第五章 外交行政
第四節 總務工作
壹、總務司業務
依據外交部組織法及處務規程之規定，總務司掌理業務包括：一、關於文書之收發、繕印、印信典守及外交郵袋事項。二、關於經費之出納、保管事項。三、關於庶務事項。四、關於營建修繕、公產、公務保管及技工、工友之管理事項。五、其他不屬於各司、處事項。
為期順利推展業務，總務司分設文書、出納、庶務及管理等四科，各科之職掌如次：
一、文書科：
(一)文件收發：外交部與國內外各機關、團體或個人間之文件傳遞，由文書科登記、收發文；其傳遞方式包括：赴行政院公文交換中心交換各部會文件或派信差專送、郵寄、電子交換及透過外交郵袋收件發文等方式。收文作業包括：簽收、拆封、分文、登記、編號、輸入電腦、查文、改收文單位、電腦列印收文清單、編列收件月統計表、編印收文登記冊送檔資處存檔等手續。發文作業包括：收件、核對、編號、輸入電腦、送繕、蓋印、查文、裝封、封發、編列發文月統計表、判行統計表，並編印發文登記冊送檔資處存檔手續。
(二)外交郵袋：外交部與派駐各有邦交國家使、領館間之文件往還，均以外交郵袋遞送。依據維也納外交公約之規定，外交郵袋享有免檢特權，故外交部對於外交郵袋作業管制特別嚴格，並訂有「外交部外交郵袋作業要點」以為規範。近年以來，我外交工作積極推展，與我無邦交國家，對我派駐之代表處，亦頗多賦予郵袋免檢特權。目前計有九十五駐外館處享有此種禮遇。
(三)文書繕印：外交部各單位撰發之中文公文書，由文書科繕印室輸入電腦登記、繕打列印儲存。目前有九人負責電腦操作，其中一人兼分繕管理工作，一人兼辦公文電子交換業務。
(四)印信典守：除掌管外交部二十五枚印信外，並負責駐外各館處印信之申領、換發、補發、繳銷等業務。
二、出納科：
(一)定期憑外交部會計處收入傳票向財政部領取經費，供外交部各項支付之用。
(二)各項支付項目，根據會計處支出憑證、編製付款憑單送財政部臺北支付處簽發國庫支票逕付受款人，如有自領項目，則領回轉發。
(三)根據外交部會計處編製之美金收支傳票、執行美金之收支業務。
(四)辦理國內薪資核發作業手續，包括資料之更新、建檔、列印薪津發給通知單、薪給請領清冊及將薪資磁帶交中國國際商業銀行駐部辦事處辦理各該薪資帳戶之轉帳手續。
(五)發放同仁、司機及工友補發之薪津、交通費、電費補助費及各項津貼。
(六)電匯駐外各單位之經費及同仁薪津。
(七)逐日將執行後之收支傳票登入現金出納登記簿後，送還會計處。
(八)定期每週及每月編製現金結存表及銀行差額解釋表分呈外交部部次長核閱後，自行存查。
(九)代收並代繳退休人員及其遺眷經由外交部同意參加全民健康保險之保險費。
(十)辦理扣繳外交部職雇員、司機、工友及駐外同仁之所得稅。
(十一)辦理駐外各單位所繳之規費。
(十二)辦理駐外各單位經費餘額之繳庫事項。
(十三)同仁互保金之代收，並代存於銀行及郵局，於同仁退休或離職時發還。
(十四)辦理文書科移來致外交部各機關隨文現金、支票、匯票或其他有價證券之登記、編號、保管等事項。
(十五)處理廠商付款憑單及代收各機關委託外交部代寄文件郵袋費並繳庫。
(十六)零用金保管及支付新臺幣六千元以下之費用。
(十七)預收押標金、保管及退還事項。
(十八)辦理外交部同仁郵政公教優惠存款。
(十九)辦理各項保管款事項。
(二十)核發外交部員工各類保險繳費證明單，及退休人員暨遺眷參加全民健康保險保險費繳費證明單。
三、庶務科：
(一)核發機票：凡外交部與駐外館、團、處間之人員內外對調，各館、團、處間之人員互調、公務旅行、出席國際會議之機票，概依規定按最直接之路線核發。
(二)備辦禮品：凡外交部部次長贈送外賓之公務禮品，依受禮者之身分及背景，經簽准後備辦，間亦承總統府、行政院之命代為備辦。又各單位因公須贈外賓禮品者，經簽准後，亦由庶務科備辦。
(三)採購公物：悉依「機關營繕工程及購置定製變賣財物稽查條例」之規定辦理。大宗援外物資之採購，則委請中央信託局代辦。
(四)駐外館、團、處財產：編列駐外館、團、處年度庶務工作預算，辦理駐外館、團、處購售房地、車輛、租賃房舍，請發(購)公物以及各項財產報表之登錄暨管理等事務。
(五)代辦外館託辦事項：駐外館、團、處有需在國內印刷、採購、轉送之公務事項概依其所囑辦理。
(六)接送飛機：外賓訪華、離華、同仁因公出國、返國、其車輛之安排、行李之通關，概依「機場接送機作業程序」之規定辦理。
(七)辦理平安保險：對應邀來訪之外賓、同仁調動、公務旅行，概依規定向中央信託局辦理綜合保險。
(八)管理機場貴賓室：外交部為接待訪華外賓之需要，在中正國際機場特設貴賓室，該室規模不大，但使用頻數甚高。
四、管理科：
(一)外交部所經管不動產之登錄、變更、呈報及所有權狀之保管。
(二)財產帳目之編號、登錄變更及呈報事項。
(三)外交部所屬各辦公房舍、各宿舍之購售、營建、管理、調配、維修及環境保持等事項。
(四)公務車輛之購置、管理、維修、變賣、報廢等事項。
(五)外交部辦公大樓設備之購置、管理及維修(包括電梯、電話、空調系統等) 。
(六)技工、工友、駕駛員之進用、管理、考核及退撫等事項。
(七)有關宴會場地之籌辦(含國慶酒會、總統就職慶祝酒會等) 。
(八)各型會議及集會場地之準備(含迎送國賓軍禮臺之搭建) 。
(九)各種公物之配發(包括辦公用具、雜物用品等)。
(十)福利事項(包括員工餐廳、醫務室、員工消費性貸款、中央公教人員輔助自購住宅貸款、配售公教住宅、交通補助、及工友、駕駛勞保、加班費審核等事項) 。
貳、外交部總務司年度工作概況(八十六年會計年度)
一、八十一年一月起實施電腦打字並持續改進公文網路系統，八十四年六月二十八日起總收發文亦開始使用網路與各單位連線。
二、文件打字計四萬九千一百二十二件，共計一千三百六十五萬九千八百八十九字。
三、總發文共三十萬二千零九十三件，其中以郵袋寄出者計十五萬九千零一十二件，信差交換及專送者計十四萬三千零八十一件。其中交郵局寄出之國內及國外函件共七萬九千五百七十九件。
四、總收文共三十二萬零四百二十六件，其中以郵袋寄達者共十七萬五千二百九十一件，信差交換及寄至信箱者共九萬零一百一十二件，逕送收文窗者共五萬五千零二十三件。
五、全年度核發各類保險繳費證明單，計一八○件。
六、全年度核發機票一、○六七張。
七、換租駐外館、處館舍五處、宿舍八處，新增館舍四處、宿舍五處。
八、機場接送一、一二一次，貴賓室接待一、○四四批，共一六、九八九人。
九、完成對外援贈、採購案件共十一件。
十、駐外館、處汰換公務車輛計七十四輛。
十一、全年專案採購六十六批、採購金額達新台幣二千四百七十八萬三千七百二十八元。
十二、調派禮車一千七百九十二次、公務車六千一百二十次。
十三、汰換禮車六部、公務車一部。
十四、辦理改建及配售公教住宅、中央公教人員輔助自購住宅貸款等各項作業，經人事行政局考核評定為甲等。
十五、設立員工子女托兒所暨配合人事處辦理各項員工福利措施，因收效良好，經人事行政局考核評定為甲等。
十六、協辦宴會四百四十九次，並與禮賓司配合舉辦國慶酒會。
十七、安排會議及集會場地八百零八次。
十八、承辦中央公教人員輔助自購住宅貸款，計八十九戶、中央信託局消費性貸款，計四十八件，及參加公務人員退休撫卹基金房屋貸款、互助信用貸款暨結婚、生育、子女留學、急難等指定用途貸款，計五十一件。
十九、承辦外交部辦公大樓、台北賓館及各級宿舍全年度修繕維護案件，約四百八十件，總費用共計達新台幣三千萬元。