第五章　外交行政

第二節　檔案與資訊管理

壹、前言

外交部檔案資訊處職掌檔案管理、外交史料研究編印、及有關辦公室自動化與電腦資訊之處理、管制及運用。下轄兩科一中心，第一科辦理檔案管理及史料編印；第二科辦理資訊行政；資訊中心辦理資訊技術。茲分述如下：

貳、檔案管理

一、外交檔案之保存及管理：外交部曾於民國四十五年將清末至民國十五年期間之檔案二萬一千餘冊寄存中央研究院近代史研究所，該所利用該批檔案已出版數十種史料專著，對於學術研究，頗具參考價值。另自民國六十二年起前後多次將具有參考價值之史料檔案四千餘冊移送國史館典藏。現尚有自民國十六年迄今之檔案共計九萬餘冊分別存放於北投檔庫及外交部一樓檔庫，另有條約一、五○八件、疆界圖三七七幅、租界圖二一四幅，存放於外交部條約庫。

二、檔案管理電腦化：為增進調卷查詢效率，外交部已於民國八十年將檔案總目錄之資料輸存電腦資料庫，其後隨時增刪及更新。現已將外交部檔案總目錄輯印成冊，以利查考及調卷。

三、外交檔案縮影作業：為永久保存重要檔案，外交部自民國八十年四月起分批將重要檔卷拍成微縮影片，俾利部內外人士調閱與研究。

四、開放部外人士借閱檔卷：基於協助學術研究，外交部自民國八十年起個案許可研究學者前往借閱檔案，民國八十三年七月訂定「外交部檔案借閱規定」 ，開放部外人士前往借閱屆滿三十年以上之檔卷。

參、外交史料之研究編印

一、編印外交年鑑及外交報告書：為使國人暸解我國外交處境與外交工作方向，外交部於民國七十七年開始按年編印外交年鑑，將各該年度之外交工作作一回顧性之敘述，除分送各有關機關、人士、圖書館外，並公開發售，且自民國八十五年起置於外交部網際網路網站上，以供查考及留作史料。外交部另於民國八十一年編纂「外交報告書」 。

二、編纂外交大事日誌：按月編纂外交大事日誌，作為我外交活動之重要紀錄。自民國七十七年起併編入各該年外交年鑑，提供各界參考。

三、編纂外交史料：外交部歷年來編纂之外交史料計有「外交部駐外使領館沿革一覽表」 、「中國外交機關歷任首長銜名年表(增訂本)」 、「中國駐外各公、大使館歷任館長銜名年表(增訂本二)」；另已著手編纂「中華民國駐外代表處及辦事處館長銜名年表」 。

四、展示珍藏史料：民國八十六年七月一日香港主權回歸中國，為滿足中外人士一賭「南京條約」等條約原本之願望，外交部特提供珍藏之「南京條約」等二十四件條約正本，與國立故宮博物院聯合舉辦「從南京條約到日本投降的恥痛與奮發─中華民國力爭自由、平等外交史料特展」 ，展期自八十六年六月二十七日起至九月三十日止。

肆、資訊管理

一、推動辦公室自動化概況：外交部於民國六十七年開始，使用電腦處理領務資料，民國八十三年開始進行辦公室自動化整體規畫，將業務分類歸納為公文管理、會計管理、人事管理、國際業務、公共關係、行政管理等六項，並進一步細分後，訂定擬開發之各項系統，更依需求緩急，分年逐項開發，迄今已開發使用於公文管理、公文製作、人事管理、會計管理、薪資管理、證照處理、檔案管理……等業務。

二、設置網際網路網站：外交部新媒體服務站於民國八十五年七月正式啟用，網址為 www.mofa.gov.tw，內置外國駐華機構資料、我國駐外單位資料、參與聯合國說帖、外交部新聞稿、外交年鑑、部長網頁及信箱……等等。此外，外交部領務局亦已另設置領務資訊專用服務網站，網址為 www.boca.gov.tw，於八十六年十一月間啟用，內置領務資訊及出國旅遊暨預警參考訊息；民眾並可自網站擷取領務相關申請書表格填用及直接上網查詢其護照申辦進度。

三、公文電子化：外交部各單位及多數駐外單位均已設置網際網路位址，傳送及接收電子信件，正試辦公文電子化。

四、建立資訊連線共享環境：正規劃統一軟體、系統，並將現有 DOS 區域網路改用視窗網路，以便共享資訊。