外交行政--第二節　檔案與資訊管理

第二節　檔案與資訊管理

壹、前言

　　外交部檔案資訊處職掌檔案管理、外交史料研究編印及有關辦公室自動化與電腦資訊之辦理、管制及運用。下轄兩科一中心，第一科辦理檔案管理及史料編印；第二科辦理資訊行政；資訊中心辦理資訊技術有關之工作。茲分述如下：

貳、檔案管理

一、

外交檔案保管情形：

（一）	外交部曾於民國四十五年將清末至民國十五年期間之檔案二萬一千餘冊寄存中央研究院近代史研究所，該所利用該批檔案已出版數十種史料專著，對於學術研究，頗具參考價值。另該所已於本年將外交部寄存檔案完成電子目錄建檔，並將進行掃描影像光碟儲存計畫，以利檢索、查詢及檔案保存。
（二）	外交部依照行政院規定，將每年清理已逾保管年限之檔案運送國史館篩選典藏，本年經清理已逾保管年限之外交檔卷計二六、九一九冊，正分批移送該館。合計往年移送之外交檔卷共將達三萬九千餘冊。
（三）	為因應外交部辦公室空間不足，本年四月間將存放外交部一樓檔卷三萬餘冊遷併至北投，現北投檔庫計有民國十六年迄八十八年十一月之檔案共計六三、三七八冊，另有條約原件一、九０五件、界圖六０六幅，為目前國內保存外交檔案最豐富、最完整之庫藏。另為強化北投檔庫之安全措施，分別於本年六月增設夜間警衛、十二月並安裝電視監控系統。
（四）	外交部為執行「珍貴文物保存」計畫，於本年將清末以降之疆界圖、租界圖共計六０六幅，委請專家採用RP保存系統，逐幅攤平以真空包裝，加抗氧藥劑，並訂製不銹鋼卷櫃，依尺寸大小，分屜平放，一改以往將界圖折疊置於封套，造成圖籍受損之缺失，以期能達到永續保存之效果。
（五）	外交部遵照行政院本年新頒之「中央政府各機關珍貴動產不動產管理要點」規定，由檔資處於六月彙整部內及駐外館處所保存之珍貴動產，計條約一、九０五件、疆界圖四０六幅、租界圖二００幅、字畫類七十九幅、骨董類十七件，均編號報國有財產局登錄在案。
（六）	鑒於外交人員輪調頻繁，為消除以往檔案積壓未整、未歸之問題並建立檔案管理之正確觀念、瞭解相關規定、作業程序及整卷方法，檔案資訊處自八十七年六月開始安排與部內各單位在職人員舉行「檔案管理座談研習會」，計二十場次，每次二小時，總計出席人數四六一人；另於本年三月由外講所安排為新進外交領事人員舉行二小時檔案管理課程，並於本年五、六月彼等實習階段，賦予協助整理外交檔案之使命，協助各單位清理積壓未歸檔案，同時建立索引目次表及篩選重複文件並註記「不必掃描」章戳，以備將來委外掃描光碟時，可減省掃描頁數及索引建檔之經費。另為杜絕檔案積壓未整、未歸之問題，本年八月於「外調人員實習卡」及「離職人員手續單」上，增列由檔資處檢查當事人承辦業務檔卷之規定，要求必須整妥建立移交清冊，方可放行，現經檔資處嚴格執行後，此一缺失已有大幅改善。
（七）	外交部所屬駐外館處所保管之檔卷一向受外交部「檔案資訊管理注意事項」之規範，惟鑒於重要案卷內容，絕大部分與部內相關司處檔卷重複，且該類檔卷對外館同仁而言，僅為承辦業務之參考工具，就外交史料之考量，則仍以本部檔卷為主體，故於本年六月酌予修訂外館檔案管理注意事項及「駐外館處危機處理作業綱領」中有關檔卷管理之相關條文，使該項規定更具可行性及合理性。

二、

外交檔案電子儲存：

（一）	完成電子檔案總目錄轉換工程：外交部原採用「王總管檔案總目錄管理系統」，屬DOS 版，為因應千禧年效應，並使檔案資料更形完備，已於本年十一月將所有資料轉換為視窗版總目錄，並著手修改「起、迄年」，統一以西元紀年，重編各單位歸檔案卷之卷次號，依序重排上架，同時修正錯誤，使架上實際檔卷與新版總目錄各欄位資料完全吻合，以提昇全文檢索、調卷及統計之效率。
（二）	歷史檔案影像化：外交部自民國八十年四月起委外分批將永久保存之歷史檔卷拍攝縮影儲存，迄八十七年計執行六期，共完成二二、八八三冊檔卷之縮攝影片二、五六五捲。為因應新科技之趨勢，本年停止縮影計畫，改採掃描影像光碟儲存計畫，並將已縮攝之縮影片先轉換成光碟片，本年第一期縮攝轉換光碟已於十二月二十七日執行完畢，計完成人事處迄八十五年永久卷已縮攝影片三五三捲、轉錄光碟四十二片（含影幅七六二、四六三頁，建檔一七八、０八七筆）、亞太司部分永久卷縮攝影片四十捲、轉錄光碟五片（含影幅八六、三三九頁、建檔九、０三一筆），又為配合「檔案法」之公布及兩年內成立「國家檔案局」之政策，外交部原擬分五期完成之縮攝轉光碟計畫已配合年度預算調整為三期，擬提前於民國九十一年完成。至尚未縮攝之永久保存卷一萬五千餘冊（估算至八十九年六月止），將另編預算，分期委外直接掃描影像，以光碟儲存，併縮影轉換之光碟，規劃光碟櫃檔案影像調閱系統，預計至民國九十五年可完成八十九年六月以前之歷史檔案（永久保存卷），直接在各業務承辦同仁之電腦桌上調閱檔案影像。
（三）	公文直接掃描影像儲存：為因應「檔案法」要求，非永久保存卷亦需縮攝或以電子儲存之新規定，檔資處已於本年九月完成公文影像化之規劃方案，預定自八十九年七月一日起，部內各單位新產生之公文，由各業務承辦同仁於結案後逕送掃描工作站，直接掃描影像，儲存於光碟片，以銜接前項歷史檔案之光碟片，置於光碟櫃中，完成影像調閱系統計畫；有關十一個掃描工作站及光碟櫃軟、硬體設備均已於年度內動支第一預備金進行採購，預計八十九年四月完成安裝、六月前完成測試及訓練工作，屆時，結案掃描之實體公文直接由掃描工作站同仁整卷歸檔，各業務承辦同仁可全心全力於辦理公文，提昇工作效率。為使此一重大變革能與部內全體同仁建立共識，檔資處於本年七月開始共舉辦三場大型說明會，共有五六五人參加，並與部內二十五個單位分別舉行十九場午餐座談會，共有四五六人參加，充分溝通意見，期使本計畫能順利推行。

參、外交史料之編纂及運用

一、

外交史料之編纂：

（一）	外交年鑑：為使國人瞭解我國外交處境與外交工作方向，外交部於民國七十七年開始按年編印外交年鑑，將各該年度之外交工作作一回顧性之敘述，除分送各有關機關、人士、圖書館外，並於正中書局等公開發售；自民國八十五年起並將年鑑文字內容置於網際網路外交部網站上，以供查考。「中華民國八十七年外交年鑑」於本年六月完成，共印製精裝本三００冊、平裝本一、六五０冊分送有關各方參考。另為擴大外交年鑑之用途，自本年起，增列各國重要圖書館、漢學機構及學者為寄贈對象。又為增加年鑑上網之實用性，本年十月特委外設計網頁，增加照片圖檔及全文檢索功能，以利民眾上網查閱。
（二）	外交大事日誌：外交部追溯自民國元年一月一日起，按月編纂外交大事日誌，作為我外交活動之重要紀錄，惟僅印製單行本供內部參考；自民國七十七年起按年併編入外交年鑑內，提供各界參考。為充實外交大事日誌內容，於本年七月頒布「外交大事日誌資料登錄標準及執行辦法」，並將駐外館處之重大活動一併納入，使「外交大事日誌」更能名實相符。原擬於本年將民國元年迄今之「外交大事日誌」出版套書並上網供史學家參考，因九二一大地震影響預算運用，故本計畫將延至民國九十年實施。
（三）	其他史料編纂：外交部歷年編纂之其他外交史料計有「外交部駐外使領館沿革一覽表」、「中國外交機關歷任首長銜名年表」及增訂本、「中國駐外各公、大使館歷任館長銜名年表及增訂本」、「中華民國駐外代表處及辦事處歷任館長銜名年表」及「外交報告書」等，各史料之增訂本均因九二一大地震影響預算運用，本年暫停編印。

二、

外交史料之運用：

（一）	出版「外交檔案叢書」計畫：為因應立法院本年十一月三讀通過之「檔案法」及行政院草擬中之「國家機密保護法」、「政府資訊公開法」草案，外交部計畫成立「檔案叢書編審委員會」，將外交部檔案以編年或專題方式，逐年出版「外交檔案叢書」，第一批「界務類」叢書已著手規劃，預定於民國八十九年底先出版東北、蒙古界務檔案叢書七冊。
（二）	開放部外人士借閱檔卷：為協助學術研究，外交部自民國八十年起個案許可研究學者前往借閱檔案；民國八十三年七月訂定「外交部檔案借閱規定」，開放部外人士借閱屆滿三十年以上之檔卷，迄本年底，計有七十九位中外學者申請借閱，開放調閱檔卷總計八、九一三冊。鑒於該借閱規定係「檔案法」尚未立法前，由外交部權宜自訂之行政規定，一俟「國家檔案局」正式成立，外交部自當依該局檔案借閱標準配合執行。
（三）	為緬懷外交先賢，發揚優良外交歷史傳承，激勵同仁工作士氣，外交部於八十八年三月十一日舉辦首屆部慶活動，檔資處負責史料展覽之設計與規劃，並考證史料，撰擬「部慶緣起」簡介及製作「外交部歷任首長照片及銜名年表」電子檔案，於部慶會場作動態展示。
（四）	為因應澳門主權移轉，彰顯我政府之正統立場，外交部於八十八年十二月十八日與故宮博物院、新聞局、國史館等相關單位合辦「澳門史料特展」，於故宮博物院展出一個月，計展出外交部珍藏之「中葡北京條約」等七件條約及「澳門租界」等二十四幅界圖。程部長建人並於十二月十七日舉行之聯合記者會中，將「中葡條約」複製本贈送故宮、國史館、中央研究院近代史研究所及國家圖書館等史政學術單位典藏，以擴大宣傳效果；另並印製宣傳小冊分送駐外館處、條約複製本分送我駐葡萄牙代表處及駐澳門辦事處相機運用，藉以激發國際媒體及學術界對我國際地位之探討與重視。

肆、資訊管理

一、	汰購外交部電腦設備及購置開發系統所需資訊設備：為網路連線及公文管理系統作業需要，購置網路電子郵件主機、防火牆主機及公文管理系統主機。為因應公元兩千年年序危機及配合外交部各單位電腦連線系統，購置不斷電系統、汰購個人電腦一八五部、一對六光碟複製機乙部、大型雷射印表機十七部、小型雷射印表機五部、掃瞄機十四部。
二、	汰購駐外單位資訊設備：外館本年內共配購個人電腦一四九部、筆記型電腦三一部、印表機兩部，以推展駐外單位業務電腦化。
三、	外交部原使用「DOS版公文管理系統」，為配合目前外交部電腦均已使用視窗環境，乃委外開發「外交部視窗版公文管理系統」，第一階段於民國八十八年十二月份上線，其作業包括總收發文、總收發電、單位收發、重要交辦案件追蹤、研設會稽催考核及部次長簽核流程記錄等。
四、	設置網際網路網站：外交部新媒體服務站於民國八十五年七月正式啟用，網址為www.mofa.gov.tw，於民國八十七年八月全面重新規劃網站資料架構及網頁，隨時提供外交參考資訊。包括八大類中文資訊、六大類英文資訊及全文檢索等多種查詢方式。此外，外交部領務局亦已另設置領務資訊專用服務網站，網址為www.boca.gov.tw，於八十六年十一月間啟用，內置領務資訊及出國旅遊暨預警參考訊息；民眾並可自網站擷取領務相關申請書表格填用及直接上網查詢其護照申辦進度。
五、	架構網域名稱(DNS)及電子郵件主機：外交部於民國八十五年三月間購置SGI公司INDY R4600PC型主機，做為電子郵件及網域名稱(DNS)主機，電子郵件方面原僅供部內各單位主管及收發用。其後，為確保本部與駐外單位電子郵件之安全及便利管理，配發駐外各單位外交部網域之電子郵件信箱，因該郵件主機於速度、容量及電子郵件管理等方面，均已漸無法負荷，乃於八十八年九月採購SUN公司E250型主機，提昇外交部網際網路效能，續推動外交部電子郵件收發文作業。
六、	架構網際網路防火牆主機：為改善外交部個人電腦連上網際網路之不便及解決資料安全顧慮之問題，於八十七年十二月間採購SUN公司Ultra 2型主機，並安裝為網際網路防火牆主機。
七、	T1專線上網：外交部網際網路設立之初僅提供部內各單位帳號、密碼及電話號碼以數據機透過電話線路撥接上網，查覽網站資料及收發電子郵件。其後陸續架購防火牆、更新網路設備、提升上網專線至T1速率、架購新電子郵件主機、架設外交部內部網站，目前外交部同仁(含外講所、亞協、北協)均以T1專線方式直接連上部內、外網站，不需再以數據機方式撥接上網。(謹註：外講所、亞協、北協，為配合「視窗版公文管理系統」之實施，與外交部資訊資料之連繫，已於八十八年十二月分別安裝T1數據專線與外交部連接，同時亦可提供連接網際網路及外交部內部網路)
八、	架構不斷電系統設備(UPS)：外交部為解決網路主機停電問題，於八十八年七月採購不斷電系統設備(UPS)乙套，可提供部內二樓主機房現有主機於斷電後自動即時提供四十八小時之供電。
九、	公文電子化：外交部於八十五年七月建置完成Internet新媒體服務站，並開始推行部內、外單位建置網際網路，至八十八年十二月底，部內各單位及一二七個駐外館處已能順利用中文通信，全面實施「公文電子交換」作業。
十、	建立資訊資源流通共享環境：為提昇外交部電腦網路效能，於八十七年十二月，增置網路設備「網路交換器」及汰換現有部分網路設備，完成內部網路(Intranet)硬體環境之整合，各單位可經該網路架構共用網路上資源(含印表機、檔案)。為便利部內同仁充分利用此等設施，以提高效率，於八十八年十二月舉辦兩場「外交部資訊資源流通共享說明會」，會中介紹共用印表機及檔案、外交部區域網路現有系統簡介、文書軟體電腦檔案之轉換、電腦檔案管理及檔案備份等。
十一、	八十八年度實施電腦教育訓練：舉辦「Word公文製作班」、「網際網路操作班」、「Windows95操作班」、「中文輸入法班」、「部次長與一級主管暨夫人電腦操作班」、「資訊人員專業班」、「Access資料庫軟體」、「Excel試算表軟體班」、「Power Point 簡報製作班」等電腦研習班共開辦六十七梯次，計一、五００人次受訓；此外另舉行「網路資源說明會」、「網路電話說明會」、「MS OFFICE 2000 說明會」、「資訊安全說明會」等四項說明會，共計有七００人次參加，大幅提升同仁公文製作能力及行政效率。

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