第二節　檔案與資訊管理

壹、前言

　　外交部檔案資訊處職掌檔案管理、外交史料之研究編印、及有關辦公室自動化與電腦資訊之處理、管制及運用。下轄兩科一中心，第一科辦理檔案管理及史料編印；第二科辦理資訊行政；資訊中心辦理資訊技術。茲分述如下：

貳、檔案管理

一、外交檔案之保存：外交部曾於民國四十五年將清末至民國十五年期間之檔案二萬一千餘冊寄存中央研究院近代史研究所，典藏檔案可分為三部分：（一）總理各國事務衙門檔案（1860-1901），共一千零八函；（二）外務部檔案（1901-1911），共四百五十七函；（三）外交部檔案（1911-1928），共二千四百四十六函，該所利用該批檔案已出版數十種史料專著，對於學術研究，頗具參考價值。自民國十六年迄今之檔案共計十萬餘冊分別存放於北投檔庫及外交部一樓檔庫，另有條約一、八九一件、疆界圖三七七幅、租界圖二一四幅，均妥存於外交部條約庫。
二、檔案管理電腦化：為增進調卷查詢效率，外交部已於民國八十年將檔案總目錄之資料輸存電腦資料庫，其後隨時增刪及更新，現已將外交部檔案總目錄輯印成冊，以利查考及調卷，並積極從事檔案分類表修訂及推廣電腦檔案分類，以提昇效率。
三、外交檔案縮影作業：為永久保存重要檔案，外交部自民國八十年四月起分批將重要檔卷拍成微縮影片，俾利部內外人士調閱與研究。
四、開放部外人士借閱檔卷：為協助學術研究，外交部自民國八十年起個案許可研究學者前往借閱檔案，民國八十三年七月訂定「外交部檔案借閱規定」，開放部外人士前往借閱屆滿三十年以上之檔卷，並為加強對中外學者服務，提昇調閱審查速度，特成立「部外人士借閱檔案審查委員會」不定期集會對申請案加快客觀審查速度。
五、檔案管理革新作法：研製活頁檔案夾供外交部內外單位使用，及舉辦部內各單位巡迴座談，並利用區域網路提供部內無機密文件及檔案法規以求資源共享，並提昇檔案管理之效率。

參、外交史料之研究編印

一、編印外交年鑑及外交報告書：為使國人暸解我國外交處境與外交工作方向，外交部於民國七十七年開始按年編印外交年鑑，將各該年度之外交工作作一回顧性之敘述，除分送各有關機關、人士、圖書館外，並公開發售，且自民國八十五年起置於外交部網際網路網站上，以供查考及留作史料。外交部另於民國八十一年編纂「外交報告書」。
二、編纂外交大事日誌：按月編纂外交大事日誌，作為我外交活動之重要紀錄。自民國七十七年起按年併編入年鑑中，提供各界參考。
三、編纂外交史料：外交部歷年來編纂之外交史料計有「外交部駐外使領館沿革一覽表」、「中國外交機關歷任首長銜名年表(增訂本)」、「中國駐外各公、大使館歷任館長銜名年表(增訂本)」；並剛完成編纂「中華民國駐外代表處及辦事處歷任館長銜名年表」，分送有關單位參考。

肆、資訊管理

一、推動辦公室自動化概況：外交部於民國六十七年開始，使用電腦處理領務資料，民國八十三年開始進行辦公室自動化整體規畫，將業務分類歸納為公文管理、會計管理、人事管理、國際業務、公共關係、行政管理等六項，並進一步細分後，訂定擬開發之各項系統，更依需求緩急，分年逐項開發，目前已建立以光纖為骨幹之部內區域網路硬體環境，正式實施公文管理系統電腦化作業，完成公文收發登記，電報收發登記，落實公文處理現代化之目標。全面實施各單位電腦連線，及實施電腦化「公文管理系統」。並積極開發人事管理、會計管理、薪資管理、證照處理、檔案管理……等業務。
二、設置網際網路網站：外交部新媒體服務站於民國八十五年七月正式啟用，網址為www.mofa.gov.tw，於民國八十七年八月全面規劃網站資料架構及網頁，隨時提供外交參考資訊。包括八大類中文資訊，六大類英文資訊及全文檢索等多種查詢方式。此外，外交部領務局亦已另設置領務資訊專用服務網站，網址為www.boca.gov.tw，於八十六年十一月間啟用，內置領務資訊及出國旅遊暨預警參考訊息；民眾並可自網站擷取領務相關申請書表格填用及直接上網查詢其護照申辦進度。
三、公文電子化：外交部於八十五年七月建置完成Internet新媒體服務站，並開始推行部內、外單位建置網際網路，至八十七年十二月底，部內各單位及一一○個駐外館處已能順利用中文通信。自八十七年六月起進行「公文電子交換」進行試辦作業，第一階段先選擇五個部內單位及十四個外館進行試辦，非機密又非緊急之公文可採「電子交換」之方式傳遞。第二階段自八十八年元月則擴大實施之範圍。
四、建立資訊資源流通共享環境：統一規劃軟體、系統，並將視窗環境下設定檔案及印表機共享，利用電腦檔案傳遞資訊，以減少報表之列印。五、實施電腦教育訓練：舉辦「Word公文製作班」、「網際網路操作班」、「Windows95操作班」、「中文輸入法班」、「部次長與一級主管暨夫人電腦操作班」、「電腦簡易維修班」、「Access資料庫軟體」、「Excel試算表軟體班」等電腦研習班，大幅提升同仁公文製作能力及行政效率。