第四節　總務工作

壹、總務司業務

　　依據外交部組織法及處務規程之規定，總務司掌理業務包括：一、關於文書之收發、繕印、印信典守及外交郵袋事項。二、關於經費之出納、保管事項。三、關於庶務事項。四、關於營建修繕、公產、公務保管及技工、工友之管理事項。五、其他不屬於各司、處事項。
　　為期順利推展業務，總務司分設文書、出納、庶務及管理等四科，各科之職掌如次：

一、文書科：

（一）文件收發：外交部與國內外各機關、團體或個人間之文件傳遞，由文書科登記、收發；其傳遞方式包括：赴行政院公文交換中心交換各部會文件或派信差專送、郵寄、電傳、電子交換及透過外交郵袋收件發文等方式。收文作業包括：簽收、拆封、分文、登記、編號、輸入電腦、查文、更改收文單位、電腦列印收文清單、編列收件月統計表、編印收文登記冊送檔資處存檔等手續。發文作業包括：收件、核對、蓋印、查文、裝封、封發、編列發文月統計表、判行統計表，並編印發文登記冊送檔資處存檔等手續。
（二）外交郵袋：外交部與派駐各有邦交國家使、領館間之文件往還，均以外交郵袋遞送。依據維也納外交公約之規定，外交郵袋享有免檢特權，故外交部對於外交郵袋作業管制特別嚴格，並訂有「外交部外交郵袋作業要點」以為規範。近年以來，我外交工作積極推展，與我無邦交國家，對我派駐之代表處，亦頗多賦予郵袋免檢特權。目前計有八十七駐外館處享有此種禮遇。
（三）文書繕印：外交部各單位撰發之部分中文公文書，由文書科繕印室輸入電腦登記、繕打列印儲存。目前有三人負責電腦操作，其中一人兼分繕管理工作，一人兼辦公文電子交換及傳真函收送業務。
（四）印信典守：除掌管外交部二十九枚印信外，並負責駐外各館處印信之申領、換發、補發、繳銷等業務。

二、出納科：

（一）定期憑外交部會計處收入傳票向財政部領取經費，供外交部各項支付之用。
（二）各項支付項目，根據會計處支出憑證、編製付款憑單送財政部臺北支付處簽發國庫支票逕付受款人，如有自領項目，則領回轉發。
（三）根據外交部會計處編製之美金收支傳票、執行美金之收支業務。
（四）辦理國內薪資核發作業手續，包括資料之更新、建檔、列印薪津發給通知單、薪給請領清冊及將薪資磁帶交中國國際商業銀行駐外交部辦事處辦理各該薪資帳戶之轉帳手續。
（五）發放同仁、司機及工友補發之薪津、交通費、電費補助費及各項津貼。
（六）電匯駐外各單位之經費及同仁薪津。
（七）逐日將執行後之收支傳票登入現金出納登記簿後，送還會計處。
（八）定期每週及每月編製現金結存表及銀行差額解釋表分呈外交部部次長核閱後，自行存查。
（九）代收並代繳退休人員及其遺眷經由外交部同意參加全民健康保險之保險費。
（十）辦理扣繳外交部職雇員、司機、工友及駐外同仁之所得稅。
（十一） 辦理駐外各單位所繳之規費。
（十二） 辦理駐外各單位經費餘額之繳庫事項。
（十三） 同仁互保金之代收，並代存於銀行及郵局，於同仁退休或離職時發還。
（十四） 辦理文書科移來致外交部各機關隨文現金、支票、匯票或其他有價證券之登記、編號、保管等事項。
（十五） 處理廠商付款憑單及代收各機關委託外交部代寄文件郵袋費並繳庫。
（十六） 零用金保管及支付新臺幣壹萬元以下之費用。
（十七） 預收押標金、保管及退還事項。
（十八） 辦理外交部同仁郵政公教優惠存款。
（十九） 辦理各項保管款事項。
（二十） 核發外交部員工各類保險繳費證明單，及退休人員暨遺眷參加全民健康保險保險費繳費證明單。

三、庶務科：

（一）核發機票：核發外交部與駐外館、處間人員內外對調，各館、處間之人員互調、返國述職、公務旅行、出席國際會議之機票，概依規定按最直接之路線核發。
（二）備辦禮品：辦理贈送訪華外賓及國內各界之公務禮品，依受禮者之身分及背景，經簽准後辦理，承總統府、行政院之命辦理外賓及特使團禮品。
（三）採購駐外單位及本部公物：依照「機關營繕工程及購置定製變賣財物稽查條例」規定，辦理公務採購。至於大宗援外物資之採購，則委請中央信託局代辦。
（四）駐外館、處財產：編列駐外館、處年度庶務工作預算，辦理駐外館、處購售，租賃館舍、館長宿舍，汰換、增購公務車輛，請發(購)公物、以及駐外單位各項財產報表之登錄、管理等事務。
（五）代辦外館託辦事項：駐外館、處有需在國內印刷、採購、轉送之公務事項概依其所請辦理。
（六）接送飛機：外賓訪華、離華、同仁因公出國、返國、其車輛之安排、行李之通關，概依「機場接送機作業程序」之規定辦理。
（七）辦理平安保險：對應邀來訪之外賓、同仁調動、公務旅行，依規定向中央信託局辦理綜合保險。
（八）管理機場貴賓室：外交部為接待訪華外賓之需要，在中正國際機場設置二個貴賓室，使用頻數甚高。

四、管理科：

（一）外交部所經管不動產之登錄、變更、呈報及所有權狀之保管。
（二）財產帳目之編號、登錄變更及呈報事項。
（三）外交部所屬各辦公房舍、宿舍之購售、營建、管理、調配、維修及環境保持等事項。
（四）公務車輛之購置、變賣、報廢及油票、通行票之核發等事項。
（五）外交部辦公大樓設備之購置、管理及維修(包括電梯、電話、空調系統等)。
（六）技工、工友之進用、管理、考核及退撫等事項。
（七）有關宴會場地之籌辦(含國慶酒會、總統就職慶祝酒會等)事項。
（八）各型會議及集會場地之準備(含迎送國賓軍禮臺之搭建)事項。
（九）各種公物之配發(包括辦公用具、雜物用品等)。
（十）同仁福利事項(包括員工餐廳、醫務室、員工消費性貸款、中央公教人員輔助自購住宅貸款、配售公教住宅、交通補助、及勞、健保、加班費審核等事項)。
（十一） 部次長交辦之婚、壽喜屏及輓額之繕寫寄送。

五、交通組：

（一）車輛調度與管理：禮車、主管車、公務車、行李車、交通車之調派及協調或搭配外租，車輛保險、管理及養護，油料控管及臨時用車之調度。
（二）駕駛之管理：駕駛之進用與考核，服勤狀況之控管，加班費之審核，服務品質之提升及駕駛請假之處理。
（三）行政事務：各式報表之製編統計。

貳、外交部總務司八十七年度工作概況

一、總發文共三十八萬二千七百九十六件，其中以郵袋寄出者計十五萬二千四百二十三件，信差交換及專送者計十四萬二千七百九十六件。其中交郵局寄出之國內及國外函件共八萬七千五百七十七件。
二、總收文共三十萬六千七百零五件，其中以郵袋寄達者共十六萬零六百五十七件，信差交換及寄至信箱者共八萬五千六百零七件，逕送收文窗者共六萬零四百四十一件。
三、全年度核發各類保險繳費證明單，計一百八十件。
四、全年核發因公赴國外出差人員綜合保險及外賓團體旅行平安保險單計三千零六十件。
五、全年度核發機票一千二百一十一張。
六、換租駐外館處館舍七處、宿舍九處，新增館舍三處、宿舍三處。新建館舍、宿舍各一處。
七、機場接送一千一百二十一次，貴賓室接待一千三百七十一批，共一萬零六百一十八人。
八、完成對外援贈、採購案件共二十件。
九、駐外館、處汰換公務車輛計七十三輛。
十、全年專案採購八十批，採購決標金額達新台幣五千七百零四萬七千九百零九元。
十一、汰換禮車七部、公務車四部、小貨車一部。
十二、協辦宴會四百三十四次，並與禮賓司配合舉辦國慶酒會。
十三、安排會議及集會場地一千五百零二次。
十四、承辦中央公教人員輔助自購住宅貸款計七十三戶，中央信託局消費性貸款計十三件，及參加公務人員退休撫卹基金互助信用貸款計十八件。
十五、承辦外交部辦公大樓、台北賓館及各級宿舍全年度修繕、維護及財務勞務採購案計一百九十五件，總費用共計約達新台幣二千六百萬元。
十六、繕寫部次長交辦之婚、壽喜屏及輓聯共計三百四十三件。
十七、二月一日成立交通組。自七月一日起駕駛權益依勞動基準法辦理。
十八、調派禮車一千零三十五次，外租車輛三百一十五次。
十九、調派公務車三千一百五十九次。

壹、前言

　　外交部研究設計委員會（以下簡稱研設會）掌理外交政策及計畫之研究，並協助外交部所屬各單位研擬相關之中、長程外交政策及方案。研設會審度國內外情勢，並針對當前及未來可能發生之重大外交問題，與各單位協調配合，透過委託學者專家專案研究、邀請各界人士參與所舉辦之研討會或座談會，集思廣益，籌謀因應方案。同時檢討及評估以往政策或計畫之得失，作為外交施政之參考。此外，研設會亦負責編訂外交部施政計畫暨承辦預警、外交政策城鄉說明會、行政革新及各項管制考核業務。

貳、研設會一年（八十七年一月至十二月）來業務推行概況及成果

一、研究設計：

（一）召開研設會擴大研討會：
邀請學者專家暨外交部有關單位主管及研究設計委員，就國際間發生之重大事件或特定專題進行研討，藉集思廣益之方式作成具體可行之方案，分送有關單位參辦，或呈報行政院及分送有關機關參考。八十七年一月至十二月外交部召開之研討會共計八次，議題如后：
１、研商對駐外館處績效評鑑要點。
２、亞洲金融危機對我提升與東南亞各國關係之影響。
３、我國參與國際貨幣基金（IMF）及世界銀行（WB）可能性之研究。
４、「鞏固邦交特別措施第一次研討會」。
５、「鞏固邦交特別措施第二次研討會」。
６、設立外交學院相關事宜研討會。
７、研討我國加入世界海關組織（World Customs Organization, WCO）之可行性。
８、研討我國加入國際海事組織（The International Maritime Organization, IMO）之可行性。

（二）委託專題研究：
　　為加強對國際問題及外交策略之研究分析，外交部委請國內學術機構、學者專家就當前重要國際問題進行深入研究，並撰寫「專題報告」，提出評估意見及具體建議，以供外交部實際作業之參考。
八十七會計年度研設會委請學術機構或學者專家研究之專題，計有七項：
１、有關釣魚台列嶼主權主張之中日法律証據之蒐集及評估。
２、東南亞國家政治風險評估計畫。
３、九七後我外交政策之調整與雙贏策略。
４、拓展對斯洛凡尼亞、克羅埃西亞兩國實質關係的可行性。
５、我國務實外交政策之檢討與建議。
６、增進我國與東南亞國家的外交實質關係。
７、南海海域共同開發之策略研究。

（三）舉辦專題座談會：
　　外交部隨時審度國際情勢及參酌業務需要，由研設會不定期舉辦專題座談會，邀請學者專家、政府機關代表、新聞媒體、民間團體人士及外交部主管人員就當前外交重要問題交換意見。會中決定之建議事項，除由外交部主管司處參辦外，亦酌情報院或函送有關機關參考。八十七年一月至十二月，研設會共計召開十一次座談會，議題如后：
１、「有關釣魚台列嶼主權主張之中日法律証據」論文評論審查會。
２、「九七前後香港政治變遷情勢」論文（期中報告）評論及審查會議。
３、研議役男參加國際合作發展基金會所屬海外技術團隊或志工團抵服兵役之可行性。
４、我國因未能參與經濟合作暨發展組織（OECD）所遭受之傷害。
５、研議役男改服替代役支援對外技術合作及志工服務等相關工作之可能性。
６、外交部配合國際民主聯盟（IDU）暨太平洋民主聯盟（PDU）來華舉行執委會議有關協辦事項第一次協調會。
７、「美國介入台海危機決策過程之研究」專題研究報告審查會議。
８、外交部配合國際民主聯盟（IDU）暨太平洋民主聯盟（PDU）來華舉行執委會議有關協辦事項第二次協調會。
９、研商「無任所大使」証書相關事項討論會。
10、外交部配合國際民主聯盟（IDU）暨太平洋民主聯盟（PDU）來華舉行執委會議有關協辦事項第三次協調會。
11、「我國推動參與聯合國之檢討與建議」座談會。

二、研究發展：

　　研設會依據行政院頒布之「各級行政機關研究發展實施辦法」及「外交部各單位(同仁)撰寫年度研究發展項目自行研究報告注意事項」，於年度開始前，協調外交部各單位就業務主管範圍，擬提年度研究發展項目，報請行政院核定後，分別進行研究。並於年度結束後，撰寫研究報告，由研設會送請專家學者評審。並於簽請部次長核定後，函送行政院研考會參加綜合評獎。獲獎之績優報告並分送外交部有關單位及各駐外館處，供推動業務之參考。
八十七會計年度外交部提出之研究報告計有六篇：
（一）美國、英國與中共對非洲國家援助政策之比較研究（一九七○年至一九九六年）。
（二）我參與APEC之長期目標與策略。
（三）九七後兩岸三地經貿發展及我因應之道之研析。
（四）公眾外交與政府機關發言人制度之評議。
（五）全球氣候變化之國際多邊談判。
（六）穆隆尼政府時期至柯里提昂政府時期加拿大對非洲國家援助政策之研究（一九八四年至一九九七年）。

三、管制考核：

　　管制考核之目的，在追蹤計畫執行情形，評估計畫執行績效，以確保計畫目標之達成。外交部運用現代管理科學之理論與方法，將計畫、執行、考核全程貫徹，成為一個周密循環的行政管理體系。
茲將外交部研設會負責之管制考核工作，扼要敘述如后：
（一）追蹤管制：
１、院會決議及院長提示事項：
院會決議及院長提示事項，均具有政策性及目標性，必須貫徹執行。行政院秘書處將院會決議及院長提示事項函知外交部後，研設會均依其性質，列入追蹤。俟提示或決議事項執行完成後，始解除追蹤管制。自八十七年一月至十二月底止，院長提示事項共二十四項，均於徹底執行後解除追蹤管制。
２、施政計畫中之列管計畫：
各年度開始前，研設會即依相關法規協調部內各單位，就施政計畫選擇重要項目列管(分為行政院列管案件及外交部列管案件二種)。每一列管計畫皆須按季填報執行進度及執行情形。屬於「院列管」者，呈報行政院；屬於「自行列管」者，則呈報部次長核閱。年度終了或計畫完成時，根據計畫與執行情形，評定績效，作成評估，提出改進意見。年度內由行政院列管者有一項，由外交部自行列管者有四項。
３、行政院所屬各機關八十七年重要之方案或大綱：
蕭院長於八十七年二月十二日在行政院第二五六五次會議指示：「各部會就主管業務中與民眾權益息息相關者，提出以六個月為期可產生具體成效之改善方案」，外交部經研設會函請相關單位研提後彙整提報之計畫共有左述三項：

（１）「簡化遺失護照補發流程」（領事事務局）；
（２）「建置駐外單位辦理外籍勞工簽證資訊管理系統」（領事事務局）；
（３）「對漁業糾紛處理之改善方案」（經貿事務司）。
該三項方案經行政院核定為自行列管項目，其追蹤、彙整工作，由研設會辦理，該會並分別於八十七年四月廿日、六月廿日及八月廿日彙整填送具體績效呈部次長核閱。上述方案前兩項已達目標，並解除列管，後一項則列為經常性業務，繼續辦理。

（二）考核評估：
１、領事事務局推行為民服務工作年終考核：
「提高行政效率，加強為民服務」為外交部工作重點之一。行政院為使各機關及公務人員為民服務之努力獲得普遍之認可與肯定，自七十年度起每年辦理各機關推行為民服務工作年終考核，由行政院(研考會及各部會成員)組成為民服務考核小組至所屬各機關實地考核，外交部此項業務由研設會彙辦。外交部對為民服務工作，至為重視，年來並不斷力求革新，無論在修訂為民服務相關法規、簡化申請案件流程、改善服務態度、為民服務專題研究及運用民間社會資源各方面，均有顯著績效。自七十年參加考核以來，外交部領事事務局已榮獲團體甲等獎三次，個人甲等獎八次。為提昇服務品質及對民眾服務承諾，外交部領事事務局於八十六年一月編印「為民服務白皮書」，供民眾參考，頗獲好評，並榮獲行政院頒發優等獎，該局參加八十七年度「行政院服務品質獎」考核，榮獲「優良服務規範獎」。
２、預警制度：
為掌握我與各國雙邊關係之發展，外交部自八十一年十二月開始建立「預警制度」，擬訂「我與現有邦交國家雙邊關係穩定性分析表」及「我與無邦交國家雙邊關係可能性分析表」二種分級參考指標，由各地域司將轄區內國家與我之雙邊關係現況依據該指標格式填列後由研設會彙整呈部次長核閱，以三個月為期(有邦交國家自八十六年四月份起，改以一個月為期)重新檢討評估一次，針對關係可能變化之國家，研設會均請主管地域司，斟酌雙邊關係現況，於必要時，立即分擬密稿呈部次長核示後，電請駐館就特別注意之事項加強工作。
３、行政革新：
連前院長戰於八十二年三月四日在上任後第二次行政院會議時即曾指示，應即著手規劃行政革新事項，目標在於建立「廉能政府」，並樹立公務人員依法行政的服務理念。嗣後並在不同場合對行政革新之內涵有所強調。行政院研考會依照連前院長指示之重點，並盱衡當前政治環境與全民之需求，會同法務部暨人事行政局分提有關方案，並彙整行政院所屬各機關暨省市政府研提之革新項目，釐訂「行政革新方案」。該方案之主要目標在建立「廉能政府」，並以「廉潔」、「效能」、「便民」作為革新重點。八十六年度「行政革新方案」實施要項分為六大項：（１）檢肅貪瀆，端正政風、（２）推動政府再造，精簡組織員額、（３）健全政府財政，減少預算赤字、（４）提升行政效率，強化工作效能、（５）建立電子化政府，創造競爭優勢、（６）提升服務品質，加強為民服務；其下有四十二分項。外交部依據主管業務提報行政院研考會之「行政革新計畫」共計十項，其中有三項由行政院列管，其餘七項由外交部自行列管。研設會已分請「政風處」、「人事處」、「領事事務局」、「檔案資訊處」、「總務司」等單位辦理，其執行績效並由研設會彙整，於八十七年七月函報行政院研考會。４、政府再造：外交部依據行政院八十七年一月頒行之「政府再造綱領」，進行「組織再造」（研修外交部組織法）、「人力及服務再造」（包含人事行政法規鬆綁與公文電子交換）、「法制再造」（選定與民眾接觸頻繁之項目檢討改進）等三項工作。為達致法制再造之目標，外交部領務局並配合設置「簽證作業流程電腦化」、「文件証明作業流程電腦化」、「研訂外國護照簽證條例」、「簡化遺失護照補發流程」、「建置駐外單位辦理外籍勞工簽證資訊管理系統」等五個工作圈，其中後列三項工作圈已於八十七年十月前完成預定目標。

四、綜合計畫：

　　綜合計畫乃政府政策形成過程中不可或缺之一環，從事計畫的組織或個人，以「長程」及「整體」眼光，全盤考量各種有關因素，選定目標並制訂達成該目標策略行動之作業過程。研設會承辦及推動之外交部綜合計畫，較重要者有下列三種：
（一）研擬年度施政方針：
１、行政院秘書處於每年四月或五月上旬函請外交部研擬下一年度之施政方針，均由研設會函請部內有關單位衡酌業務需要提供資料，予以彙整，呈部次長核定後報院。
２、外交部之「施政方針」經院核定後，亦由研設會分送外交部各單位，據以編訂年度施政計畫。
（二）編訂年度施政計畫：
　　研設會依據八十年十月九日院頒之「行政院年度施政計畫編審辦法」及行政院研考會函送之「行政院所屬各機關年度施政計畫編審作業注意事項」，於每年七月下旬至八月中旬函請部內外各相關單位依據「施政方針」編訂「重要施政計畫」草案，並予彙整、呈部次長核定後報院。
（三）推動長、中程計畫：
　　健全有效之政策措施有賴於長、中程的施政規劃作業，以因應國內外環境情勢的急遽變遷，因此擬訂具前瞻性、積極性與創新性的政策與計畫，可以洞燭機先，達到落實國家長期施政之目標。
　　研設會依據民國六十九年三月行政院訂頒之「復興基地重要建設方針案」之指示，以國家整體建設之長程策略與目標為考量，協調部內業務主管單位研訂長、中程外交事務之計畫作業，先後研訂十項工作方案，即：加強外交功能與對韓國、對日本、對東南亞及南亞、對澳、紐暨南太平洋、對中東、對非洲、對歐洲、對北美以及對中南美各地區國家等十項工作方案，並隨即執行，此十項工作方案屬長期且永續性之施政計畫，惟由於國際情勢之變遷與工作執行上之實際需要，必須視情況適時予以修正。至目前為止，經研訂修正者計有九項，即：對日本與對東南亞及南亞、對澳、紐暨南太平洋、對中東、對非洲、對歐洲、對歐聯、對北美及對中南美各地區國家等之工作方案。此外，由於參與各國際組織如聯合國、WTO等以重獲我在國際社會之地位之工作日趨重要，因此，外交部正衡酌實際需要，未來擬繼續研訂相關工作方案，訂定優先順序，積極進行。

五、舉辦外交政策說明會或宣導外交政策：

　　研設會年來不定期聯繫協調有關機關或大學、社團等共同舉辦外交政策說明會，請部次長及部內單位主管主講我外交政策與對外關係，並就與會者所提問題加以答復說明。歷次說明會或專題演講皆有助於宣導我外交政策暨爭取各界人士對我外交施政之瞭解與支持。

六、承辦國際交流業務：

（一）國際學術交流合作之聯繫與補助：辦理國際學術交流合作事項，邀請我學術界個人或組團出國訪問，以加強與國外學術界之交流及聯繫，並處理國內學術界個人或團體之出國申請補助案，及安排或接待來華從事學術研究交流之外國學者。
（二）政黨舉辦國際會議或出國訪問之補助：辦理國內各政黨申請舉辦國際會議或出國訪問補助案。

參、檢討

　　研設會年來在有限人力下，負責推動前述研究設計、研究發展、管制考核、綜合計畫及外交政策說明會等五類重點業務，成果堪稱具體。惟研設會現有人員多限於扮演協調聯繫角色，而無餘力投入研發，此乃因加強外交研究設計功能固為外交部年度施政目標之一，惟受外交部組織法及相關人事法規及經費之限制，研設會現只有承辦日常行政業務之工作人員而無專門研究人員，且雖有研究設計委員，惟渠等多為外交部相關單位主管兼任，各有其專責業務而分身乏術，故研設會一向藉加強與智庫及公私立大學專家學者之聯繫及諮詢，以補強外交部之研究設計功能。

肆、未來努力方向

　　今後研設會除繼續推動前述各項業務外，為期進一步發揮其法定職掌與功能，當朝下述方向努力：
一、爭取強化研設會組織並加強研究設施：
如前所述，研設會現有人力有限，難以自行深入研發，須爭取設置專任研究人員職缺，以納編調部資深人員賦予教學、研究、諮詢、訪賓接待及學術交流等任務，使發揮其專長並避免閒置人力，及強化研設會組織暨功能。
二、加強與學術界之聯繫：
（一）與國際政治、外交、國際法、經貿等各界學者加強聯繫，俾能運用其智慧與經驗對我外交政策提供建言。
（二）與國內各智庫密切聯繫，積極參加或贊助其舉辦之相關研討會或演講會，並蒐集其論文或出版品供參。
（三）透過我駐外單位，蒐集國外輿論或智庫有關我對外關係之研究資料供參。
（四）加強與國內學術機構、學者專家及民意代表之聯繫溝通，俾能凝聚共識，爭取支持，以順利推行我既定之外交政策。
三、加強務實外交之研究：
（一）不定期舉辦有關務實外交專題座談會、邀請學者專家暨有關人士進行諮詢或專題座談，以交換意見，集思廣益。
（二）派員出席國內外各項學術研討會，蒐集有關政策建議及資訊，俾利進行相關之研究。
四、繼續舉辦外交政策說明會或專題演講：
為貫徹　總統「主權在民」暨連副總統傾聽民眾心聲之「全方位施政」理念，研設會將繼續不定期與全國各地之學術團體暨有關社團共同籌辦外交政策說明或專題演講，請部次長或相關單位主管主持，以期藉由雙向溝通宣達我政府重要之外交政策，並同時獲得廣徵民意之效果。