另編預算，分期委外直接掃描影像，以光碟儲存，併縮影轉換之光碟，規劃光碟櫃檔案影像調閱系統，預計至民國九十五年可完成八十九年六月以前之歷史檔案（永久保存卷），直接在各業務承辦同仁之電腦桌上調閱檔案影像。

（三）  公文檔案影像化作業：配合「電子化政府政策」，執行「視窗版公文管理系統」子系統—公文檔案影像化作業計畫，檔資處於八十八年九月開始進行公文影像化方案，規劃自外交部「視窗版公文管理系統」實施後所產生之公文，由各業務承辦同仁於公文案件辦理結案後送掃描，並將掃描後產生之檔案影像儲存於光碟片且存置光碟櫃中，供外交部同仁經由公文管理系統進行檔案影像之調閱。該計畫於八十九年元月進行「公文檔案影像化作業系統」軟、硬體議價及公開招標事宜，於四月下旬進行影像系統軟硬體交貨，六月中旬進行第一階段系統軟、硬體相關設備之測試及驗收，後續於九月中旬辦理第二階段該子系統與「視窗版公文管理系統」連線作業測試，以初步診斷外交部網路環境之系統作業狀況，並於十二月上旬完成該作業系統之第二階段測試及驗收。其間曾於六月辦理各單位掃描業務聯繫同仁及工讀生之作業講習，更於七至九月辦理同仁之教育訓練計九梯次，進行該系統功能之操作示範及相關事宜說明。另配合辦理「視窗版公文管理系統」之歸檔資訊功能作業，於八月上旬通函外交部同仁填製「外交部同仁業務分類表」，由檔資處進行審定，以利各同仁登錄於公文管理系統中「建立業務分類」之視窗內，製作公文時直接以點選方式產生歸檔資訊，以解決同仁辦理公文時翻閱分類表及存毀區分表之不便，避免業務移交時因前後承辦人之不同判斷，而將同一案件賦予不同分類號所造成之歸檔困擾。所填具之相關歸檔資訊可下載至公文檔案影像化作業系統，以收免予重覆建檔之功效，並可促成透過公文管理系統進行公文檔案影像之調閱。

（四）  外交檔案聯合目錄整合：檔案法於八十八年十二月十五日公布施行後，外交部隨即先後於八十九年元月、五月邀集典藏外交部移銷檔案之國史館及託管清末民初外交檔案之中央研究院近代史研究所，共商外交檔案開放使用之運作機制及途徑。會中決議先將各自典藏之逾三十年檔案製成外交檔案電子目錄，並整合提供外界使用。鑒於國家檔案局籌備處於八十九年三月成立，全案乃續提請該處統籌規劃辦理。

  三、有關配合國家檔案局籌備處事項：

（一）  檔案管理現況調查：行政院研究發展考核委員會、國家檔案局籌備處、及國家檔案局籌備處委託之政治大學圖書資訊學研究所等單位曾分別來部就檔案管理業務、檔案管理程序及分類系統等主題進行訪問，咸認為外交部將檔案與資訊業務整合為一個單位之組織架構，能靈活因應行政院「電子化政府」之政策，對於推動機關辦公室自動化業務與公文檔案電腦化作業頗具機動、互補能力，實值政府機關部門相關組織建置之參考。另為配合行政院二二八檔案專案，將民國卅四年十月至卅八年五月期間之外交部檔案清冊計二千七百多筆及檔卷三十九冊，移送國家檔案局籌備處保管。

（二）  參與檔案法各項子法研訂：配合國家檔案局籌備處之作業，參與檔案法各相關子法之研訂，如「機關檔案保存年限及銷毀辦法草案」、「機關檔案保存年限區分參考表草案」、「檔案保存價值鑑定作業規範草案」、「機關檔案保管作業準則草案」及「國家檔案開放應用辦法草案」等。又填製「檔案管理現況調查表」、「機關檔案管理資訊系統研究」及「檔案電子儲存管理現況調查問卷」等調查表，並提供督導及主管檔案業務人員名錄資料，以利國家檔案局籌備處建立「全國主管檔案人員名錄」。

參、外交史料之編纂及運用

  一、外交史料之編纂：

    （一）外交年鑑：為使國人瞭解我國外交處境與外交工作方向，外交部於民國七十七年開始按年編印外交年鑑，將各該年度之外交工作作一回顧性之敘述，除分送各有關機關、人士、圖書館外，並於正中書局等公開發售；自民國八十六年起並將年鑑文字內容置於網際網路外交部網站上，以供查考。「中華民國八十八年外交年鑑」於八十九年七月初完成，共印製平裝本一、一００冊及光碟書一、０００片分送有關各方參考；另各國重要圖書館、漢學機構及學者亦為寄贈對象。為增加年鑑上網之實用性，自八十八年起委外設計網頁，增加照片圖檔及全文檢索功能，以利民眾上網查閱。

     （二）外交大事日誌：外交部追溯自民國元年一月一日起，按月編纂外交大事日誌，作為我外交活動之重要紀錄，惟僅印製單行本供內部參考；自民國七十七年起按年併編入外交年鑑內，提供各界參考。為充實外交大事日誌內容，於八十八年六月發布「外交大事日誌資料登錄標準及執行辦法」，並將駐外館處之重大活動一併納入，使「外交大事日誌」更能名實相符。預計於民國九十年可將民國元年迄今之「外交大事日誌」出版套書並上網供史學家參考。

    （三）其他史料編纂：外交部歷年編纂之外交史料計有「外交部駐外使領館沿革一覽表」、「中國外交機關歷任首長銜名年表」、「中國駐外各公、大使館歷任館長銜名年表」、「中華民國駐外代表處及辦事處歷任館長銜名年表」及「外交報告書」等。增加資料並重新改版編印之「中華民國駐外各公、大使館歷任館長銜名年表」，已彙整完畢，預計於民國九十年出版。

    （四）外交部為吸取退休資深人員經驗，於八十八年十二月決定聘請退休人員編撰外交史料，並協助撰寫回憶錄及經驗傳承之書籍、文章，彙編出版，以補檔案史料之不足，本案已於八十九年三月擬妥意願調查表，分送簡、特任級退休人員填覆，將依統計意願逐案執行。

  二、外交史料之運用：

    （一）出版「外交檔案叢書」計畫：為因應立法院八十八年十一月三讀通過之「檔案法」及行政院 草擬中之「國家機密保護法」、「政府資訊公開法」草案，外交部將檔案以編年或專題方式，逐年出版「外交檔案叢書」。第一批「界務類」叢書編纂有關東北、蒙古、新疆及中蘇友好條約等界務資料，共計六冊，已於八十九年十二月底完成編纂。自九十年起，將持續編纂「界務類」第二期及規劃「政務類」第一期之作業。

    （二）開放部外人士借閱檔卷：為協助學術研究，外交部自民國八十年起個案許可研究學者借閱檔案；民國八十三年七月訂定「外交部檔案借閱規定」，開放部外人士借閱屆滿三十年以上之檔卷；嗣於八十五年提供外交部可借閱之檔案目錄一套，供申請人自電腦瀏覽並挑選擬借之檔案。迄八十九年十二月底，計有九十三位中外學者申請借閱，開放調閱檔卷總計一一、０八六冊。鑒於該借閱規定係「檔案法」尚未立法前，由外交部權宜自訂之行政規定，將俟檔案法相關子法「檔案開放應用辦法」公布後，再配合修訂執行。   

肆、資訊管理

  一、外交部於八十九年八月建置完成公文管理系統並開始逐步進行推廣至部內單位，功能包含公文製作、稽催管理、檔案（影像）管理、單位收發文電、承辦人員作業、線上簽核作業，並建置外交部與所屬機關（外交領事人員講習所、亞東關係協會、北美事務協調委員會、領事事務局）電子公文傳遞自動化作業系統與運作機制。

  二、設置網際網路網站：外交部新媒體服務站於民國八十五年七月正式啟用，網址為www.mofa.gov.tw，民國八十七年八月全面規劃網站資料架構及網頁，包括八大類中文資訊、六大類英文資訊及全文檢索等多種查詢方式。民國八十七年委由財團法人工業研究院電腦與通訊研究所重新設計製作。外交部網站更新除更換主機平台、提升網路專線頻寬以提供更快速資料傳輸服務外，更全面規劃網站資料架構，隨時提供最新外交參考資訊。此外，外交部領事事務局亦已另設置領務資訊專用服務網站，網址為www.boca.gov.tw，於八十六年十一月間啟用，內置領務資訊及出國旅遊暨預警參考訊息；民眾可自網站擷取領務相關申請書表格填用及直接上網查詢其護照申辦進度。

  三、架構網域名稱（DNS）及電子郵件主機：外交部於民國八十五年三月間購置 SGI公司INDY R4600PC型主機，做為外交部電子郵件及網域名稱（DNS）主機，電子郵件方面原僅供外交部各單位主管及收發用。為確保外交部與駐外單位電子郵件之安全及便利管理，配發駐外各單位外交部網域之電子郵件信箱，因該郵件主機於速度、容量及電子郵件管理等方面，均已漸無法負荷，於八十八年九月採購 SUN公司E250型主機，提昇外交部網際網路效能，續推動外交部電子郵件收發文作業。

  四、架構網際網路防火牆主機：為改善外交部個人電腦連上網際網路之不便及解決資料安全顧慮之問題，於八十七年十二月間採購 SUN公司 Ultra 2型主機，並安裝為網際網路防火牆主機。

  五、T1專線上網：外交部網際網路設立之初僅提供外交部各單位帳號、密碼及電話號碼以數據機透過電話線路撥接上網，查覽網站資料及收發電子郵件。其後陸續架購防火牆、更新網路設備、提升上網專線至T1速率、架購新電子郵件主機、架設外交部內部網站，目前外交部同仁（含外講所、亞協、北協）均以T1專線方式直接連上部內、外網站，不需再以數據機方式撥接上網。外講所、亞協、北協，為配合「視窗版公文管理系統」之實施，與外交部資訊資料之連繫，已於八十八年十二月分別安裝T1數據專線與外交部連接，同時亦可提供連接網際網路及外交部內部網路。

  六、架構不斷電系統設備（UPS）：外交部為解決網路主機停電問題，於八十八年七月採購不斷電系統設備（UPS）乙套，可提供外交部二樓主機房現有主機於斷電後自動即時提供四十八小時之供電。

  七、公文電子化：外交部於八十五年七月建置完成Internet新媒體服務站，並開始推行部內、外單位建置網際網路，至八十七年十二月底，部內各單位及一一○個駐外館處已能順利用中文通信。自八十七年六月起進行「公文電子交換」進行試辦作業，第一階段先選擇五個部內單位及十四個外館進行試辦，非機密又非緊急之公文可採「電子交換」之方式傳遞。第二階段自八十八年元月擴大實施範圍，並自八十八年六月，為駐外單位設置電子信箱位址。為配合推動「電子化/網路化政府」並提昇外交部行政效率，於八十九年四月購置配發每位業務承辦同仁外交部網域之電子郵件信箱乙個。

  八、建立資訊資源流通共享環境：為提昇外交部電腦網路效能，外交部於八十七年十二月，增置網路設備「網路交換器」及汰換現有部分網路設備，完成外交部內部網路（Intranet）硬體環境之整合，各單位可以該網路架構共用網路上資源（含印表機、檔案）。為便外交部同仁充分利用此等設施，以提高效率，檔資處陸續舉辦多場「網路資源說明會」、「資訊安全說明會」，介紹共用印表機及檔案、外交部區域網路現有系統簡介、文書軟體電腦檔案之轉換、電腦檔案管理、檔案備份及資訊安全等重要觀念。

  九、為提昇外交部內部網站主機之效能以推動外交部內、外各單位資料及資源之共用、共享，八十九年一月架購內部網路主機壹部，部內、外各單位已可透過網路環境連上外交部之內部網路（Intranet）主機，以進行「佈告欄系統」、「外交法規彙編」、「司處基本資料庫」、「外交部電話簿」、「參考表格」、「人事命令公告」、「人事差勤查詢」……等內部網路作業。

  十、配合新聞文化司委外建置外交部網際網路網站主機「網頁模板維護系統」建置案，於八十九年二月擴充網站主機中央處理器（CPU）、記憶體及硬碟等相關配備。

  十一、八十九年度實施電腦教育訓練：舉辦「Word公文製作班」、「網際網路操作班」、「Windows98 操作班」、「中文輸入法班」、「部次長與一級主管暨夫人電腦操作班」、「資訊人員專業班」、「Access資料庫軟體」、「Excel試算表軟體班」、「Power Point 簡報製作班」、「視窗版公文系統班」等電腦研習班，共開辦七十五梯次，計一、五００人次受訓；另舉行「網路資源說明會」、「資訊安全說明會」等二項說明會，共計有一００人次參加，大幅提升同仁公文製作能力及行政效率。

  十二、資訊應用軟體系統開發設計：電腦之應用系統為簡化工作與提升同仁工作效率之利器。八十九年度陸續設計出（一）差勤查詢記錄視窗版：於八十九年四月上線，可方便同仁於內部網部站查詢出勤時間。（二）各類所得扣繳憑單系統：利用Microsoft Access軟體自行開發設計，於八十九年六月上線，供總務司出納科使用。（三）外館視窗版會計系統：於八十九年十二月建置完成，九十年推廣至駐外各館使用，此系統針對外館會計作業而設計，使會計事務自動化，節省人力，並快速產生資料，尤以解決外館易混淆之匯率換算問題。（四）利用Microsoft Access軟體自行開發設計「重要人脈資料管理系統」，於八十九年二月配發各駐外館處及部內各單位使用。