第五節  總務工作

壹、總務司業務

    依據外交部組織法及處務規程之規定，總務司掌理業務包括：一、關於文書之收發、繕印、印信典守及外交郵袋事項。二、關於經費之出納、保管事項。三、關於庶務事項。四、關於營建修繕、公產、公務保管及技工、工友之管理事項。五、其他不屬於各司、處事項。

    為期順利推展業務，總務司分設文書、出納、庶務及管理等四科及交通、採購等二組，各科、組之職掌如次：

  一、文書科：

    （一）文件收發：外交部與國內外各機關、團體或個人間往返傳遞之文件，由文書科登記、收發文；其傳遞方式包括：赴行政院公文交換中心交換各部會文件或派信差專送、郵寄、電傳、電子交換及透過外交郵袋收件發文等方式。收文作業包括：簽收、拆封、分文、登記、編號、輸入電腦、查文、改收文單位、電腦列印收文清單、編列收件月統計表、編印收文登記冊送檔案資訊處存檔等程序。發文作業包括：收件、核對、蓋印、查文、裝封、封發、編列發文月統計表、判行統計表，並編印發文登記冊送檔案資訊處存檔等程序。

    （二）外交郵袋：外交部與派駐各有邦交國家使、領館間之文件往還，均以外交郵袋遞送。依據維也納外交公約之規定，外交郵袋享有免檢特權，故外交部對於外交郵袋作業管制特別嚴格，並訂有「外交部外交郵袋作業要點」以為規範。近年來，我積極推展與我無邦交國家之關係，各國對我派駐之代表處，亦多賦予郵袋免檢、免稅待遇。目前計有九十八所駐外館處享有此「外交及公務郵袋」之禮遇。

    （三）文書繕印：外交部各單位撰發之公文書原則上均由承辦業務同仁自繕自校，文書科同仁僅於必要時協助繕打列印。目前有二人負責電腦繕打並兼辦公文電子交換及傳真函收送業務。

    （四）印信典守：除掌管外交部三十二枚印信外，並負責駐外各館處印信之申領、換發、補發、繳銷等業務。

  二、出納科：

    （一）定期憑外交部會計處收入傳票向財政部領取經費，供外交部各項支付之用。

    （二）各項支付項目，根據會計處支出憑證、編製付款憑單送財政部臺北支付處簽發國庫支票逕付受款人，如有自領項目，則領回轉發。

    （三）根據外交部會計處編製之美金收支傳票、執行美金之收支業務。

    （四）辦理國內薪資核發作業手續，包括資料之更新、建檔、列印薪津發給通知單、薪給請領清冊及將薪資磁帶交中國國際商業銀行駐部辦事處辦理各該薪資帳戶之轉帳手續。

    （五）發放同仁、駕駛及工友補發之薪津、交通費及各項津貼。

    （六）電匯駐外各單位之經費及同仁薪津。

    （七）逐日將執行後之收支傳票登入現金出納登記簿後，送還會計處。

    （八）定期每週及每月編製現金結存表及銀行差額解釋表分呈外交部部次長核閱後，自行存查。

    （九）代收並代繳退休人員及其遺眷經由外交部同意參加全民健康保險之保險費。

    （十）扣繳外交部職雇員、駕駛、工友及駐外同仁之所得稅。

    （十一）辦理駐外各單位所繳之規費。

    （十二）辦理駐外各單位經費餘額之繳庫事項。

    （十三）代收同仁之互保金，並代存於銀行及郵局，於同仁退休或離職時發還。

    （十四）辦理各機關隨文致外交部現金、支票、匯票或其他有價證券之登記、編號、保管等事項。

    （十五）處理廠商付款憑單及代收各機關委託外交部代寄文件郵袋費並繳庫。

    （十六）保管零用金及支付新臺幣壹萬元以下之費用。

    （十七）預收押標金、保管及退還事項。

    （十八）辦理外交部同仁郵政公教優惠存款。

    （十九）辦理各項保管款事項。

    （二十）核發外交部員工年度扣繳憑單與各類保險繳費證明單，及退休人員暨遺眷參加全民健康保險保險費繳費證明單。

    （二一）開立有關各代收款項之收據。

  三、庶務科：

    （一）核發機票：外交部與駐外館、處間之人員內外對調，各館、處間之人員互調、返國述職、公務旅行、出席國際會議之機票，概依規定按最直接之路線核發。

    （二）備辦禮品：辦理贈送訪華外賓及國內各界之公務禮品，依受禮者之身分及背景，經簽准後辦理，承總統府、行政院之命辦理外賓及特使團禮品。

    （三）採購新台幣一百萬元以內駐外單位及本部公物：悉依「政府採購法」規定辦理。大宗援外物資之採購，則委請中央信託局代辦。

    （四）駐外館、處財產：編列駐外館、處年度庶務工作預算，辦理駐外館、處購售，租賃館舍、館長宿舍，汰換、增購公務車輛，請發(購)公物以及駐外單位各項財產報表之登錄暨管理等事務。

    （五）代辦外館託辦事項：駐外館、處有需在國內印刷、採購、轉送之公務事項概依其所囑辦理。

    （六）接送飛機：外賓訪華、離華、同仁因公出國、返國、其車輛之安排、行李之通關，概依「機場接送機作業程序」之規定辦理。

    （七）辦理平安保險：對應邀來訪之外賓、同仁調動、公務旅行，依規定向中央信託局辦理綜合保險。

    （八）管理機場貴賓室：外交部為接待訪華外賓之需要，在中正國際機場設置二個貴賓室，使用頻數甚高。

  四、管理科：

    （一）外交部所經管不動產之登錄、變更、呈報及所有權狀之保管。

    （二）財產帳目之編號、登錄變更及呈報事項。

    （三）外交部所屬各辦公房舍、各宿舍之管理、調配、維修及環境維護等事項。

    （四）公務車輛之油票、過路票核發等事項。

    （五）外交部辦公大樓設備之管理、維修(包括電梯、電話、空調系統等)。

    （六）技工、工友之進用、管理、考核及退撫等事項。

    （七）有關宴會場地之籌辦(含國慶酒會、總統就職慶祝酒會等)。

    （八）各型會議及集會場地之準備(含迎送國賓軍禮臺之搭建)。

    （九）各種公物之配發(包括辦公用具、雜物用品等)。

     （十）福利事項〈包括員工餐廳、醫務室、員工消費性貸款、中央公教人員輔助自購住宅貸款、配售公教住宅、交通補助、及勞、健保、加班費審核等事項〉。

（十一）部次長交辦之婚、壽喜屏及輓額之繕寫寄送。

  五、採購組：

（一）  政府採購法之宣導、說明。

    （二）辦理本部公告金額一百萬元以上採購案件（有關工程之定作、財務之買受、定製、承租及勞務之委任或僱傭）及援外採購等。

   六、交通組：

    （一）車輛調度與管理：禮車、主管車、公務車、行李車、交通車之調派及協調，以及車輛租賃，保險與理賠、保養與維修，變賣與報廢等事宜。

    （二）駕駛之管理與考核：駕駛之進用與考核，生活紀律之督導，工作效率及服務品質之提升及駕駛請休假之登錄。

    （三）行政事務：車輛牌照稅與燃料費之繳交、駕駛加班費、誤餐費及計程費之審核、車輛每月行駛里程各式報表之統計。

貳、外交部總務司八十九年度工作概況

  一、總發文共二十五萬零二十四件，其中以郵袋寄出者計九萬一千一百六十八件，信差交換及專送者計十萬零二千八百六十二件。其中交郵局寄出之國內及國外函件共五萬五千九百十三件，以公文電子交換發出者八十一件。

  二、總收文共一十五萬四千八百六十九件，其中以郵袋寄達者共八萬零二百四十八件，信差交換及寄至信箱之掛號及平信郵件共三萬四千九百七十九件，逕送收文窗者共三萬六千九百八十七件，以公文電子交換收文者二千六百五十五件。

三、全年度核發各類保險繳費證明單，計一百八十八件。

四、全年核發因公赴國外出差人員綜合保險及外賓團體旅行平安保險單計三千六百六十八件。

  五、全年度核發機票一千五百六十四張。

  六、換租駐外館：處館舍十二處、官舍九處，新增館舍二處、官舍二處。

  七、機場接送一千零三十八次，貴賓室接待一千二百一十二批，共八千八百七十八人。

  八、完成對外援贈、採購案件共三十件。

  九、駐外館、處汰換公務車輛計七十輛。

  十、全年專案採購八十批，採購決標金額約新台幣六千萬元。

  十一、汰換禮車一部。

  十二、協辦宴會三百九十六次。

  十三、本部職務輪調宿舍第二期改建工程規劃費新台幣六百三十七萬一千元獲立法院審查通過。

  十四、台北賓館部分整修經費新台幣一千四百六十九萬四千元獲立法院審查通過。

  十五、安排會議及集會場地一千三百八十二次。

  十六、承辦中央公教人員輔助自購住宅貸款計十六戶，中央信託局消費性貸款計二十一件。

  十七、承辦外交部辦公大樓、台北賓館及各級宿舍全年度修繕、維護及財務勞務採購案件，共一百一十件，總費用共計新台幣二千八百七十五萬七千三百元。

  十八、繕寫部次長交辦之婚、壽喜屏及輓額等共計二千五百六十九件

  十九、調派禮車一千七百四十次，外租車輛六百三十九次。

  二十、調派公務車三千七百二十五次。

  二一、調派行李車一千二百四十九次。